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e-Social: o que é, como funciona e para que serve

Saiba o que é o e-Social, como ele beneficia sua empresa e como começar a utilizá-lo hoje mesmo!

A tecnologia está em todos os lugares, nos dias de hoje, para simplificar os trabalhos mais automáticos em sua empresa. O e-Social é um grande exemplo disso: o que era mecânico e repetitivo se tornou mais fácil e intuitivo.

Não sabe o que é o e-Social? Descubra abaixo e saiba como ele beneficia sua empresa e seus colaboradores.

O que é o e-Social?

O e-Social é o sistema digital de escrituração de obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias. Por meio dele, a empresa compartilha todos as informações referentes aos seus colaboradores com órgãos como a Receita Federal, a Previdência Social, o Ministério do Trabalho e a Caixa Econômica Federal.

Essas informações são compartilhadas em tempo real e ficam disponíveis em um só lugar. As empresas precisam incluir no sistema os dados de cada colaborador e ir adicionando informações com o passar do tempo.

Algumas das atualizações que a empresa deve incluir são:

  • Contratações;
  • Demissões;
  • Pagamentos de salários e benefícios;
  • Acidentes trabalhistas;
  • Pedido de seguro desemprego;
  • Recolhimento do FGTS, etc.

Para que serve o e-Social?

Embora possa não parecer a princípio, o papel do e-Social é simplificar o trabalho da empresa e dos órgãos pertinentes. Em um primeiro momento, colocar todos os dados de todos os colaboradores no sistema parece muito trabalhoso. Porém depois de um tempo, todos podem se beneficiar da informatização dessas informações.

Com os dados reunidos em um só lugar, se diminui os erros causados pelo acúmulo de informações em excesso. Menos dados serão perdidos, duplicados, danificados ou alterados sem autorização. Além disso, o empregador não precisa recolher separadamente essas informações sempre que precisar. E não corre o risco de se esquecer de enviar informações necessárias.

Da parte dos órgãos administrativos do governo, o e-Social também traz vantagens. Por exemplo, ele evita a sonegação fiscal e garante os direitos trabalhistas.

Com o e-Social, a criação e compartilhamento de documentos que dizem respeito ao trabalho deve ficar consideravelmente mais simples. Ele permite a integração de diferentes obrigações: previdenciária (recolhimento do FGTS, comunicação de acidente de trabalho, seguro desemprego); fiscal (PIS, Cofins, IPI, ICMS); e trabalhista (RAIS, Caged, folha de pagamento).

As empresas também precisam ficar atentas com as fiscalizações. O que antes só acontecia em visitas à empresa, hoje, acontece online. Por isso, é preciso organizar as informações no e-Social o quanto antes.

Como funciona o e-Social?

O e-Social é uma funcionalidade do SPED (Sistema de Escrituração Pública Digital). Por isso, é preciso entrar no sistema do SPED e fazer o cadastro da sua empresa. É importante dizer que, para isso, sua empresa vai precisar de uma assinatura digital.

Depois de fazer o cadastro, já é possível começar o cadastro dos colaboradores. Com o tempo, esse cadastro vai precisar ser atualizado.

Veja abaixo alguns fatores a serem considerados no cadastro e nas atualizações:

Dados pessoais e de vínculo empregatício

O sistema pede alguns dados pessoais básicos sobre os colaboradores e sobre o vínculo empregatício entre eles e a empresa.

Folha de pagamento

Tudo o que é pago aos colaboradores deve ser registrado com detalhes. Isso também vale para serviços terceirizados.

Eventos trabalhistas

É necessário adicionar contratações, afastamentos, férias, acidentes de trabalhos, demissões e outros eventos do tipo ao sistema.

Depois de cadastrados ou atualizados, esses dados passam por uma conferência, como acontece com as notas fiscais. Só depois disso é que eles são enviados para o governo. Por isso, sua empresa precisa estar sempre com os dados mais atualizados, evitando o retrabalho.

O e-Social pode parecer muito trabalhoso e, em alguns casos, pode ser um incômodo temporário para a empresa. Mas seus benefícios no futuro são claros e, por isso, vale a pena preencher o cadastro com cuidado.

Empresas que utilizam sistemas de gestão integrada podem preencher o e-Social de forma mais simples e eficiente. E a TRIYO pode ajudá-lo a entender mais sobre o assunto. Entre em contato pelo e-mail triyo@triyo.com.br e fale com um de nossos consultores!

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Equipe TRIYO

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