A proteção da informação não é uma demanda nova nas empresas. Porém, nos últimos tempos, essa questão se tornou essencial no cenário corporativo. Isso porque a transformação digital afetou a maneira como as organizações operam e cuidam de seus dados. Nesse contexto, a implementação de um sistema de gestão empresarial (ERP) é altamente recomendada.
Os meios digitais se tornaram elementos indispensáveis para sincronizar atividades, aprimorar a comunicação, otimizar processos e embasar decisões estratégicas. Contudo, apesar das inúmeras vantagens, é preciso estar ciente dos riscos associados à internet.
Portanto, garantir a segurança da informação é uma medida fundamental. Ela evita o uso indevido de dados sensíveis, que pode resultar em prejuízos significativos.
Hoje, vamos explicar os benefícios e como utilizar todo o potencial de um ERP. Saiba empregá-lo como estratégia para aumentar a segurança da informação na sua empresa. Aproveite a leitura!
O que é ERP?
O ERP é um sistema de gestão integrada que otimiza e centraliza as operações de uma empresa.
Nos sistemas isolados, cada departamento utiliza o seu próprio software. Já o ERP oferece uma visão abrangente e em tempo real de todas as áreas da organização.
Para exemplificar sua importância, imagine que, num ambiente sem ERP, os departamentos de compras e vendas operam com sistemas diferentes. Como resultado, é comum ter informações desatualizadas e erros de comunicação.
Com o uso do software, todas as áreas têm acesso às mesmas informações. Elas são atualizadas em tempo real para agilizar os processos, reduzindo erros e evitando a necessidade de retrabalho.
A partir dessa visão holística sobre informações relevantes do negócio, o ERP também agrega melhorias na análise e no planejamento. Afinal, os dados estão disponíveis para viabilizar a tomada de decisão.
Podemos ainda comparar o ERP a um quebra-cabeça, no qual cada departamento é uma peça. Sem o sistema de gestão integrada, fica mais difícil encaixar as peças e visualizar o quadro completo. Com o software, todas as peças se encaixam de forma automatizada, formando uma imagem clara e coerente.
Assim como um quebra-cabeça, o ERP oportuniza o funcionamento harmonioso da empresa. Todos os setores trabalham em conjunto para alcançar os objetivos organizacionais.
Trata-se, portanto, de uma ferramenta essencial para empresas que desejam aumentar sua eficiência e sua competitividade. Dessa forma, elas se adaptam às demandas do mercado atual.
Como um ERP auxilia na gestão de empresas?
Para auxiliar na gestão empresarial, um dos principais atributos do ERP é a concentração das informações em um único sistema. Este promove a facilidade de acesso e uma análise mais precisa desses dados.
Com isso, é possível identificar padrões, tendências e gargalos nos processos. Os gestores constatam oportunidades de melhoria e antecipam possíveis problemas, favorecendo o crescimento sustentável do negócio.
Outra funcionalidade importante do ERP é a disponibilização de relatórios personalizáveis. Eles permitem monitorar o desempenho da empresa em tempo real, acompanhar indicadores-chave (KPIs) e observar áreas que precisam de melhorias.
Esses recursos de análise oportunizam uma base sólida e confiável para guiar a tomada de decisões. Dessa forma, é possível otimizar a gestão e a operação como um todo.
Os benefícios do sistema ERP
A diminuição de erros operacionais é um benefício valioso do ERP. Isso acontece porque, a partir de processos automatizados e integrados, as informações são inseridas uma única vez. Igualmente, são compartilhadas entre os diversos módulos do sistema. Assim, erradicam-se a duplicação de dados e as entradas manuais incorretas.
O sistema possui ainda recursos de validação e de controle. Estes ajudam a garantir a consistência e a integridade dos dados em toda a empresa.
Com as informações centralizadas, todos os gestores falam a mesma linguagem e têm uma visão unificada da situação do negócio. Isso favorece a eliminação de barreiras de comunicação e a colaboração entre os diferentes setores da empresa.
E, já que a comunicação se torna mais fluida dentro da empresa, a resposta ao cliente também fica mais ágil. Os funcionários têm acesso rápido a dados importantes para fornecer informações coerentes às demandas e às solicitações.
Tudo isso é controlado de forma segura. O ERP dispõe de recursos avançados para a proteção de informações confidenciais da empresa. Os dados estão seguros contra acessos não autorizados, vazamentos e perdas de informações críticas.
O que é segurança da informação?
Segurança da informação é uma disciplina que se preocupa com a proteção de dados, informações e sistemas contra diversas ameaças. Entre elas, estão o acesso não autorizado, o roubo, o uso indevido e as alterações não autorizadas.
Ela abrange diversas áreas, desde a proteção de redes e sistemas de computadores até a segurança de dados pessoais e confidenciais. Aliás, envolve a implementação de políticas, procedimentos e controles para garantir a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade dos dados.
A primeira etapa para a segurança consiste: 1. na identificação de ativos de informação críticos; e 2. na avaliação dos riscos associados a eles.
Com base nessa avaliação, são implementadas medidas adequadas – como firewalls, antivírus, sistemas de detecção de intrusões e políticas de senhas fortes.
Além disso, a segurança da informação prevê a implementação de processos e de procedimentos para:
- gerenciar incidentes de segurança;
- realizar backups regulares;
- e assegurar a continuidade dos negócios em caso de violações de segurança.
A segurança da informação é uma área em constante evolução, uma vez que as ameaças cibernéticas estão cada vez mais sofisticadas. Ao garantir a segurança da informação, podemos proteger a privacidade, evitar perdas financeiras e danos à reputação. Ademais, promove-se a confiança nas organizações.
Como integrar a segurança da informação por meio do ERP?
Ao incorporar medidas de segurança da informação no ERP, você protege os dados em todos os processos e departamentos da empresa.
Em primeiro lugar, é essencial que apenas usuários autorizados tenham acesso às informações relevantes para suas funções. Isso pode ser alcançado por meio da implementação de autenticação forte, como senhas complexas e autenticação em dois fatores, ou ainda um sistema específico para gestão de acessos.
Além disso, é importante configurar permissões granulares. Defina quais usuários têm permissão para visualizar, editar ou excluir determinados dados. Dessa forma, você evita vazamentos de informações e minimiza o risco de acesso não autorizado aos dados sensíveis da empresa.
No sistema ERP, a utilização de ferramentas e recursos que registram e monitoram as ações dos usuários também é indicada, assim, há o registro de tentativas de acesso não autorizado, alterações em configurações críticas e ações que violem as políticas de segurança estabelecidas.
Essa monitoração contínua das atividades no ERP ajuda a identificar e responder rapidamente a possíveis violações de segurança. Por consequência, aumenta a proteção dos dados e a capacidade de resposta da organização diante de incidentes.
Por sua vez, a criptografia é um método de codificação. Esta torna os dados ilegíveis para qualquer pessoa que não possua a chave de acesso. Nesse sentido, pode ser aplicada de várias formas no contexto do ERP.
Com isso, os dados sensíveis permanecem protegidos mesmo que ocorra uma violação de segurança. A utilização de algoritmos de criptografia robustos e atualizados é essencial. Ela garante a eficácia dessa integração entre o ERP e a segurança da informação.
Como utilizar todo o potencial de um ERP?
Para utilizar todo o potencial de um ERP, evidentemente deve-se realizar uma implementação adequada. Além disso, é fundamental garantir uma sustentação contínua do software.
É importante contar com uma equipe dedicada ou um parceiro especializado. Este poderá lidar com problemas técnicos, ajustes de configuração e implementação de melhorias.
Através da sustentação do ERP, é possível resolver eventuais falhas, maximizar a estabilidade e a performance do sistema. Igualmente, assegura-se a compatibilidade com as mudanças regulatórias e tecnológicas.
Os fornecedores de ERP geralmente lançam atualizações e melhorias para aprimorar a experiência do usuário e oferecer recursos avançados. Ao manter uma sustentação ativa do software, a empresa acompanha essas atualizações e avalia as suas vantagens. Assim, implementa as mudanças relevantes para melhorar continuamente os processos do negócio.
A sustentação do ERP garante que a empresa esteja sempre utilizando a versão mais recente e estável do sistema. Desse modo, maximiza o seu potencial e os benefícios que ele pode oferecer.
Consultoria especializada em sistemas ERPs
Contar com uma consultoria especializada em sistemas ERPs é importante para orientar e auxiliar a empresa. Isso vale durante todo o ciclo de vida do projeto, desde a fase de planejamento até a sustentação.
Essas empresas têm conhecimento e experiência na seleção do sistema mais adequado às necessidades de cada organização. Também atuam na definição e no mapeamento dos processos do negócio.
A TRIYO é reconhecida por sua expertise em sistemas ERP e por fornecer soluções personalizadas, orientadas para resultados. Estas ajudam as empresas a maximizar o potencial de seus sistemas e a alcançar seus objetivos de negócio.
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