Como estar sempre em dia com as obrigações tributárias da empresa?

Sua empresa gasta muito tempo para ficar em dia com as obrigações tributárias? Tem sido um processo desafiador? Alguma vez sua organização enfrentou problemas com a fiscalização ou precisou pagar multas por erros cometidos? 

Se você respondeu sim para uma ou mais perguntas, saiba que não está sozinho. O cenário fiscal brasileiro é reconhecido como um dos mais complexos do mundo.

Para ter uma ideia, vejamos o período desde a Constituição de 1988 até o mês de setembro de 2022. Nesse intervalo, foram criadas cerca de 2,26 novas normas tributárias por hora no Brasil. Esses dados são de um levantamento realizado pelo Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT). 

Como resultado, as empresas tiveram um gasto de aproximadamente R$ 207 bilhões por ano apenas com o pagamento de impostos. 

O tempo investido para organizar toda a documentação fiscal também é preocupante, conforme demonstram os dados do Banco Mundial. São 1.958 horas gastas por ano para completar esse processo. Mais de 11 semanas – ou quase três meses – são investidos nessa tarefa.

A boa notícia é que, enquanto o valor não diminui, ao menos existem formas de acelerar e otimizar esses procedimentos. Assim, você fica sempre em dia com as obrigações tributárias. Quer saber como? Acompanhe a leitura!

O que é regularidade fiscal?

Regularidade fiscal é um termo usado para indicar que uma empresa está em dia com suas obrigações tributárias. Em outras palavras, significa que ela não possui quaisquer débitos com a Receita Federal do Brasil (RFB). 

Essa conformidade é extremamente importante. Afinal, falta de pagamento ou erros nos processos resultam em penalidades, juros e multas. Isso, por sua vez, traz prejuízos financeiros e danos à imagem da empresa. 

A regularidade fiscal de uma organização é atestada por meio de uma certidão. Esta comprova sua situação fiscal e a ausência de pendências em seu nome. Esse documento é fundamental para estar apto a:

• participar de licitações;
• obter licenças;
• negociar imóveis;
• conseguir limite de crédito em bancos;
• entre outras ações que dependem da aprovação de terceiros. 

Existem dois tipos principais de certidão: 

• Certidão Negativa de Débitos (CND): atesta a ausência de débitos fiscais por parte da empresa.
• Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (CPEN): indica que há débitos pendentes no momento da emissão, mas ao mesmo tempo está ocorrendo um processo para a regularização.

Além disso, outras certidões são usadas para legitimar a regularidade fiscal. Elas devem ser obtidas junto aos órgãos competentes – como a Receita Federal, as Secretarias Estaduais da Fazenda e as Secretarias Municipais da Fazenda: 

• Certidão de débitos relativos a créditos tributários federais: comprova que o contribuinte não possui débitos relativos a tributos federais e contribuições previdenciárias. 
• Certidão de regularidade do FGTS: confirma que a empresa está regular quanto aos depósitos do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). 
• Certidão negativa de débitos trabalhistas: atesta a pontualidade das obrigações trabalhistas da organização. 
• Certidão de débito estadual: certifica a regularização das obrigações estaduais. 
• Certidão de débito municipal: confirma o pagamento do Imposto sobre Serviços (ISS) e outras taxas municipais. 

Quais são as principais obrigações fiscais de uma empresa?

As obrigações fiscais de uma empresa estão diretamente relacionadas ao regime tributário escolhido. Cada modalidade tem normas próprias para o cálculo e o pagamento dos impostos.

O Simples Nacional é direcionado a micro e pequenas empresas. Ele oferece uma forma simplificada de pagamento de impostos, com uma alíquota única que abrange tributos federais, estaduais e municipais. 

O Lucro Real é um pouco mais complexo. Exige o cálculo do lucro efetivo da empresa para determinar os impostos que devem ser pagos.

Da mesma forma, o Lucro Presumido também se baseia em uma estimativa do lucro para calcular os impostos. É voltado para organizações com faturamento anual de até R$ 78 milhões.

Cada um desses regimes tem suas próprias obrigações acessórias. Declarações e documentos adicionais que precisam ser fornecidos ao Fisco variam conforme o porte e o tipo da empresa. Por isso, é essencial selecionar aquele que melhor atenda às suas necessidades e características específicas.

Documentação legal de constituição da empresa

Vamos falar da obtenção da documentação legal para a constituição de uma empresa. Esse é o primeiro passo para estabelecer as bases legais e formais para suas operações. 

Tal etapa envolve uma série de procedimentos e trâmites burocráticos. Estes devem ser realizados em conformidade com a legislação vigente e as normas estabelecidas pelos órgãos competentes.

Inicialmente, é preciso elaborar o contrato social ou o ato constitutivo da empresa. Esse documento define os termos e as condições da sociedade empresarial, incluindo:

• a forma de atuação;
• a divisão de quotas ou ações entre os sócios;
• e outras cláusulas pertinentes. 

É importante que esse contrato seja elaborado com o auxílio de um advogado ou contador especializado. O profissional precisa ser registrado na Junta Comercial ou no Cartório de Registro de Pessoa Jurídica. Nesse contexto, o registro vai depender da natureza da empresa e da legislação estadual ou municipal aplicável.

Também é necessário obter o CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) junto à RFB. O CNPJ é o registro oficial da empresa. Com ele, emita notas fiscais, abra contas bancárias e realize operações financeiras, entre outras atividades.

A organização e a atualização corretas dessa documentação são essenciais para a conformidade legal da empresa desde o início das operações. Qualquer irregularidade ou omissão nos documentos resultará em problemas legais, multas e até mesmo o impedimento de determinadas atividades comerciais.

Emissão de nota fiscal em todas as vendas

Mais do que uma obrigação legal, a prática de emitir nota fiscal em todas as transações comerciais é fundamental. Ela assegura a transparência e a regularidade das operações, bem como mantém o registro das vendas e o controle do estoque. 

A emissão correta das notas fiscais também é importante para a apuração dos impostos devidos. Isso contribui para o cumprimento das obrigações tributárias da empresa.

Além de atender às exigências fiscais, a emissão das notas também confere à organização o direito à dedução de impostos. Isso significa que os valores pagos em impostos podem ser usados como créditos fiscais, reduzindo o montante devido em futuros tributos. 

E, mais do que isso, a nota fiscal é um dos direitos do consumidor. Trata-se de uma comprovação da transação comercial realizada.

Embora a legislação obrigue a emissão de nota fiscal em todas as operações comerciais, há algumas exceções – como é o caso do Microempreendedor Individual (MEI). 

Conforme previsto na Lei 8.846/1994, o MEI está dispensado dessa obrigação quando realiza vendas para pessoas físicas. Isso vale desde que o consumidor não exija a emissão da nota fiscal. 

No entanto, é importante conhecer as implicações e responsabilidades fiscais associadas a essa dispensa. Entenda as vantagens de manter registros claros e transparentes de todas as suas transações.

Pagamento correto de tributos

Todas as empresas estão sujeitas ao pagamento de tributos. No entanto, a maneira como eles são calculados, bem como os percentuais aplicáveis, varia de acordo com:

• o tamanho da empresa;
• o setor em que atua;
• e o regime em que está enquadrada.

Confira a seguir as principais categorias de impostos e contribuições que as empresas brasileiras costumam pagar.

Impostos

• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)
• Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ)
• Imposto sobre Serviços (ISS)

Contribuições

• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS)
• Programa de Integração Social (PIS)
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)
• Contribuição Previdenciária Patronal (CPP)
• Contribuição à Previdência Social (INSS)

O atraso ou a falta de pagamento acarreta multas, juros e outras penalidades fiscais. Além disso, compromete a reputação e a estabilidade financeira da empresa.

Portanto, é essencial manter um controle rigoroso nesse aspecto. Cumpra as obrigações tributárias de maneira adequada e dentro dos prazos estabelecidos pela legislação fiscal vigente.

Quais são as consequências do não cumprimento das obrigações fiscais?

O não cumprimento das obrigações fiscais traz uma série de consequências negativas para as empresas. Ele impacta a saúde financeira, a reputação e até a continuidade dos negócios. 

1. Multas e juros aplicados sobre os valores devidos, que podem aumentar significativamente o montante a ser pago. 
2. Crime tributário, como sonegação fiscal, fraude em documentos fiscais ou omissão de receitas. Resulta em processos criminais e penalidades severas.
3. Impedimentos e restrições, como a impossibilidade de:

• participar de licitações públicas;
• obter certidões negativas de débito;
• ou ainda usufruir de benefícios fiscais e incentivos governamentais.

4. Impacto na credibilidade da empresa perante clientes, fornecedores e parceiros comerciais. Gera desconfiança e prejudica as relações comerciais.
5. Dificuldade de acesso a crédito junto a instituições financeiras. A regularidade fiscal é um dos critérios considerados pelos credores na análise de risco. 
6. Riscos operacionais, como fiscalizações frequentes por parte dos órgãos competentes. Resultam em auditorias, autuações e outras demandas legais adicionais.

Portanto, trata-se de mais do que evitar esse tipo de consequência. A conformidade com as obrigações garante a sustentabilidade da organização e seu sucesso no mercado.

Como manter as obrigações fiscais em dia?

Manter as obrigações fiscais atualizadas e em conformidade com a legislação é uma tarefa essencial para qualquer empresa. Para isso, é imprescindível ter um planejamento sólido. Este inclui o acompanhamento constante das datas de vencimento de impostos, contribuições e obrigações acessórias.

Também é interessante estabelecer procedimentos internos claros e eficientes para lidar com as questões fiscais da empresa. Isso vale para:

• a designação de responsabilidades específicas para cada etapa do processo;
• a coleta e a organização dos documentos;
• a preparação das declarações;
• o registro dos pagamentos efetuados, entre outras tarefas. 

Reforçamos, então, que mantenha um controle rigoroso sobre todas as transações financeiras da empresa. Isso também é fundamental para a precisão e a consistência das informações fornecidas ao Fisco.

Organize e planeje os processos fiscais

A organização e o planejamento dos processos fiscais são as etapas iniciais para assegurar a conformidade tributária da empresa e evitar problemas. 

Para tanto, é importante manter a organização de todos os documentos fiscais. Entre eles, notas fiscais de entrada e saída, comprovantes de pagamento e recibos de obrigações acessórias.

O planejamento tributário também é uma estratégia importante para minimizar a carga fiscal da empresa de forma legal e ética. 

Para começar, ele envolve uma análise inicial detalhada sobre as opções de regimes tributários disponíveis. Também abrange a escolha do mais adequado às características e às necessidades do negócio.

Considera-se, por exemplo, a utilização de incentivos fiscais, como deduções e créditos tributários. Eles reduzem o valor dos impostos a serem pagos pela empresa.

Da mesma forma, é importante considerar a possibilidade de realizar operações de reorganização societária, como fusões, incorporações e cisões. Tais operações geram benefícios fiscais e otimizam a estrutura tributária da empresa.

Durante o processo de planejamento tributário, é fundamental contar com o apoio de profissionais especializados, como contadores e advogados tributaristas. Estes têm o conhecimento técnico necessário para orientar a tomada de decisões e garantir a conformidade legal das operações realizadas.

Lembre-se ainda de que o planejamento tributário deve ser uma prática contínua e adaptável. Para isso, precisa acompanhar as mudanças na legislação fiscal e as transformações no ambiente de negócios. Assim, a empresa faz uma gestão tributária eficiente e reduz os riscos de contingências fiscais no futuro.

Capacite sua equipe

Investir na capacitação da equipe responsável pela área fiscal é indispensável. Com isso, obtenha maior eficiência e precisão no cumprimento das obrigações tributárias da empresa. 

Ofereça treinamentos regulares sobre legislação tributária, procedimentos contábeis e uso de ferramentas e sistemas fiscais. Dessa maneira, a equipe se mantém atualizada sobre as mudanças nas leis e as atualizações nos processos internos da empresa.

A capacitação da equipe não deve se limitar somente aos profissionais das áreas contábil e fiscal. Ela envolve outros colaboradores impactados no processo, como os responsáveis pelos departamentos financeiro e de compras.

Quanto mais preparada e informada a equipe, menor será o risco de erros e problemas relacionados ao cumprimento das obrigações fiscais.

Promova auditoria interna

A realização periódica de auditorias internas possibilita a identificação e a correção de eventuais falhas nos processos fiscais da empresa. Aqui, em relação ao cumprimento das obrigações, é preciso investir na revisão detalhada:

• dos registros;
• dos documentos fiscais;
• e dos procedimentos adotados pela empresa.

Durante a auditoria, também é possível identificar possíveis erros, omissões ou irregularidades que precisam ser corrigidos. Além disso, avalia-se a eficácia dos controles internos existentes. 

Com base nos resultados, é possível implementar melhorias nos procedimentos. Desse modo, assegura-se a conformidade legal e reduzem-se os riscos de futuras penalidades fiscais.

Automatização de processos

Como você viu até aqui, a gestão fiscal e tributária apresenta desafios significativos devido à complexidade da legislação. Esta exige um conhecimento técnico profundo para ser compreendida e aplicada de maneira adequada. 

Frequentemente, as empresas precisam recorrer a consultorias especializadas para lidar com essas questões, o que pode representar um custo elevado.

Mais do que a complexidade, é preciso considerar que a legislação fiscal e tributária também é dinâmica. Isso dificulta o acompanhamento das mudanças e atualizações necessárias, podendo resultar em multas e sanções. Vide o número de mudanças e atualizações nas normas, de que falamos ainda no início deste artigo, lembra? 

O processo é bastante burocrático e envolve uma quantidade considerável de documentos. Engloba ainda a coleta, a organização e a integração de informações de diferentes áreas da empresa. Assim, aumenta o risco de erros e demanda tempo e recursos consideráveis.

O uso de sistemas manuais ou desatualizados torna essa integração ainda mais complicada. Nesse contexto, a solução mais adequada é contar com um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) voltado para a gestão fiscal.

Os ERPs oferecem a automatização de diversos processos fiscais, como:

• emissão de notas;
• apuração de impostos;
• e geração de obrigações acessórias, como a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) e a Escrituração Fiscal Digital (EFD). 

Com menos processos manuais, há uma redução significativa no número de erros e retrabalhos. Esse tipo de software também pode ser integrado às plataformas digitais dos órgãos fiscais. Nessa linha, facilita a transmissão das informações e reduz as chances de inconsistências.

Outro benefício do ERP é a possibilidade de integrar o controle de estoque à gestão fiscal. Com isso, obtém maior assertividade no controle dos impostos sobre a circulação de mercadorias e na emissão de notas fiscais. Ademais, administra diferentes regimes tributários, como o Simples Nacional e o Lucro Presumido.

Tanto a CND quanto a CPEN são emitidas pela RFB exclusivamente de forma on-line. Confira o passo a passo:

• Acesse o site da RFB, na seção de emissão de certidões de regularidade fiscal.
• Selecione o canal de prestação correspondente ao tipo de certidão que deseja emitir.
• Informe o CNPJ da empresa.
• Verifique se a situação fiscal da empresa está regular. Caso esteja, a certidão será emitida imediatamente e tem validade de 180 dias. 

Quando não for possível emitir a certidão, é preciso averiguar quais são as pendências fiscais e regularizá-las:

• Falta de entrega de declarações ou escriturações exigidas pela legislação fiscal.
• Tributos em aberto que não foram pagos nos prazos estabelecidos.
• Multas que ainda não foram quitadas.
• Pagamento incompleto ou insuficiente de tributos devidos.
• Parcelamentos de dívidas tributárias em atraso.
• Inconsistências nos dados fornecidos em obrigações acessórias, como declarações fiscais e escriturações contábeis.
• Débitos inscritos na dívida ativa da União, indicando uma dívida em fase de cobrança administrativa ou judicial.
• Multas decorrentes da falta de preenchimento ou entrega do Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório (PGDAS-D).

E se a certidão não for liberada automaticamente após a regularização das pendências ou depender da comprovação de algum fato, como uma medida judicial? Então é possível fazer a solicitação do serviço via processo digital. 

1. Acesse o sistema Processos Digitais da Receita Federal e clique em “Solicitar serviço via processo digital”.
2. Selecione a área “CERTIDÕES E ATESTADOS” e escolha o serviço correspondente ao tipo desejado de certidão.
3. Abra um processo específico para cada pedido de certidão em nome da pessoa jurídica. Aguarde por até três dias úteis a disponibilização para solicitar a juntada de documentos.
4. Solicite a juntada dos documentos necessários, incluindo:
   1. o requerimento de Certidão de Débitos;
   2. o documento de identificação oficial do contribuinte e do representante legal (se aplicável);
   3. o relatório de situação fiscal atualizado;
   4. entre outros documentos que comprovem a regularização das pendências.
5. Acompanhe o andamento do processo, inclusive os documentos juntados, pelo sistema ou pelo aplicativo e-Processo.
6. Após a análise do processo, a informação do resultado será juntada ao seu processo digital. 
7. Se aprovado, a certidão poderá ser obtida através do serviço “Consultar certidões emitidas pela Receita Federal” ou do próprio processo digital.

A TRIYO ajuda a sua empresa a ficar sempre em dia com as obrigações fiscais

A TRIYO é a parceira ideal para a sua empresa estar sempre em conformidade com as obrigações fiscais. 

Sua organização enfrenta desafios na gestão fiscal, como erros recorrentes, inconsistências nos registros ou até mesmo penalidades tributárias? Nesse caso, é hora de considerar a implementação de um sistema ERP ou ainda, parametrizar corretamente o seu ERP de acordo com as regras e tributos do seu segmento e particularidades. 

A TRIYO oferece soluções completas e personalizadas, projetadas para atender às necessidades específicas do seu negócio. Elas garantem que todas as obrigações sejam cumpridas de maneira eficiente e precisa.

Você terá acesso a uma equipe capacitada e experiente, pronta para implementar softwares que automatizam processos fiscais – desde a emissão de notas até a geração de relatórios e declarações fiscais.

Também é possível considerar o Self TRIYO. Essa opção flexível possibilita a contratação de profissionais de TI especializados em software de gestão sob demanda. 

Sem burocracias e com uma abordagem rápida e on-line, você pode contar com nossos especialistas. Eles vão ajudar em projetos específicos ou demandas pontuais relacionadas à gestão fiscal.

Agende uma conversa com nossos consultores hoje mesmo. Descubra como a TRIYO transformará digitalmente o seu negócio e garantirá uma gestão fiscal eficiente e livre de preocupações.