Atualmente, muitas empresas adotam softwares de gestão para aprimorar os seus processos. Contudo, lacunas na parametrização do sistema, integração e na eficácia operacional impedem o aproveitamento máximo dos benefícios desse tipo de sistema. É aí que entram o conhecimento e o suporte de uma consultoria ERP.
Com expertise e práticas recomendadas, essas consultorias ajudam as organizações a alcançar os seus objetivos de negócios. A partir do uso eficiente da tecnologia, isso ocorre de forma potencializada. A parceria especializada:
- facilita a implementação do sistema;
- melhora os processos internos;
- aumenta a eficácia operacional;
- e reforça a competitividade no mercado.
Por isso, hoje vamos explicar como é possível garantir o sucesso de um projeto de ERP – desde a preparação adequada até a redução de riscos. Aproveite a leitura!
Por onde você deve iniciar o seu projeto de ERP?
Quando você embarca em um projeto ERP, o primeiro passo é fazer uma análise completa das necessidades reais do seu negócio. Avalie os processos existentes, as lacunas, os gargalos e as áreas de melhoria. Assim, entenda quais são as expectativas e os requisitos dos stakeholders.
Essa etapa inicial é fundamental para que o sistema atenda de fato às demandas da sua empresa e agregue valor.
Uma vez que os seus objetivos estejam claros, é importante traçar metas atingíveis e mensuráveis para o projeto. Essas devem ser alinhadas com a estratégia geral da empresa. Além disso, precisam abordar as áreas específicas que você espera melhorar com a implementação do ERP. São alguns bons exemplos:
- a redução do tempo de ciclo dos processos;
- o aumento da eficiência operacional;
- a melhoria da qualidade dos dados;
- e o suporte para decisões.
Também é fundamental formar uma equipe dedicada e multidisciplinar, composta de representantes de diferentes áreas da empresa. Essas pessoas serão as responsáveis por:
- liderar o projeto;
- promover a colaboração entre os departamentos;
- e assegurar que as necessidades de todos os usuários sejam consideradas durante o projeto inteiro.
Com uma abordagem estruturada e focada, você estará apto a alcançar o sucesso. Igualmente, obterá todos os benefícios que se esperam com o uso desse tipo de sistema.
Qual é o maior fator de sucesso?
Os maiores fatores de sucesso em um projeto de implementação de ERP estão:
- no comprometimento genuíno da liderança;
- na formação de uma equipe capacitada para o projeto;
- no gerenciamento efetivo das transformações estruturais e de cultura;
- e na capacitação apropriada dos usuários.
Nesse contexto, os líderes devem demonstrar um compromisso sólido e ativo. Assim, cria-se um ambiente propício para a colaboração e a aceitação efetiva do sistema por parte de toda a organização.
Da mesma forma, contar com uma equipe habilidosa é indispensável. Com isso, o projeto é planejado, executado e monitorado de forma eficiente, minimizando os riscos e maximizando os resultados.
O gerenciamento eficaz das mudanças culturais e organizacionais também influencia no sucesso do projeto. Exige:
- a identificação e a administração das resistências à mudança;
- a harmonização dos processos organizacionais com as funcionalidades do sistema;
- e a comunicação transparente com os colaboradores em todas as etapas do projeto.
Além disso, a capacitação apropriada dos usuários é essencial. Dessa forma, eles saberão como utilizar o sistema de maneira eficaz e como suas atividades diárias serão impactadas pela mudança.
Quais são as etapas de implantação de um ERP?
Agora, vamos abordar cada uma das etapas mais importantes para a implantação de um ERP. Ou seja, com base neste pequeno guia, é hora de elaborar o projeto da sua empresa. Trata-se de práticas recomendadas e que fazem a diferença no resultado final, na hora de usufruir das vantagens do sistema.
Selecione um parceiro de software e de serviços para ajudar na implementação
Aqui, entra o apoio de uma consultoria ERP, da qual falamos bem no início deste artigo, lembra? A ajuda especializada, a expertise e o conhecimento sobre o setor oferecem vantagens significativas ao seu projeto.
Esse tipo de parceria é altamente recomendado. Consiste em uma equipe qualificada e familiarizada com os desafios e os requisitos de diferentes empresas, com portes e segmentos variados.
Para escolher a melhor consultoria, é importante pesquisar:
- a experiência prévia dela em projetos semelhantes;
- a reputação dela no mercado;
- e a capacidade dela de oferecer suporte.
Uma empresa confiável não só ajudará na seleção e na personalização do software mais adequado para a sua empresa. Ela também acompanhará todo o processo de implementação e de sustentação do ERP.
A sustentação diz respeito ao essencial suporte pós-implantação, com o treinamento contínuo dos usuários. Da mesma maneira, abrange a resolução de problemas que possam surgir, para otimizar o desempenho do sistema ao longo do tempo.
Detalhe todas as tarefas do projeto
As tarefas do seu projeto ERP asseguram uma implementação bem-sucedida. Para isso, devem ser bem delineadas, validadas pelos líderes das respectivas áreas e explicadas a todos os usuários envolvidos na implantação – seja de forma direta ou indireta.
Trata-se de um guia inicial a ser seguido pela equipe. Desse modo, todos estarão devidamente alinhados e focados na execução das atividades necessárias.
Estabeleça procedimentos para lidar com as exceções e os desvios eventuais das tarefas previamente definidas. Nesse sentido, qualquer modificação precisa ser comunicada aos envolvidos para manter a transparência entre as equipes.
O detalhamento das tarefas deve estar acessível e ser atualizado ao longo de todo o projeto. Assim, as atividades serão executadas conforme o planejado. Consequentemente, o projeto ERP tem muito mais chances de alcançar os seus objetivos dentro do prazo e do orçamento estabelecidos.
Planejamento e mapeamento
Adotar um ERP não quer dizer que o sistema, sozinho, vai otimizar ou definir processos que não têm estrutura adequada.
O software é, de fato, capaz de impulsionar a excelência dos processos, com base em um modelo já consolidado. Mas é necessário lembrar que cada empresa tem as suas particularidades. Estas obrigatoriamente precisam ser consideradas pela equipe responsável pelo projeto.
Antes de dar início à implementação do ERP, realize um planejamento e um mapeamento abrangentes dos processos organizacionais – incluindo a elaboração de fluxogramas detalhados. Com isso, obtenha uma análise criteriosa da compatibilidade entre as rotinas padrão do ERP e as necessidades específicas da empresa.
Essa fase inicial é fundamental para uma implementação bem-sucedida e alinhada com os objetivos estratégicos da organização.
A escolha do ERP para a implantação
Chegou o momento de decidir qual é, afinal, o software ideal para a sua empresa. Mesmo com tantas opções disponíveis, essa decisão pode ser facilitada com o apoio de uma consultoria ERP.
Isso porque esse tipo de serviço é oferecido justamente por profissionais capacitados e experientes. Eles ajudam a conhecer as possibilidades e apontam o sistema adequado. Aliás, tal assistência se dá conforme:
- o seu modelo de negócio;
- o seu porte;
- a sua área de atuação;
- e as suas demandas.
Com a consultoria, a análise do orçamento disponível para o investimento fornece insights valiosos. Ela informa sobre os custos associados à implementação, à customização e à manutenção do sistema ao longo do tempo.
A equipe também é capaz de orientar sobre a escalabilidade do sistema. Dessa forma, garante que a escolha seja sustentável e acompanhe o crescimento da sua empresa.
Treinamento e adaptação dos colaboradores
O treinamento e a adaptação dos colaboradores ao novo sistema são indispensáveis para o sucesso da implementação. Nesse contexto, a consultoria ERP se destaca ao identificar necessidades de treinamento específicas de cada equipe e departamento da empresa.
Baseada nessas informações, a consultoria trabalha em conjunto para desenvolver sessões adaptadas ao nível de habilidade de cada grupo de colaboradores. Esses treinamentos incluem workshops práticos, sessões de simulação e material de suporte personalizado para uma compreensão profunda do sistema.
Além disso, há o suporte contínuo durante o período de transição. A consultoria disponibiliza recursos adicionais, como manuais de usuário, vídeos tutoriais e canais de suporte.
Isso permite que os colaboradores se sintam confiantes e apoiados ao utilizar o novo sistema. Por consequência, reduz a resistência à mudança e acelera a curva de aprendizado.
Homologação com evidência
Com uma abordagem sistemática, a consultoria realiza uma série de testes rigorosos em diferentes cenários de uso. Ela simula operações básicas e processos complexos para identificar e corrigir as eventuais falhas ou inconsistências.
Além dos testes de funcionalidade, também é preciso revisar os processos de negócio da empresa. Dessa maneira, eles permanecem alinhados com as funcionalidades do sistema e identificam as oportunidades de otimização.
Durante essa revisão, a consultoria constata possíveis gargalos e define estratégias para melhorar a eficiência operacional e a qualidade dos processos.
Outro aspecto fundamental da homologação é a validação dos dados inseridos no sistema. Aqui, a consultoria ERP verifica a consistência, a precisão e a integridade dos dados em todas as áreas do software. Nesse contexto, eles se tornam confiáveis e conformes aos padrões estabelecidos pela empresa.
Monitoramento de processos
O trabalho de uma boa consultoria ERP não acaba com a implantação do software, pelo contrário! A sustentação do sistema ao longo do tempo permite o funcionamento adequado e viabiliza as melhorias possíveis com a sua adoção.
Aqui, a consultoria ERP trabalha em estreita colaboração com a empresa para estabelecer métricas de desempenho relevantes e mensuráveis. Por exemplo, indicadores de tempo de resposta, taxa de utilização do sistema, precisão dos dados e satisfação do usuário.
Essas métricas são monitoradas regularmente para identificar tendências, áreas de melhoria e possíveis problemas que venham a surgir.
Além disso, a consultoria coleta os feedback dos usuários, por meio de pesquisas, entrevistas ou grupos focais. Desse modo, entende as necessidades e preocupações dos usuários em relação ao sistema e reconhece oportunidades de aprimoramento e personalização.
Com base nesses dados, são implementadas as melhorias contínuas no sistema. Assim, maximiza-se o retorno sobre o investimento e garante-se o sucesso.
Dicas para reduzir os riscos de implementação
Para ajudar a diminuir os riscos de implementação do projeto ERP da sua empresa, preparamos dicas extras e bastante relevantes. Confira!
- Estabeleça uma camada de gerenciamento de projetos, incorporando as melhores práticas do setor.
- Defina os papéis e as responsabilidades, as metodologias adequadas e a alocação de recursos apropriados.
- Dedique tempo e esforço suficientes para o planejamento do projeto.
- Defina os processos de negócios com precisão para que a configuração do ERP atenda às necessidades reais da empresa.
- Envolva os usuários finais desde o início para identificar e corrigir os potenciais problemas antes que se tornem críticos.
- Prepare o sistema para demandas de pico de utilização, garantindo o seu desempenho e a sua estabilidade.
- Desenvolva um sistema robusto de gerenciamento de mudanças para lidar com os imprevistos e as alterações ao longo do projeto.
- Reserve tempo para os testes completos do sistema, documentando todos os resultados e problemas identificados.
- Não subestime a importância do treinamento adequado e abrangente dos usuários finais.
- Certifique-se de que os dados sejam carregados com precisão no sistema, evitando a falta de informações e as inconsistências.
- Planeje cuidadosamente o processo de transição para o novo sistema, assegurando uma migração suave e sem interrupções.
- Estabeleça planos de suporte e manutenção pós-implementação para resolver problemas após o lançamento oficial do sistema.
Conte com a TRIYO para implementar e otimizar o seu projeto de ERP
A consultoria ERP da TRIYO se destaca pela sólida experiência na implementação, otimização e na sustentação de sistemas. Ela se certifica de que a sua empresa alcance sempre os melhores resultados.
Ao longo dos anos, acumulamos uma vasta expertise no mercado, atendendo a uma variedade de setores e ambientes de negócios. Isso nos possibilita entender as particularidades de cada cliente e oferecer soluções sob medida para as suas demandas.
Nossa abordagem inclui uma avaliação detalhada das necessidades da sua empresa. Com isso, o software é personalizado de acordo com as suas operações e os seus processos específicos.
Com uma equipe experiente e altamente qualificada, a TRIYO também oferece treinamento adequado. Dessa forma, assegura que todos os colaboradores estejam preparados para utilizar o sistema de forma produtiva e eficaz.
Entre em contato conosco e saiba como podemos maximizar os benefícios do ERP e impulsionar o seu crescimento.