Otimização é uma palavra que soa como música, principalmente quando o assunto é gestão de empresas. Otimizar traduz-se em aproveitar melhor os recursos disponíveis e produzir mais de maneira mais eficiente e enxuta.
Há pessoas que pensam que otimizar a gestão de empresas é algo muito trabalhoso e que exige muitos recursos. Devemos confessar que não é algo muito simples, mas é mais fácil do que você você imagina. Requer, principalmente, disciplina e organização.
Neste artigo vamos dar 5 dicas de como você pode otimizar a gestão de empresas gastando pouco e utilizando os recursos que já tem. Vamos lá?
Atenção e foco
Manter a atenção e o foco ajuda a evitar uma série de imprevistos que possam surgir no dia a dia das empresas. A distração é uma das principais causas de erros que podem culminar na insatisfação ou até mesmo na perda dos clientes. Além de ter atenção às atividades propostas e às obrigações de modo geral, deve-se sempre ter uma visão ampla da empresa, para que se tenha a noção exata de todos os processos envolvidos na cadeia. Dessa forma, o fator da previsibilidade está presente e ações estratégicas podem ser melhor coordenadas e executadas.
Comunicação efetiva
Apesar de os meios de comunicação terem evoluído bastante nos últimos tempos, a comunicação nunca foi tão desencontrada. Este é o caminho pelo qual todas as demandas são estabelecidas e acertada, logo, ele deve ser assertivo e objetivo. Formalizar demandas via e-mail ou outro canal de comunicação interna é importante para futuras contestações. Manter um bom alinhamento e entrosamento entre as equipes e na interação entre elas faz parte deste processo.
Às vezes, trabalhar a comunicação objetiva via tópicos pode ser uma saída interessante para evitar mal-entendidos, pois evita-se a comunicação dúbia, uma vez que ela fica escalonada e assertiva.
Este tópico também vale para uma comunicação branda e amigável, de modo que as equipes sintam-se confortáveis para comunicarem-se. Isto, por si só, já torna-se um grande avanço.
Dispensa de excesso de burocracia
Apesar de o termo ‘burocracia’ ter uma conotação quase sempre negativa, ela surgiu de um conceito da administração que é essencial para a gestão de empresas. No entanto, mantê-la enxuta é um dos papéis de um bom gestor. Há empresas, por exemplo, que exigem uma série de autorizações para uma simples impressão. É evidente que isso pode promover uma maior consciência em relação à gastos desnecessários, mas pode interromper o fluxo de trabalho e atrasar processos que deveriam ser simples.
Num caso como este, por exemplo, uma campanha de conscientização sobre o uso de papéis e materiais descartáveis com foco ambiental, poderia ser uma saída mais eficaz do que bloquear acessos e dificultar operações de modo tirano. Pense que há sempre uma maneira mais inteligente e melhor de fazer as coisas funcionarem.
Motivação dos funcionários
Funcionários motivados costumam ter um melhor aproveitamento nas empresas e isso faz parte de uma gestão de empresas mais humana e eficiente. Ter um plano de carreiras, pensado no desenvolvimento de habilidades e capacidades que possam ser reconhecidas em determinados colaboradores durante a jornada, pode ser um canal de motivação e de crescimento tanto para empresa quanto para quem executa determinado trabalho.
Não só planos de carreiras e salários compõem a motivação de seus funcionários. Tratá-los com humanidade, ter horários flexíveis quando possível e áreas de descanso ou lazer nas empresas pode ser uma excelente alternativa. Esta é uma nova direção do mundo moderno e as empresas que ganham os prêmios de ‘Best places to work’ utilizam esta metodologia. É melhor focar em resultados do que horas trabalhadas. Isso pode ser um fator de motivação extra para que seus colaboradores esforcem-se ainda mais e façam a empresa crescer. Isso é resultado de uma gestão de empresas eficiente.
Softwares de gestão
O último ponto e não menos importante – que poderia inclusive encabeçar a lista – são os softwares de gestão de empresas. Eles oferecem ferramentas eficazes e eficientes de controle de tarefas e demandas, a fim de otimizar todo o processo: desde questões com o pessoal até mesmo apontando em ganhos financeiros diretos. Certifique-se das novidades no mercado em relação às tecnologias ofertadas e esteja sempre bem atualizado. Há sempre uma novidade que pode ser aplicada ao seu setor.
Conte sempre com a TRIYO
Caso possua sistemas de gestão de empresas que estejam ineficientes ou com problemas persistentes, não hesite em falar com um consultor em tecnologia para ajudar-lhe nesta situação. Em alguns casos, você está, literalmente, perdendo dinheiro. Conte com a TRIYO para a otimização dos seus processos digitais e tenha muito mais eficiência e produtividade na sua empresa.