Você sabe de que formas um sistema ERP para escolas influencia na gestão dessas instituições? A ideia central do software é centralizar dados. Ou seja, unifica a administração de todas as informações importantes num único local, que é compartilhado com toda a equipe.
Dessa maneira, esse tipo de sistema evita falhas na comunicação, otimiza processos internos, automatiza tarefas e reduz custos.
No caso das escolas, a adoção do ERP também contribui para a captação e a retenção de alunos. Afinal, ele possibilita o acompanhamento em tempo real dos dados dos estudantes.
Quer saber mais sobre o assunto? Continue lendo e entenda quais são as vantagens de aderir à tecnologia e à inovação do software. Saiba como fortalecer e aprimorar a gestão da sua instituição de ensino.
O que é um ERP?
O ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, ou planejamento de recursos empresariais. Trata-se de um sistema de gestão centralizado e com diferentes módulos. Estes possibilitam a supervisão de todos os aspectos da escola em um único diretório.
O software é escalável e personalizável. Assim, viabiliza a adequação ou a implementação de recursos conforme as necessidades específicas da instituição.
É possível usar o software para administrar setores de logística, financeiro, contábil, almoxarifado, estoque, biblioteca, pessoal e muitos outros. Além disso, ele pode funcionar como uma ferramenta poderosa de análise de dados se integrado ao Business Intelligence (BI). Dessa forma, coleta e organiza todos os dados para disponibilizar insights valiosos e guiar as tomadas de decisão.
O ERP é necessário tanto para as operações quanto para a elaboração de estratégias, porque possibilita a automação de processos. Ao eliminar tarefas comumente manuais, o sistema promove a agilidade e a eficiência, reduz erros e falhas que comprometem a gestão.
A gestão de matrículas e registros de alunos, por exemplo, não precisa mais depender de processos manuais e papéis. É suficiente apenas um sistema integrado de gerenciamento escolar.
Ao centralizar a administração da escola, o ERP facilita o compartilhamento de informações entre os departamentos acadêmicos, administrativos e financeiros. Dessa maneira, elimina duplicidades e erros frequentes encontrados em sistemas separados por departamento.
É importante destacar que os softwares de gestão constituem uma forte tendência atual. São impulsionados pela busca por precisão nos processos e maior visibilidade para a tomada de decisão.
Aliás, cada vez mais empresas têm optado pelo uso dessas soluções. Elas objetivam garantir um suporte sólido na sustentabilidade e na expansão de seus negócios no mercado.
Quais são as vantagens de um ERP?
O sistema ERP para escolas oferece uma série de vantagens significativas e proporciona uma visão estratégica dos processos da instituição. A implementação traz diversas melhorias – desde uma gestão financeira eficiente até a otimização de processos e o controle da inadimplência, como veremos em detalhes.
Visão estratégica do departamento financeiro
Com o sistema de gestão para escolas, as instituições têm uma visão ampla e estratégica das operações financeiras e administrativas.
Isso porque o ERP permite uma gestão detalhada dos recursos. Desse modo, facilita o acompanhamento dos fluxos de caixa, o registro e a análise das despesas e receitas da escola.
Mais do que isso, o software fornece ferramentas importantes para a identificação de tendências financeiras ao longo do tempo. Ele, por exemplo, ajuda a detectar padrões sazonais de matrícula e pagamento de mensalidades. Assim, a gestão se prepara adequadamente para os períodos de maior ou menor receita.
Com essas informações, a tomada de decisões é rápida e acertada, garantindo a saúde financeira da instituição.
Outros recursos também contribuem para a eficiência da gestão financeira, como funcionalidades para:
- gerenciar contratos com fornecedores;
- controlar o estoque de materiais e equipamentos;
- e até mesmo automatizar os processos de compra e pagamento.
Redução de retrabalho
Pense no tempo gasto para inserir manualmente os mesmos dados em diferentes sistemas ou planilhas. É bastante, concorda? Mais do que o tempo, a quantidade de erros e inconsistências nos registros durante essa tarefa também pode ser grande.
Por isso, há a integração de todos os processos em um único diretório – com dados de alunos, matrículas, financeiro, recursos humanos e outros, inseridos uma única vez. Isso reduz o retrabalho e possibilita o acesso e a utilização por todos os departamentos da escola.
Com o ERP, sempre que um aluno é matriculado, as informações pessoais, de contato e de matrícula são inseridas uma única vez. Automaticamente, são copiadas para todas as áreas relevantes, como registros acadêmicos, finanças e gestão de alunos.
A integração e a automatização dos processos simplificam a administração. Também melhoram a eficiência e a precisão dos dados, eliminando a duplicação e os erros de entrada manual. Por consequência, geram uma gestão mais eficaz e confiável.
Processos padronizados, organizados e otimizados
A padronização dos processos significa que todos os funcionários vão seguir os mesmos protocolos. Eles utilizarão as mesmas ferramentas e sistemas de forma organizada, reduzindo a confusão e minimizando a ocorrência de erros.
Com fluxos de trabalho definidos e documentados, as informações fluem com eficiência entre os setores. Desse modo, garante-se que todos tenham acesso a elas sempre que necessário. Assim, o ERP promove a colaboração entre os funcionários para que a escola opere de maneira coordenada e coesa.
A otimização dos processos contribui ainda mais para a melhoria da qualidade e a redução de custos na escola. Ao identificar e eliminar redundâncias, gargalos e atividades desnecessárias, o ERP ajuda a simplificar as operações. Igualmente, vai maximizar a produtividade dos funcionários.
Ao melhorar a eficiência operacional, o sistema de gestão reduz custos associados a retrabalho, erros e desperdício de recursos.
Controle fácil da inadimplência
A pontualidade no pagamento das mensalidades é imprescindível para a manutenção de qualquer instituição de ensino, certo? Nesse contexto, ter facilidade para fazer esse acompanhamento possibilita tomar medidas com rapidez. Isso evita prejuízos que comprometam a saúde financeira da escola.
O ERP conta com ferramentas específicas para o controle da inadimplência. A partir delas, automatiza todo o processo de acompanhamento e cobrança, tornando-o mais ágil e eficaz.
O software de gestão é capaz de enviar lembretes automáticos aos responsáveis pelos alunos que estão em débito, por exemplo. Com isso, assegura que eles sejam avisados sobre os pagamentos pendentes de forma regular e sistemática.
Além disso, o software viabiliza a geração de relatórios detalhados sobre a situação financeira da escola em relação à inadimplência. Ele traz dados importantes sobre alunos inadimplentes, como histórico de pagamentos, valor da dívida e tempo de atraso.
Com essas informações em mãos, a gestão pode tomar medidas proativas. Dessa forma, recupera os valores devidos para ter um fluxo de caixa estável e sustentável.
Como usar um ERP na gestão escolar?
Na gestão escolar, o ERP pode ser utilizado por todos os envolvidos nos processos educacionais – desde professores até gestores e funcionários administrativos.
Nas salas de aula, o sistema se mostra útil para registrar avaliações. O objetivo é facilitar a criação e a disponibilização de certificados e diplomas. Assim, os professores gerenciam essas questões com menos erros e de maneira organizada.
O software também atua na organização do calendário de aulas e das metodologias utilizadas. Desse modo, possibilita que os profissionais registrem documentos importantes de forma transparente e acessível para todos.
Processos burocráticos, como as matrículas dos alunos, são facilmente gerenciados pelo ERP para escolas. Este, afinal, simplifica e agiliza os procedimentos administrativos.
Na parte administrativa, o software de gestão ajuda a gerenciar salários da equipe, boletos e notas fiscais dos pagamentos dos alunos. O ERP igualmente gera relatórios sobre a situação financeira e contábil da escola. Assim, fornece insights relevantes para a análise e a tomada de decisão dos gestores.
E ainda tem mais! O ERP administra os recursos e ativos da escola, como:
- salas de aula;
- laboratórios;
- equipamentos esportivos;
- materiais didáticos;
- e recursos tecnológicos.
Nesse sentido, é possível:
- acompanhar a utilização desses recursos;
- agendar manutenções preventivas;
- controlar estoques de materiais e equipamentos;
- e até mesmo monitorar o uso de recursos digitais, como licenças de software e acesso a plataformas educacionais.
O sistema de gestão também é uma ferramenta poderosa para melhorar a comunicação entre a escola e os pais dos alunos. Isso se dá com o envio de comunicados, boletins, e-mails e mensagens automáticas para os responsáveis.
Tais ações os mantêm informados sobre eventos, atividades escolares, desempenho acadêmico dos alunos e outros assuntos relevantes. A eficiência e a transparência da comunicação fortalecem a parceria entre a escola e a família no desenvolvimento dos estudantes.
O ERP ainda gerencia o acervo da biblioteca escolar, incluindo o registro de livros, materiais didáticos, periódicos e outros recursos. Para tal, o sistema acompanha empréstimos, devoluções e reservas de materiais. Inclusive, até mesmo envia lembretes automáticos para os alunos sobre datas de devolução.
Além disso, fica mais simples administrar a organização e a renovação do acervo. Identificam-se materiais obsoletos ou em falta e facilita-se a aquisição de novos recursos educacionais conforme as necessidades da escola.
Ademais, o sistema permite acompanhar o desempenho acadêmico dos alunos ao longo do tempo. Isso porque registra notas, frequência, comportamento, participação em atividades extracurriculares e outras informações relevantes.
A partir dessas informações, gera relatórios e análises detalhadas sobre o progresso de cada aluno. Por meio deles, os professores identificam áreas de dificuldade e oferecem suporte e orientação personalizados.
Há ainda a facilidade na comunicação entre professores, coordenadores pedagógicos e direção escolar sobre o desempenho dos alunos. Ela também oportuniza uma abordagem colaborativa e integrada para promover o sucesso acadêmico e o desenvolvimento integral dos estudantes.
Quais funcionalidades um ERP escolar deve ter?
Você já sabe que o sistema ERP para escolas atende a diferentes necessidades e demandas da gestão. Mas, para que a aquisição do sistema seja, de fato, relevante, é preciso que ele tenha as funcionalidades certas. Dessa maneira, propicia a eficiência e a integração dos processos educacionais e administrativos.
A seguir, listamos alguns dos recursos essenciais para otimizar a gestão e promover o sucesso educacional da sua instituição.
Business Intelligence
É interessante que o ERP proporcione recursos avançados de BI. Estes vão auxiliar e direcionar as estratégias e as tomadas de decisão dos gestores. Essa funcionalidade permite coletar, analisar e visualizar uma extensa variedade de dados essenciais. Os gestores acessam informações sobre:
- o desempenho acadêmico dos alunos;
- as taxas de matrícula;
- os índices de evasão;
- e outros indicadores-chave de desempenho.
Integrar ferramentas de BI diretamente no ERP aumenta a capacidade de identificar padrões, tendências e oportunidades de melhoria com eficiência e precisão. Isso significa que a direção consegue obter insights dos dados disponíveis para o aprimoramento contínuo da qualidade educacional da instituição.
Imagine poder analisar os dados de desempenho dos alunos ao longo do tempo. Fica mais fácil identificar áreas de sucesso e oportunidades para implementar medidas pedagógicas específicas e melhorar o aprendizado.
Ao monitorar as taxas de evasão, os gestores conseguem visualizar os fatores que levam os alunos a abandonar a escola. Com isso, planejam e implementam medidas preventivas, de modo a reduzir esse índice.
A funcionalidade também ajuda na avaliação da eficácia de programas e iniciativas educacionais. Saiba quais são mais bem-sucedidos e aqueles que precisam de ajustes para trazer melhores resultados.
A partir dessa análise, os recursos e os esforços podem ser alocados de forma eficiente. A escola estará então focada em estratégias que realmente impulsionam o sucesso dos seus alunos.
Captação dos alunos
Como aprimorar a compreensão sobre a importância da funcionalidade de captação de alunos em um ERP escolar? Explore detalhadamente como essa ferramenta otimiza e facilita todo o processo de admissão e matrícula na instituição de ensino.
Gestão de campanhas de marketing e comunicação
O ERP está ajustado para permitir a criação, a execução e o monitoramento de campanhas de marketing para captar novos alunos. Isso inclui:
- o gerenciamento de campanhas de publicidade on-line e off-line;
- o envio de e-mails e newsletters personalizados;
- além da integração com redes sociais e outras plataformas de comunicação.
Essa funcionalidade faz com que a instituição promova sua marca e seus diferenciais competitivos de forma eficiente. Assim, alcança potenciais alunos de maneira direcionada e impactante.
Registro e acompanhamento de solicitações de matrícula
Com um sistema integrado, é possível registrar e acompanhar as solicitações de matrícula dos candidatos. Ele abrange:
- a coleta e o armazenamento de informações pessoais, documentos necessários e preferências de curso;
- e o acompanhamento do status de cada solicitação, da inscrição até a aceitação ou rejeição.
Contar com essa funcionalidade facilita o processo de admissão, garantindo uma gestão organizada e eficiente de todas as etapas envolvidas.
Agendamento de visitas e entrevistas
O agendamento de visitas e entrevistas com os candidatos e suas famílias ocorre de forma automatizada. Nesse caso, os interessados solicitam seus horários em uma plataforma on-line. Em outras ocasiões, os colaboradores da instituição combinam esses encontros de forma rápida e eficiente.
Além disso, o sistema envia lembretes automáticos para melhorar a taxa de comparecimento. Com isso, atinge um aproveitamento maior das oportunidades de interação.
Métricas de conversão e taxa de fechamento de matrículas
As ferramentas de análise do ERP ajudam a monitorar e avaliar o desempenho das campanhas de captação de alunos.
É possível acompanhar métricas-chave, como:
- taxa de conversão de leads em matrículas;
- taxa de fechamento de matrículas;
- custo por aquisição de cliente (CAC), entre outras.
Com essas informações, os gestores identificam quais estratégias de captação são mais eficazes. Em seguida, direcionam seus recursos de forma inteligente e estratégica.
Diário de classe on-line
O diário de classe on-line é uma ferramenta essencial em um sistema ERP para escolas. Ele viabiliza que os professores registrem e monitorem o progresso dos alunos de forma digital. Com essa funcionalidade, é possível:
- lançar notas;
- registrar a frequência dos estudantes;
- atribuir tarefas e avaliações;
- entre outras atividades relacionadas ao acompanhamento do desempenho.
Esse registro preciso e detalhado proporciona uma visão abrangente do progresso de cada aluno ao longo do tempo. Dessa maneira, os educadores identificam áreas de melhoria e desenvolvimento, bem como reconhecem conquistas e pontos fortes.
Além disso, o diário de classe on-line integrado ao ERP oferece praticidade e segurança. Acesse e atualize informações em tempo real, de qualquer lugar e a qualquer momento, a partir de computadores, tablets ou smartphones. Isso elimina a necessidade de registros manuais em cadernos físicos ou planilhas, assegurando eficiência e precisão na gestão do progresso acadêmico.
Outro benefício significativo é a facilidade de comunicação. Os docentes compartilham informações sobre o desempenho dos alunos de forma rápida e transparente – tanto com os próprios estudantes quanto com seus responsáveis. Por meio do sistema, é possível enviar:
- comunicados sobre notas;
- feedbacks sobre o trabalho realizado em sala de aula;
- e até mesmo relatórios de desempenho periódicos.
Análises para professores
O ERP concede acesso a relatórios detalhados sobre o desempenho individual de cada aluno. Desse modo, os professores visualizam padrões e tendências específicas não tão evidentes durante o ensino em sala de aula.
Esses relatórios abrangem uma variedade de métricas. Entre elas, notas em avaliações, participação em atividades extracurriculares, comportamento em sala de aula e progresso ao longo do tempo.
A análise oportuniza a oferta de intervenções personalizadas. Ela auxilia na superação de obstáculos que os estudantes possam estar enfrentando para alcançar melhores resultados.
Além disso, há relatórios comparativos de turmas e disciplinas. Eles dão aos professores uma visão mais ampla do desempenho dos alunos em relação aos seus pares. Dessa forma, é possível fazer uma avaliação contextualizada do progresso dos alunos e verificar áreas específicas de força e fraqueza no currículo.
Com base nessa análise comparativa, os educadores ajustam suas estratégias de ensino. Igualmente, oferecem suporte adicional em áreas de dificuldade e desafiam os alunos em áreas onde eles demonstram proficiência.
Além disso, eles validam diferentes métodos de instrução, recursos didáticos e estratégias de avaliação. O propósito é entender o que está funcionando bem e o que precisa de ajustes. Essa autoavaliação contínua permite que os professores refinem e aprimorem suas práticas de ensino.
Funções para o financeiro
Para o financeiro, o ERP também traz funcionalidades importantes, como a gestão de mensalidades. Esta inclui:
- o registro e o acompanhamento de todas as mensalidades dos alunos;
- e o cálculo automático de valores devidos, com base em diferentes critérios, como planos de pagamento e descontos oferecidos.
O sistema possibilita a geração automática de cobranças e o acompanhamento de pagamentos. Assim, certifica-se de que todas as transações sejam devidamente registradas e reconciliadas.
O sistema também oferece ferramentas para o controle de despesas e receitas da instituição, como:
- o registro e o monitoramento das transações financeiras;
- o pagamento de fornecedores;
- o recebimento de doações;
- e os investimentos em infraestrutura e recursos educacionais.
Com isso, o departamento mantém um histórico preciso e atualizado das finanças da escola, facilitando a análise e o planejamento.
Outra função essencial é a emissão de boletos e notas fiscais, com geração e emissão automáticas. Por meio dela, todas as obrigações fiscais são cumpridas de acordo com a legislação vigente, evitando assim problemas legais.
Além das funcionalidades básicas, o sistema ERP para escolas oferece recursos adicionais. Por exemplo, relatórios financeiros detalhados, previsões de fluxo de caixa e integração com sistemas de gestão bancária e contábil.
Essas e outras ferramentas oportunizam uma gestão financeira eficiente e transparente. Proporcionam controle e integridade dos registros contábeis da escola para facilitar o acompanhamento e o planejamento financeiro em longo prazo.
Gerenciamento da biblioteca
A gestão eficaz da biblioteca é fundamental para promover o aprendizado e a pesquisa dentro de uma instituição educacional. Aqui, o software oferece funcionalidades específicas. Ele assegura que os recursos bibliográficos estejam disponíveis e acessíveis para alunos, professores e demais membros da comunidade escolar.
Vejamos o registro e a catalogação de todos os materiais disponíveis no acervo, por exemplo. Isso inclui livros, periódicos, materiais didáticos, mídias digitais e outros recursos educacionais. Cada item é cadastrado no sistema com informações detalhadas, como título, autor, editora, número de exemplares disponíveis, entre outros dados relevantes.
O ERP oferece ferramentas específicas para o controle de empréstimos e devoluções de materiais. Nesse sentido, registra quem retirou cada item, a data de retirada e a data prevista de devolução. Para garantir o cumprimento dos prazos e reduzir atrasos e multas, o sistema envia lembretes automáticos próximos à data de vencimento.
Da mesma forma, os usuários podem estender o prazo de devolução de materiais on-line, quando necessário. Assim, evitam transtornos e usufruem de um acesso flexível aos recursos da biblioteca.
Gestão de pessoal
O gerenciamento de pessoal também é contemplado no ERP. Os recursos simplificam os processos administrativos e contribuem para o bem-estar e a produtividade dos colaboradores da escola.
Uma das funcionalidades essenciais é o registro detalhado de funcionários, com cadastro de:
- informações pessoais;
- dados de contato;
- formação acadêmica;
- experiência profissional;
- e outros detalhes relevantes de cada colaborador.
Manter esses registros atualizados e organizados facilita a gestão do quadro de funcionários. Ainda mais, possibilita uma comunicação eficaz com cada indivíduo.
O controle de frequência dos colaboradores se dá por meio de registros de entrada e saída. Ademais, abrange o controle de horas trabalhadas e a gestão de faltas e licenças.
Assim, os gestores conseguem monitorar a presença dos colaboradores de forma precisa e eficiente. Consequentemente, verificam o cumprimento das obrigações trabalhistas e o controle do horário de trabalho.
Para facilitar a gestão de folha de pagamento, o sistema calcula automaticamente os salários e benefícios de cada colaborador. Aliás, faz isso com base em informações como carga horária, remuneração, descontos e adicionais. O ERP escolar também traz recursos para:
- a geração de holerites;
- a emissão de guias de pagamento;
- e o controle de pagamento de impostos e contribuições previdenciárias.
Além das tarefas operacionais, o software também inclui funcionalidades para a avaliação de desempenho dos colaboradores. Ou seja, envolve:
- a definição de metas e objetivos individuais;
- o acompanhamento do progresso ao longo do tempo;
- a realização de avaliações periódicas de desempenho;
- entre outros aspectos.
Com essas ferramentas, os gestores identificam pontos fortes e áreas de melhoria de cada colaborador. Logo, oferecem suporte e feedback construtivo para o desenvolvimento profissional.
Como escolher o melhor ERP para sua escola?
Deseja que a escolha do sistema ERP para escolas seja a mais adequada para as necessidades específicas da instituição? Então é essencial seguir algumas etapas importantes:
- Faça uma análise detalhada da situação da escola.
- Levante quais são as necessidades que podem ser atendidas pelo software.
- Defina os módulos e as funcionalidades indispensáveis.
- Analise se o ERP está disponível também na versão mobile.
- Avalie o custo-benefício da ferramenta.
- Verifique estrutura, suporte e soluções de empresas fornecedoras de ERP.
Lembre-se de que é importante escolher um fornecedor que já tenha expertise no segmento educacional. Ele deve garantir a qualidade do serviço oferecido ao orientar a gestão para a escolha da melhor solução. Também deve abordar a implementação do sistema, o treinamento da equipe e a potencialização da ferramenta.
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