Quando se trata das informações de clientes, há alguns cuidados que se fazem necessários. Isso é verdade especialmente no que diz respeito à relação entre ERP e LGPD. Com a lei em vigor, o software responsável por integrar e centralizar todos os dados da empresa precisa estar adequado às normas.
Para muitos negócios, foi preciso ajustar o sistema de gestão para implementar as novas regras. A segurança das operações deve estar em concomitância com a automação de processos.
Quer saber mais sobre como ERP e LGPD se ajustam e quais as principais mudanças que a lei trouxe para o software? Siga a leitura do conteúdo que preparamos hoje!
O que é e como funciona a LGPD?
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma legislação brasileira aprovada em 2018 e que está em vigor desde 2020. O objetivo da lei é normatizar o tratamento de dados pessoais nos setores público e privado.
Para tanto, a LGPD estabelece normas que devem ser cumpridas pelas empresas. Elas dão direitos aos titulares dos dados e, ainda, prevêem penas e multas para quem descumpre essas medidas.
Isso significa que, para evitar problemas legais, as empresas precisam cumprir as regras. Elas são referentes ao tratamento de dados pessoais de clientes, e visam garantir a sua proteção.
A LGPD estabelece, por exemplo, que as empresas informem de forma clara e precisa o motivo da coleta e tratamento dos dados pessoais. É preciso ter o consentimento dos titulares para coletar seus dados. Em caso de descumprimento, podem ser aplicadas sanções e penalidades. As multas para esses casos podem chegar a 2% do faturamento da empresa e são limitadas a R$ 50 milhões.
Diante disso, surge uma necessidade latente: afinal, como adequar ERP e LGPD? O software de gestão é responsável por integrar os dados do negócio e embasar as tomadas de decisão. Também é preciso que ele esteja adequado à lei para cumprir requisitos para o armazenamento e acesso.
Quais são as principais mudanças da LGPD para os ERPs?
Para adequar ERP e LGPD, algumas mudanças são fundamentais e trazem segurança para o tratamento dos dados. Elas também garantem que as automações dos processos aconteçam em conformidade com o que a lei propõe. Conheça as principais.
Setor jurídico e de compliance
Envolver o setor jurídico e de compliance na atualização do ERP é fundamental para assegurar a adequação às regras da LGPD.
Para isso, há necessidade de avaliar minuciosamente o sistema ERP atual. Identifique as áreas que precisam ser adaptadas ou atualizadas para estarem em conformidade com a lei. Da mesma forma, é importante mapear os dados pessoais que a empresa coleta e entender como estes são armazenados e compartilhados.
Após a análise, deve-se prosseguir com a adequação do ERP. Essa análise pode envolver a atualização do sistema, a implementação de novas funcionalidades ou a integração de outros sistemas de gestão.
O monitoramento contínuo após a adaptação garante a conformidade entre ERP e LGPD e também ajudam a revelar novas necessidades de atualização.
Consentimento
Como atender à necessidade de obtenção de consentimento de uso de dados por parte dos titulares? O ERP precisa ser configurado de forma a permitir que os usuários expressem sua concordância de maneira clara e fácil.
Dessa forma, o software precisa incluir alguns recursos, como:
- Telas de consentimento: específicas para a obtenção do consentimento dos titulares.
- Registro de consentimento: para fins de comprovação por parte da empresa de que houve autorização para o tratamento dos dados pessoais.
- Gerenciamento de dados pessoais: para a gestão dos dados pessoais e exclusão de informações desnecessárias ou que não sejam mais utilizadas.
Com isso, ERP e LGPD estão adequados e a empresa atende à necessidade de obtenção de consentimento com eficiência.
Dados compartimentados
As empresas têm em seu poder informações sensíveis. Elas incluem nome, idade, documentos pessoais e hábitos de consumo dos seus fornecedores, clientes e colaboradores.
Para garantir a conformidade com a LGPD, é fundamental que o ERP seja configurado de forma a compartimentar os dados pessoais. Ele precisa fornecer acesso somente aos setores responsáveis pelo tratamento dessas informações.
É preciso, portanto, estabelecer fluxos de processos claros e controlar o acesso aos dados em prol da privacidade dos titulares.
Além disso, os níveis de acesso do ERP devem ser automatizados e separados para garantir o controle e a segurança das informações pessoais.
Segurança de dados
A segurança de dados pode ser aprimorada e garantida através da implementação de medidas de proteção. A configuração deve restringir o acesso apenas a usuários autorizados. Eles têm níveis de acesso diferentes de acordo com suas funções e responsabilidades.
Além disso, recursos de criptografia podem ser usados para proteger as informações. Também devem ser estabelecidos procedimentos para o armazenamento, a transmissão e o descarte adequado dos dados.
É fundamental ainda que o ERP possua ferramentas de monitoramento e auditoria. Isso serve para identificar possíveis brechas de segurança e garantir que as políticas de proteção de dados estejam sendo cumpridas.
APIs e integrações
As APIs têm se mostrado bastante úteis para adicionar novas funcionalidades aos sistemas ERP. Para seu correto funcionamento, é necessário permitir a troca de dados entre as corporações.
Nesse sentido, é importante definir a responsabilidade das informações a cada momento, estabelecendo uma divisão clara de tarefas. Isso cria um compromisso entre as empresas a fim de evitar que ambas sejam responsabilizadas em caso de falhas.
A LGPD estabelece as figuras do controlador e do operador, com suas respectivas obrigações. O primeiro é responsável por tomar as decisões sobre os dados, enquanto o segundo lida com eles em nome de outra organização.
A adequação do ERP à LGPD pode parecer trabalhosa à primeira vista, mas traz inúmeros benefícios para o seu negócio. A adoção de medidas de proteção de dados pode aumentar a confiança dos clientes e parceiros. Eles se sentirão mais seguros em compartilhar informações pessoais com sua empresa. Além, é claro, de garantir a conformidade com a lei.
A implementação de um sistema ERP adequado à LGPD gera uma relevante vantagem competitiva para a corporação. Sua empresa estará mais preparada para enfrentar os desafios do mercado e atender às expectativas dos consumidores.
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