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E-Social: saiba o que é e como preparar sua empresa

Muitas empresas precisam se adaptar às novas exigências do governo, que está informatizando, cada vez mais, a forma como recebe os dados de negócios de todos os portes e segmentos de mercado. Com isso, é possível promover uma maior transparência.

Depois da implementação gradual da nota fiscal eletrônica em todo o país, as empresas estão se voltando para o e-Social. Se você também quer descobrir mais a respeito do assunto, continue lendo este artigo.

Aqui, você encontra tudo sobre e-Social: saiba o que é e como preparar sua empresa.

O que é o e-Social

Basicamente, o e-Social é a nova maneira que as empresas têm para enviar as informações a respeito dos seus funcionários para o governo. Para tanto, é preciso incluir no sistema todos os dados trabalhistas de cada um deles.

E, a partir disso, alimentar o sistema com novas informações. Entre elas, demissões, pagamento de salários e benefícios e o que mais envolve a rotina do setor responsável por esse trabalho, como o RH, Departamento Pessoal, Contabilidade e outros.

Embora em um primeiro momento exija um amplo trabalho dos envolvidos, a fim de nutrir o e-Social com todas as informações pertinentes, no médio e longo prazo, o seu objetivo é o de simplificar o dia a dia das empresas. Afinal, tudo estará informatizado.

Com isso, são reduzidos os erros comuns quando se gerencia um grande volume de informações, como envio de dados duplicados ou até o não envio de informações para o governo. Esses enganos podem causar sérios problemas para a empresa.

E mais, com o e-Social os trabalhadores possuem todos os seus direitos garantidos, à medida que o novo sistema consegue evitar possíveis desrespeitos à lei trabalhista.  

Como usar o e-Social 

O e-Social faz parte do SPED – Sistema de Escrituração Pública Digital, já conhecido dos profissionais responsáveis pelo envio das informações fiscais e contábeis de uma empresa para o governo.

Portanto, o e-Social é uma nova funcionalidade do SPED, permitindo que ao sistema já utilizado sejam acrescentadas novas informações. Mais especificamente o banco de dados do Ministério do Trabalho, da Previdência Social e da CAIXA.

Além disso, o e-Social substitui o CAGED, a SEFIP, a RAIS e a DIRF, que são os relatórios que as empresas devem enviar para o governo periodicamente. No entanto, essas mudanças são gradativas, ou seja, é aos poucos que as empresas devem implementá-las.

Como preparar sua empresa 

Para a empresa se preparar para o e-Social, o primeiro passo é fazer o cadastro no sistema. A partir disso, já é possível iniciar o cadastro de todos os empregados, informando os seus dados pessoais e os dados de vínculo empregatício.

Com esse cadastro concluído, as empresas devem informar ao sistema novas informações com periodicidade, as quais dividem-se em três grupos. Veja quais são a seguir:

  • Eventos trabalhistas

Referem-se às demissões, novas contratações, afastamentos temporários, férias, acidentes de trabalho e outras situações possíveis e comuns no dia a dia.

  • Folha de pagamento

Diz respeito a tudo o que é pago para o funcionário, sendo que as informações devem ser detalhadas. O mesmo é preciso nas situações de serviços prestados por terceiros, quando deve-se informar os dados da Nota Fiscal.

  • Outras informações tributárias

Aqui, entram as demais informações que não constam nos itens anteriores.

Para fazer uso do e-Social, a sua empresa deve ter uma assinatura digital, sendo que os negócios que emitem a nota fiscal eletrônica já a possuem e conhecem o seu funcionamento.

E, de modo semelhante ao que acontece a NF-e, todas as informações guardadas no ambiente eletrônico são verificadas para, então, serem oficialmente recebidas pelo governo. 

Portanto, é essencial que as empresas tenham os dados atualizados dos seus empregados e prestadores de serviços. Da mesma forma, é necessário informar, ao realizar o cadastro dos colaboradores, qual o seu cargo, salário e horário de trabalho.

Existem empresas que não possuem esses dados de maneira clara. Portanto, chega a hora de esclarecê-los. E claro, para que a implementação do sistema seja eficiente, deve-se delegar aos setores a sua parte nesse processo, bem como modernizar o sistema utilizado.

Para implantar com sucesso o e-Social, é importante ter um sistema de gestão adequado. A equipe da TRIYO pode ajudar nessa hora, fornecendo uma consultoria especializada nas soluções TOTVS, líder em ferramentas para automatizar a gestão de sua empresa. Clique aqui para falar com um de nossos consultores!

 

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Equipe TRIYO

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