Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) no Brasil, muitas empresas precisaram se adequar. Diante das novas regras para a proteção de dados, o ERP pode ser uma excelente solução. Ele garante, afinal, a conformidade e a segurança das informações.
A lei estabelece a necessidade de um processo de mapeamento de dados, análise de riscos e implementação de medidas de segurança. Tal processo pode ser facilmente realizado com a ajuda do software.
Neste artigo, vamos explorar como o uso do ERP é uma excelente estratégia para assegurar o cumprimento das exigências da LGPD.
O que é a LGPD e por que ela é importante?
A LGPD foi sancionada em agosto de 2018 e entrou em vigor em setembro de 2020. Ela estabelece uma série de regras para a coleta, o uso, o armazenamento e o compartilhamento de informações pessoais.
Ademais, estipula o que são dados pessoais e sensíveis e determina os direitos de seus titulares – como acessar, corrigir e excluir suas informações pessoais.
Cada vez mais utilizadas em diversas áreas, do marketing às tomadas de decisão empresariais, essas informações precisam ser tratadas cuidadosamente. Com a lei, o uso indevido e a exposição a riscos, que prejudicam a privacidade e a vida das pessoas, são evitados.
As corporações que não cumprem as exigências da LGPD estão sujeitas a multas e outras penalidades. Isso pode afetar significativamente a sua imagem, saúde financeira e competitividade.
Os pilares da LGPD
A LGPD é composta de dez pilares que definem os princípios fundamentais para a proteção de dados pessoais. Confira quais são eles:
- Finalidade: a finalidade do uso dos dados pessoais coletados precisa estar clara para o titular.
- Adequação: o tratamento dos dados deve estar de acordo com a finalidade.
- Necessidade: devem ser coletados e tratados apenas os dados necessários.
- Livre acesso: os titulares devem ter permissão para verificar as informações sobre o tratamento de seus dados.
- Qualidade dos dados: os dados coletados precisam ser exatos, atualizados e armazenados de maneira apropriada.
- Transparência: o titular sempre precisa ser informado sobre o tratamento de seus dados.
- Segurança: a adoção de medidas técnicas e organizacionais para evitar o acesso não autorizado, a perda ou a destruição dos dados é fundamental.
- Prevenção: para garantir a segurança dos dados pessoais, é preciso adotar medidas preventivas.
- Não discriminação: o tratamento dos dados pessoais não pode ocasionar discriminações de qualquer tipo.
- Responsabilidade e prestação de contas: os responsáveis pelo tratamento dos dados pessoais devem cumprir as normas de proteção e informar as medidas de segurança tomadas.
ERP e LGPD: como o software contribui para a segurança dos dados?
O uso de um ERP permite que as empresas organizem e gerenciem seus dados de maneira centralizada. Isso reduz significativamente o risco de perda, roubo ou compartilhamento inadequado. As informações são armazenadas em um único local, em vez de estarem espalhadas por diversos sistemas e dispositivos.
Além disso, o ERP pode ser configurado com medidas de segurança avançadas, como:
- a criptografia de dados;
- o controle de acesso;
- a autenticação em duas etapas;
- o monitoramento de atividades suspeitas.
O ERP também pode ser usado para implementar políticas de backup e recuperação de dados. Isso significa que as informações são regularmente copiadas e armazenadas em um local seguro. Assim, a empresa se certifica de que, em caso de perda de dados, possa recuperá-los rapidamente e evitar prejuízos significativos.
Conheça mais benefícios do alinhamento entre ERP e LGPD.
Padronização dos processos
O uso de um ERP ajuda a padronizar os processos da empresa. Por sua vez, isso garante a consistência e a precisão dos dados, além de facilitar a identificação de possíveis problemas.
Controle de acesso
O controle de acesso aos dados significa que os usuários só têm acesso às informações relevantes para o próprio trabalho. Isso ajuda a garantir a confidencialidade e previne o vazamento de informações sensíveis.
Rastreamento das atividades
Um sistema ERP registra as atividades realizadas pelos usuários. Desse modo, pode-se identificar possíveis violações de segurança e tomar medidas preventivas.
Atualização automática
Com atualizações automáticas, o software ajuda a manter as informações protegidas contra vulnerabilidades conhecidas.
Como garantir que o ERP esteja adequado à LGPD?
Para que ERP e LGPD estejam em sintonia, é preciso seguir alguns passos importantes:
Realizar uma Análise de Impacto sobre a Proteção de Dados (AIPD)
Essa análise permite identificar e diminuir os riscos e as vulnerabilidades no tratamento de dados pessoais. Ainda, a AIPD é obrigatória no caso de tratamento de dados sensíveis ou em grande proporção.
Revisar políticas
As políticas de privacidade e de proteção de dados devem conter:
- informações claras e detalhadas sobre os dados;
- a finalidade do tratamento;
- as bases legais;
- os direitos dos titulares.
Estabelecer procedimentos internos para o tratamento de dados
É importante definir procedimentos claros para a coleta, o armazenamento, o processamento, o compartilhamento e o descarte de dados pessoais. O mesmo vale para o atendimento aos direitos dos titulares dos dados.
Implementar medidas de segurança
É necessário adotar medidas para garantir a segurança dos dados pessoais, como:
- a criptografia de informações;
- o controle de acesso;
- a verificação e o acompanhamento de atividades.
Realizar treinamentos com funcionários
Todos os funcionários da empresa precisam estar cientes quanto aos procedimentos para o tratamento de dados pessoais. Além disso, devem cumprir suas responsabilidades no que diz respeito à proteção dessas informações.
Verificar a conformidade de fornecedores e parceiros
É importante garantir que os fornecedores e parceiros da empresa estejam em conformidade com a LGPD. Eles precisam tomar precauções adequadas para a proteção de dados pessoais.
Com tudo isso, comprova-se a relevância do uso de um sistema ERP. A combinação de ERP e LGPD traz vantagens para a segurança e o tratamento dos dados de uma empresa. O software, nesse sentido, contribui para a conformidade com a LGPD e outras normas de proteção de dados.
Além disso, aumenta a eficiência e a produtividade da empresa, pois permite um gerenciamento mais eficaz de informações e processos.
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