A TOTVS®, uma das principais empresas de tecnologia do Brasil, é referência no desenvolvimento de soluções empresariais. A versão do TOTVS Protheus® 12.1.33 expira em Junho de 2023, e portanto, é fundamental atualizar esse sistema para manter a eficiência e a competitividade das empresas que o utilizam.
O ERP é amplamente empregado por empresas de diferentes setores por oferecer recursos avançados de gestão e integração. Entre as novidades da nova versão, estão melhorias na performance e na usabilidade dos sistemas, além de atualizações relevantes.
No artigo de hoje, entenda o que é a atualização do TOTVS Protheus®. Saiba, inclusive, por que ela é importante para o sucesso da sua organização.
O que é a atualização do sistema e por que ela é importante para sua empresa?
A atualização do TOTVS Protheus® 12.1.33 é uma nova versão do ERP. Traz uma série de melhorias, correções de bugs e novas funcionalidades para o sistema.
Assim, visa a melhorar a capacidade de entrega de informações e a análise de dados aos usuários. É importante destacar que após 18 meses o release se torna obsoleto e os usuários não conseguem mais utilizar o sistema com todas as funcionalidades e com isso, problemas podem surgir, já que as atualizações relacionadas a essas áreas são compatíveis apenas com as versões mais recentes. Entre tais problemas, destacamos:
- erros na busca e na proteção de dados;
- bugs frequentes que causam lentidão no sistema e atrasos na geração de relatórios;
- e dificuldades com as obrigações fiscais, tributárias e legislativas.
Portanto, é fundamental realizar a atualização para a versão 12.1.33. Faça esse processo a fim de aproveitar ao máximo o potencial do ERP.
Novidades da atualização
A nova versão do TOTVS Protheus® 12.1.2210 traz várias novidades e melhorias em relação às versões anteriores. Isso vale especialmente no que se refere à robustez da aplicação e à implementação de inovações funcionais.
A nova versão traz funcionalidades que realmente geram ganho e tecnologia de ponta para toda a estrutura do ERP.
Quais são as principais mudanças e melhorias na versão 12.1.2210?
As principais mudanças e melhorias da atualização são estas:
AUTOMAÇÃO FISCAL
Painel de Auditoria e-Social
Evite multas por erros no preenchimento do E-Social. Na versão conta com um Painel de Auditoria do E-Social, que permite conferir todos os dados, prazos e datas de forma simples e rápida. Assim, você corrige as informações antes do envio do arquivo, evitando penalidades.
Painel de Auditoria CAT
A nova versão onta com o Painel de Auditoria CAT, com acesso web e interface intuitiva, que permite gerenciar e emitir os formulários de forma simples e rápida, sem necessidade de configuração adicional.
Substituição do Extrator Fiscal pelo TAF Service Integrator
O Extrator Fiscal do sistema foi substituído pelo TAF Service Integrator (TSI), que gera automaticamente todos os dados fiscais do REINF para o TAF (TOTVS® Automação Fiscal), sem necessidade de processos manuais. O TSI permite monitorar de forma simples e intuitiva a integração dos dados ao TAF e se houver falha na transmissão por falta de algum dado, a ferramenta emite um alerta e aponta qual informação está faltando.
Edição de Eventos no Painel E-Social
Edição de eventos diretamente no Painel E-Social, com acesso web e interface mais intuitiva.
FISCAL
Configurador de Códigos de Lançamento do SPED
Centralização de Códigos de Lançamento do SPED. Agora, você pode configurar as especificidades exigidas pelo Fisco, com mais agilidade e precisão, usando o motor de cálculo e o cadastro de fórmulas do configurador de tributos.
COMPRAS
Evolução do Dashboard de Compras
O Dashboard de Compras permite criar visões personalizadas, para atender necessidades específicas do seu negócio. Além disso, o Dashboard ganhou um Wizard de Parametrização, que facilita a configuração dos indicadores.
Importador de XML Integrado
O processo de importação das notas ganhou integração com o TOTVS® Transmite e foi totalmente automatizado.
GESTÃO DE COMPRAS PÚBLICAS
Nova Lei de Licitações
Adaptado para atender à nova Lei de Licitações, incluindo o processo de Credenciamento, que não era contemplado na legislação anterior.
ESTOQUE E CUSTOS
Acompanha Custos – Jornada de Fechamento
Interface única, intuitiva, que conduz você, passo a passo, pelo processo de fechamento de estoque, sem necessidade de configuração ou execução de rotinas adicionais.
Dashboard de Estoque/Custos
Dashoboard com cards e gráficos padrão com os principais dados gerenciais de estoque e custos do seu negócio, e ainda pode configurar visões personalizadas, de acordo com a necessidade da sua empresa.
VENDAS
Portal Gestão de Vendas
O Portal permite ainda receber notificações sobre os pedidos, além de alterar, incluir, excluir e visualizar seus pedidos de vendas. Com ele, você também consulta:
- Indicadores de Vendas
- Status Financeiro e Risco de Crédito de Clientes
- Títulos em Aberto e Percentual de Inadimplência
FINANCEIRO
Controle de Aplicações e Empréstimos
O processo ganhou uma nova interface, com fórmulas de cálculo personalizadas e parametrização e gestão de parcelas de acordo com a sua necessidade.
Atualização de Taxas e Índices
Busca automaticamente os dados do Banco Central para atualizar taxas de câmbio, juros e outros indicadores no sistema.
Novo Gestor Financeiro
O Novo Gestor Financeiro permite ainda a exportação de dados em Excel e a importação de arquivos em PDF. Também é possível realizar e salvar simulações financeiras para restaurá-las quando for necessário.
Novos Pontos de Entrada para Geração de Boletos no Portal do Cliente
FRAMEWORK
Uso do Broker no Balanceamento de Carga
Além de ter mais eficiência na distribuição da carga, o Broker tem resiliência para esperar a resposta do servidor, reduzindo o risco de queda de conexão do usuário em caso de instabilidade na rede. O resultado é a otimização no consumo dos recursos tecnológicos da empresa e uma performance mais eficiente e segura.
Web Agent – Acesso Nativo ao Dispositivo via Browser
O acesso web agora é completo, sem necessidade de instalação de camadas adicionais no seu servidor de aplicação. O sistema ganhou web componentes que tornam muito mais rápido o acesso do usuário aos recursos do Protheus®, por meio do browser do seu computador.
Uso Obrigatório do Dicionário de Dados Diretamente no Banco de Dados
O acesso ao dicionário de dados do sistema agora é feito obrigatoriamente por meio do seu Banco de Dados. A mudança torna o sistema mais aderente às novas tecnologias disponíveis no mercado. Ao mesmo tempo, o acesso fica mais rápido, mais seguro, com menos pontos de falha.
AUTOMAÇÃO FISCAL (TAF)
Melhoria na Transmissão de Eventos no E-Social
O tempo de processamento dos envios em massa foi reduzido em 50%, em ambientes controlados de teste.
FISCAL
Fila Exclusiva para Transmissão de Documentos Fiscais
O sistema tem uma fila específica de consumo de dados para o processamento do envio de e-mails. Com isso, o tempo de envio foi reduzido em mais de 80%.
Benefícios da atualização
Com a atualização, a linha introduziu importantes inovações que fortalecem a arquitetura dos sistemas. Isso resulta em maior estabilidade, velocidade e robustez.
Além de eficiência e desempenho do sistema, isso facilita a atualização dos diversos ambientes digitais do ERP na sua empresa. A novidade torna os produtos ainda mais resilientes e capazes de atender às demandas do mercado em constante evolução.
Como a nova versão pode ajudar a melhorar a eficiência e a produtividade da sua empresa?
As melhorias e os benefícios trazidos pela atualização do TOTVS Protheus® 12.1.2210 visam a:
- aprimorar a eficiência dos processos;
- promover a integração entre sistemas;
- garantir a segurança dos dados;
- e facilitar a gestão das operações empresariais.
Ao adotar o sistema e aproveitar essas vantagens, as empresas podem otimizar suas operações. Ademais, conseguem aumentar a produtividade da equipe e obter resultados mais eficientes e competitivos.
A nova versão também proporciona um ambiente de trabalho mais seguro e possibilita:
- a automação de tarefas;
- a troca de informações em tempo real;
- a melhor colaboração com parceiros de negócios;
- o impulsionamento da eficiência e da produtividade.
Preparação para a atualização
Para fazer o upgrade, é preciso organização, certo? Afinal, preparar adequadamente uma empresa antes de uma atualização de software é essencial. Isso garante uma transição suave e maximiza os benefícios da nova versão.
Seguir etapas ajuda a reduzir riscos e minimizar interrupções nos negócios. Também assegura uma adoção eficaz da atualização da versão do TOTVS Protheus® 12.1.33 que expira em junho de 2023.
O que sua empresa precisa fazer para se preparar para a atualização?
O primeiro passo para a atualização envolve a leitura da documentação detalhada da versão. Essa documentação lista, primeiramente, os procedimentos para a realização do upgrade. Além disso, serve para conhecimento e estudo das novidades que façam sentido para a sua empresa.
Verificação de requisitos mínimos para a atualização
A documentação oficial, fornecida pela TOTVS®, contém informações detalhadas sobre os requisitos mínimos do sistema para cada versão do software. Essas informações podem ser encontradas nos manuais, nos guias de instalação ou nas notas de lançamento.
Certifique-se de que o hardware do servidor e das máquinas dos usuários atenda aos requisitos mínimos especificados. Isso pode incluir processador, memória RAM, espaço em disco, placa de rede, entre outros. Veja se há recomendações específicas para o ambiente do servidor e para os terminais de acesso dos usuários.
A versão do sistema operacional utilizado também precisa ser compatível com a nova versão do Protheus®. O mesmo vale para softwares e componentes como banco de dados, servidores web, serviços de rede, drivers de impressora, entre outros.
A análise prévia da infraestrutura permite colher todos os benefícios possíveis com a atualização.
Backup dos dados antes da atualização
Fazer o backup é de vital importância para preservar a defesa e a integridade das informações da empresa. O backup serve como uma cópia de segurança dos dados, permitindo restaurar informações em caso de eventuais problemas na atualização.
E se ocorrerem erros no processo de atualização, falhas no sistema ou incompatibilidades com a nova versão? A empresa terá uma cópia dos dados em um estado seguro, evitando perdas irreparáveis.
Comunicação com os usuários e a equipe de TI
É importante informar antecipadamente sobre a atualização, explicar os benefícios e as mudanças esperadas. Também deve-se fornecer instruções claras sobre os procedimentos a serem seguidos.
A comunicação prévia ajuda a criar um senso de preparação e envolvimento por parte dos usuários. Desse modo, reduz a resistência à mudança e promove uma maior aceitação da atualização.
Já a equipe de TI pode se preparar adequadamente, realizar testes e oferecer suporte durante e após a atualização.
Processo de atualização
O processo de atualização deve acontecer em ambiente de produção, onde os sistemas estão em uso ativo pela empresa. Durante a atualização, é recomendável utilizar recursos de monitoramento. Assim, pode-se acompanhar o progresso da atualização, identificar possíveis problemas e tomar ações corretivas imediatas.
Além disso, aproveite o mecanismo de detecção de DeadLock nativo da versão mais atualizada do DBAccess para evitar bloqueios e conflitos.
Como realizar a atualização da versão passo a passo, incluindo os cuidados necessários e os prazos envolvidos?
É importante considerar que o prazo envolvido pode variar de acordo com:
- a complexidade do ambiente;
- a quantidade de customizações existentes;
- a duração dos testes;
- e outros fatores específicos da empresa.
É recomendável planejar adequadamente o tempo necessário para cada etapa. Garanta que seja suficiente para verificar a compatibilidade das customizações, executar os scripts de atualização e realizar os testes pós-atualização. Dessa forma, é possível minimizar riscos e garantir uma transição bem-sucedida para a nova versão do Protheus.
Verificação de compatibilidade de customizações
As personalizações feitas no sistema podem ser migradas? Ou precisam ser atualizadas para serem compatíveis com a nova versão? Essa verificação requer uma análise cuidadosa das customizações e a colaboração dos desenvolvedores ou fornecedores responsáveis pelas modificações.
Execução dos scripts de atualização
Durante o processo de atualização, são fornecidos scripts específicos. Estes devem ser executados para realizar as alterações necessárias no banco de dados e no sistema.
Esses scripts são fornecidos pela TOTVS® e projetados para uma atualização adequada e consistente. É crucial seguir as instruções dadas e executá-las na ordem correta, evitando erros e garantindo a integridade dos dados.
Testes de funcionalidades após a atualização
Após a conclusão da atualização e a execução dos scripts, é essencial realizar testes abrangentes. Eles asseguram que todas as funcionalidades do sistema estejam operando corretamente.
Isso inclui a execução de cenários de teste relevantes para o negócio. Verifique se as transações são processadas corretamente, os relatórios são gerados adequadamente e todas as integrações estão funcionando conforme o esperado.
Essa etapa de teste precisa envolver tanto a equipe de TI quanto os usuários-chave. Dessa maneira, todas as áreas do sistema serão validadas.
Testes e validação
Os testes e a validação são etapas fundamentais no processo de atualização. Essas fases têm como objetivo verificar se todas as funcionalidades estão operando corretamente. Ademais, conferem se as modificações feitas durante a atualização foram implementadas com sucesso.
Como realizar testes e validações para garantir que a nova versão esteja funcionando corretamente?
Para que a nova versão esteja funcionando corretamente, é fundamental testar todas as funcionalidades do sistema. Isso inclui desde transações de negócios até relatórios, workflows e integrações com outros sistemas.
Os testes devem ser executados em um ambiente separado e replicar cenários reais de uso. É importante envolver usuários-chave e a equipe de TI para obter uma visão abrangente e identificar quaisquer problemas ou erros.
A documentação detalhada dos testes e dos resultados é fundamental para acompanhar os problemas identificados. Todas as ações corretivas são tomadas antes da implantação da nova versão.
Testes de integração com outros sistemas
Esses testes envolvem a verificação sobre:
- o compartilhamento correto dos dados entre o Protheus e os sistemas externos;
- o funcionamento adequado das interfaces;
- e os processos de troca de informações.
É necessário testar tanto as integrações existentes quanto as que forem introduzidas com a atualização. Os testes de integração podem incluir a realização de transações nos sistemas conectados. Como exemplo, citamos a transferência de dados entre o Protheus e um sistema de contabilidade ou CRM.
Verificar se os dados são sincronizados corretamente, sem perda de informações, assegura a eficiência e a confiabilidade das operações comerciais.
Testes de performance
Além dos funcionais, os testes de performance são essenciais para que a nova versão do TOTVS Protheus® atenda aos requisitos de desempenho. Isso envolve avaliar a capacidade do sistema de lidar com uma carga de trabalho típica. Também abrange verificar se os tempos de resposta estão dentro dos limites aceitáveis.
Os testes de performance podem incluir:
- a simulação de múltiplos usuários acessando o sistema simultaneamente;
- a execução de rotinas de processamento intensivas;
- e a avaliação do tempo de resposta de transações-chave.
Esses testes ajudam a identificar gargalos de desempenho e possibilitam a otimização do sistema antes da implantação. É importante realizar testes de performance em um ambiente que reflita as condições reais de uso. Levam-se em consideração o volume de dados e a complexidade das operações da empresa.
Treinamento e capacitação
O treinamento e a capacitação dos usuários são etapas essenciais para a adaptação à nova versão do TOTVS Protheus®.
O objetivo é assegurar que os usuários estejam familiarizados com todas as funcionalidades e os recursos disponíveis. Assim, eles aproveitam ao máximo o sistema e melhoram sua produtividade.
Como treinar e capacitar os usuários da nova versão para garantir que eles possam utilizar todas as funcionalidades disponíveis?
Para treinar e capacitar os usuários é importante atentar para duas etapas. Primeiro, realiza-se uma análise das competências e dos conhecimentos atuais quanto à versão anterior do sistema. Depois, identifica-se quais áreas ou funcionalidades exigirão treinamento adicional.
Com base nas necessidades constatadas, fica mais fácil elaborar um plano de treinamento que atenda aos objetivos de aprendizagem. Divida o treinamento em módulos ou tópicos, priorizando funcionalidades críticas ou que tenham maior impacto nas atividades diárias dos usuários.
As opções podem incluir:
- treinamento presencial;
- treinamento on-line ao vivo;
- tutoriais gravados;
- documentos de suporte;
- ou uma combinação de diferentes métodos.
Além do treinamento, é indicado oferecer recursos de apoio que permitam a revisão do conteúdo. Deve-se ainda disponibilizar o aprofundamento de conhecimentos e respostas para as dúvidas mais comuns.
Treinamento em novas funcionalidades
Nesse treinamento específico, o foco deve estar nas novas ferramentas, nos recursos e nos processos da atualização. Identifique e priorize, portanto, mudanças que trarão maior valor para a empresa e que são relevantes para as atividades dos usuários.
É interessante adotar uma abordagem interativa de treinamento. Esta deve permitir explorar as novas funcionalidades por meio de exercícios práticos, demonstrações ao vivo e simulações de cenários reais. Isso ajuda a consolidar o conhecimento e proporciona uma experiência mais envolvente.
Disponibilize também um canal de suporte pós-treinamento. Nele, os usuários podem tirar dúvidas e compartilhar experiências relacionadas às novas funcionalidades.
Suporte TRIYO
Conte com o suporte da consultoria especializada da TRIYO em todas as fases do processo de atualização do sistema. Com ele, o processo será realizado com profissionalismo, segurança e assertividade. Isso minimiza o tempo de inatividade, mantém a eficiência das operações e assegura todos os benefícios da nova versão.
Suporte pós-atualização
O suporte pós-atualização diz respeito à disponibilidade de uma equipe experiente. Esta identifica, diagnostica e soluciona problemas ou dificuldades técnicas que possam surgir, minimizando o impacto sobre as operações da empresa.
Durante o suporte pós-atualização, a TRIYO disponibiliza atualizações e correções adicionais para garantir o funcionamento do sistema. Além disso, fornece treinamento extra para ajudar os usuários a adquirirem habilidades específicas na utilização do software.
Como obter suporte pós-atualização para que sua empresa tenha o apoio necessário em caso de problemas ou dúvidas?
Ao contratar a TRIYO está previsto o acesso a uma equipe de suporte especializada. Ela pode fornecer assistência técnica, orientação e resolução de problemas após a atualização.
Lembre-se de documentar e relatar qualquer problema ou dúvida durante o uso do TOTVS Protheus® 12.1.33. Sua empresa terá o apoio necessário para enfrentar qualquer desafio que surgir, garantindo o funcionamento preciso e correto do sistema. Consequentemente, assegura-se o sucesso na utilização da nova versão.
Cuidados com a manutenção do sistema após a atualização
Após a atualização do sistema, a TRIYO oferece a sustentação e a manutenção contínua do sistema. O propósito é garantir sua performance e sua estabilidade.
Isso é realizado por meio de monitoramento, com:
- backup regular;
- atualizações e correções;
- execução de testes para verificar a operação das funcionalidades e identificar possíveis problemas para a realização das ações corretivas necessárias.
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