Como sistemas ERP e SGA ajudam na segurança de dados e na LGPD?

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) tem significativas implicações para todas as organizações brasileiras que processam esses dados. Por isso, é essencial entender os sistemas de gestão – ERP (Enterprise Resource Planning) e SGA (Sistema de Gerenciamento de Acessos).

Saber como eles conseguem ajudar na conformidade com a LGPD é fundamental para qualquer negócio. Aprenda mais sobre o assunto no decorrer deste texto.

Entenda o contexto atual da conformidade com a LGPD

Estar em conformidade com a LGPD é uma questão de sobrevivência no mundo digital e corporativo. Ela vigora desde 1o de agosto de 2021, então já valem as punições para operadores e controladores em desconformidade.

Segundo o levantamento do portal LGPDGoiás, apenas 16% das empresas nacionais estavam conformes com a segurança de dados. Na prática, os números baixos retratam o cenário no final do primeiro semestre de 2023. Nesse sentido, a maior dificuldade para a adequação está na compreensão da lei, que é abrangente.

Em síntese, a legislação exige que as corporações revejam os processos no tratamento de dados. Para isso, devem impossibilitar as práticas inapropriadas e os vazamentos.

Com efeito, as penalidades por descumprir a LGPD começam leves e terminam graves:

A punição mais amena por não estar em conformidade com a LGPD é a advertência. Nesse caso, o órgão fiscalizador adverte e estabelece uma determinada data para a regularização.
Ao não cumprir o prazo regularizador, a organização recebe uma multa. O valor da infração chega a 2% do faturamento, com um limite de R$ 50 milhões. Ademais, há a modalidade de multa diária, que também é de até R$ 50 milhões.
Dependendo do caso, a ANPD publica um aviso para informar que o negócio não aplica as diretrizes da proteção de dados pessoais. E obviamente essa publicação é ruim para a reputação organizacional.
Ao permanecer irregular, a organização tem bloqueados os sistemas que armazenam dados pessoais. Há uma paralisação temporária das operações que demandam essas informações, o que prejudica a produtividade.
Por fim, ocorre a eliminação dos dados pessoais. Como consequência, a corporação precisa começar o armazenamento do zero, pois não vai ter sequer as informações dos colaboradores.

O papel dos sistemas ERP na conformidade com a LGPD

Todas as áreas das empresas geram em torno de 2.000.000.000.000.000.000 bytes de dados diariamente. Essa é uma estimativa do relatório de notas do IT Chronicles, que calculou um valor de US$ 77 bilhões para essas informações em 2023. Aliás, até 2025, mais de 462 exabytes de dados serão gerados por dia.

Esses números refletem que cada vez mais as organizações usam os dados para compreender os consumidores e agregar valor competitivo. Consequentemente, a informação coletada serve para processar táticas de vendas ou estratégias para fortalecer o branding.

Entretanto, somente 26% das instituições têm uma cultura que se orienta por dados. Apesar disso, 94% acreditam serem cruciais as análises e as informações para o crescimento corporativo. Esses valores constam no relatório MicroStrategy de 2020.

Logo, por um lado, as marcas querem enriquecer o branding com estratégias baseadas em dados. Mas, ao não estarem quites com a LGPD, o “tiro pode sair pela culatra”! De fato, a desconformidade prejudica muito a imagem corporativa.

Definitivamente, a maioria dos negócios do mundo não está preparada para lidar com legislações de proteção de dados. Além da LGPD, no Brasil, podemos citar ainda o GDPR (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados), da Europa.

Fora as dificuldades na compreensão dos artigos legais, também é complicado aplicar a segurança nas rotinas laborais, mesmo ao seguir guias de conformidade. Isso é verdadeiro principalmente com métodos manuais, sem tecnologias que automatizam processos atrelados à LGPD.

ERP e SGA

Nessa conjuntura, há soluções como o ERP (Planejamento dos Recursos da Empresa) e o SGA (Sistema de Gerenciamento de Acesso). Ambas auxiliam na otimizam a conformidade das organizações com a LGPD.

O sistema ERP adequado à LGPD:

automatiza processos seguindo políticas de privacidade;
otimiza o controle integrado;
e facilita a auditoria de dados.

Isso é possível desde que o programa seja bem configurado e utilizado por colaboradores treinados.

Por sua vez, o sistema SGA de segurança integrado ao ERP contribui com monitoramento em tempo real e gestão de acessos.

No decorrer do texto, vamos compreender como a dupla ERP e SGA ajuda as organizações na conformidade com a LGPD.

Controle integrado de dados

Efetuar o tratamento de dados pessoais para estar em conformidade com a LGPD é o passo para evitar punições. Ao integrar aplicações de gerenciamento de acesso e centralizar informações, o ERP auxilia no cumprimento da lei com:

compliance jurídica;
administração de dados pessoais;
preferências e consentimento;
cuidados com compartilhamento;
exclusão e anonimização;
segurança criptográfica;
facilitação dos direitos de titulares;
minimização informacional;
treinamento do time;
transparência aos titulares;
e integrações responsáveis de APIs.

Adquirir um conhecimento profundo dos processos é a primeira etapa do sucesso na conformidade com a LGPD. Por essa razão, vamos explicar cada item que listamos acima sob o ponto de vista do controle integrado de dados. Siga a leitura.

Compliance jurídica

O ERP integra perfeitamente as normas jurídicas referentes à proteção de dados pessoais da LGPD. Isso significa que com configurações precisas podemos conferir conformidade a todo o processo de coleta, processamento e armazenagem.

Administração de dados pessoais

Você pode configurar o ERP para a armazenagem e a administração adequadas. O programa abarca dados de diferentes stakeholders, como parceiros de negócios, colaboradores ou clientes.

Além de tudo, o software abrange recursos para fortalecer o controle. Por exemplo:

Categorizar os tipos de dados.
Escolher prazos de retenção.
Ativar medidas de segurança para fortalecer a proteção das informações.

Integração com portais de autoatendimento e CRM

Alguns negócios disponibilizam portais de autoatendimento, nos quais os clientes conseguem efetuar o login para atualizar dados pessoais. Também há sistemas CRM que possibilitam aos consumidores editarem as informações de cunho pessoal.

Estes portais e o CRM podem estar integrados ao ERP para certificar uma sincronização de dados adequada. Desta maneira, com rapidez e efetividade os titulares exercem os direitos como a adição ou a exclusão das informações de uma forma abrangente, nos sistemas da corporação que se mantêm em conformidade e seguros.

Cuidados com o compartilhamento

Hábitos, documentos pessoais, endereço, nome, idade e dados sensíveis estão nas mãos das corporações. Todavia, não devem permanecer disponíveis para qualquer colaborador.

Nesse âmbito, o ERP automatiza os processos para esses conhecimentos seguirem só aos setores responsáveis por tratar dados. Como resultado, certificamos o controle das informações pessoais, em conformidade com a LGPD.

Exclusão e anonimização

O sistema ERP proporciona a atomização e a pseudonimização das informações. Esse programa adiciona camadas extras de proteção, de acordo com a vontade da pessoa.

Tal medida é essencial para proteger a privacidade e o lado individual da humanidade. Como um adicional, esses recursos auxiliam o software a agilmente deletar os dados, em concordância com as solicitações dos titulares.

Segurança criptográfica

No ERP, todos os dados armazenados ficam criptografados. Em essência, esse é um dos tipos de proteção de dados pessoais mais dedicados contra acessos desautorizados.

Minimização informacional

Com a configuração adequada, o ERP desempenha a coleta e o armazenamento somente das informações necessárias. Nesse sentido, a organização usa só os fatos imprescindíveis para executar processos empresariais e dispensa outras referências. Por conseguinte, tal procedimento otimiza a proteção de dados pessoais.

Treinamento do time

Em decorrência das altas exigências nas políticas de privacidade da LGPD, os ERPs facilitam a adequação das equipes. Para isso, muitos softwares de gestão fornecem módulos de treinamentos específicos. Consequentemente, cada colaborador entende como exercer boas práticas e responsabilidade na proteção de dados pessoais.

Transparência aos titulares

Por meio de APIs, o ERP se integra com sistemas e aplicações. Neste ponto de vista, as adoções de proteção implementadas para a defesa dos dados e processos no ERP podem ter influência na segurança de APIs.

Por exemplo, o ERP pode abranger uma autenticação de 3 fatores ao acesso a dados administrativos, de modo que a API integrada também consegue ter um processo similar à acessibilidade segura.

Integração segura com APIs

Por exemplo, o ERP pode abranger uma autenticação de 3 fatores ao acesso a dados administrativos, de modo que a API integrada também consegue ter um processo similar à acessibilidade segura.

Auditoria de dados e rastreabilidade

Também conseguimos fazer o sistema ERP monitorar todas as atividades para alertar em caso de violações legais. Além do mais, os ERPs avançados geram relatórios com alta riqueza de detalhes. Estes abordam práticas e medidas para certificar a conformidade com a LGPD.

Portanto, um ERP dedicado tem ferramentas de monitoria e auditoria de dados com rastreabilidade completa. Dessa forma, se torna automatizada a identificação das brechas de segurança que punem a empresa. De certo que automatizar é melhor do que usar processos manuais para garantir a efetivação das políticas de privacidade.

Gestão de incidentes

Uma vez que o ERP alerta sobre violações legais, ao mesmo tempo ajuda na gestão de incidentes. O app notifica com agilidade – a respeito das quebras de conformidade – os titulares e as autoridades reguladoras.

Assim, aplica-se a diretriz de avisar os usuários sobre as violações em menos de 48h, como estipula a LGPD. Ainda, a notificação ágil possibilita ações eficazes e rápidas para conter prejuízos e corrigir falhas.

O monitoramento das atividades é abrangente ao ponto de rastrear e registrar todos os acessos referentes aos dados pessoais. Melhor dizendo, o programa assegura que só colaboradores autorizados possam acessar e compartilhar, desde que esteja integrado com um bom SGA.

A integração entre ERP e SGA é o que uma instituição necessita para a incorporação completa das medidas de segurança. Desta forma, a organização ingressa de vez na regularidade da proteção dos dados e das políticas de privacidade.

Benefícios de um Sistema de Gerenciamento de Acessos (SGA) na proteção de dados

Um Sistema de Gerenciamento de Acessos (SGA) é uma tecnologia para o controle de acesso a dados pessoais nas organizações. Essa solução incorpora a administração de acessibilidade e de identidade. Tal programa integrável ao ERP possibilita que só usuários com autorização acessem dados, aplicações, transações e sistemas.

O SGA pode limitar ou impossibilitar o acesso. Além disso, variados níveis da infraestrutura de TI são integrados com o software. Esse programa concede ao administrador o controle de acesso de usuários em processos como:

criar, modificar e remover contas;
atribuir direitos;
conceder permissões;
autenticar;
e realizar o monitoramento de atividades.

Gestão de permissões de acesso

O SGA não é um simples programa de segurança de dados para a gestão de acessos. O dedicado sistema vai além ao definir profundamente toda a estrutura de acessibilidade. Em suma, isso inclui as seguintes premissas:

Desde o atendente até o gestor executivo, o SGA agrupa os usuários de acordo com funções e responsabilidades.
Cada colaborador recebe um perfil que está autorizado a acessar certos dados.
Em alguns casos pontuais, o administrador responsável pelo controle de acesso concede autorizações específicas. Com isso, um usuário de nível inferior entra nos databases de níveis superiores.
Existem identificações em uma, duas ou mais etapas consonantes com o grau de sensibilidade dos dados.
A gestão de acesso estipula determinados horários para o login funcionar.
O controle de acesso permite ao administrador cancelar logins ou executar outras ações de qualquer lugar – caso seja possível operar o ERP na nuvem.
Além da permissão das entradas, a gestão de acessos define quais users podem efetuar ações. Entre elas, citamos excluir registros, adicionar dados, entre outras.
No sistema de Gerenciamento de acessos (SGA), é possível ter um controle de acesso dinâmico. Assim, o gestor modifica as funções em concordância com as mudanças dos níveis de usuários ou dos requisitos de segurança.
Facilmente, a gerência revoga logins após o término de contratos com colaboradores ou condutas suspeitas de users.
O SGA conta com painéis interativos que simplificam toda a gestão de acessos e a geração de relatórios.

Monitoramento em tempo real

Logins, exclusões, visualizações e inserções são algumas atividades que o SGA monitora em tempo real. Além disso, os eventos de segurança também podem ser monitorados. Entre eles, tentativas de acessar dados sensíveis, entradas fora de horas usuais e falhas de login.

Um dos benefícios de aplicar o SGA ao ERP é o aprimoramento da segurança. Instantaneamente, as atividades suspeitas e os acessos desautorizados são identificados. Isso significa maior efetividade operacional, pois a informação imediata reduz o tempo de resposta.

Certamente, os dados em tempo real geram valiosos insights para a tomada de decisão bem informada.

Agora, compreenda três funcionalidades dedicadas do monitoramento instantâneo com SGA integrado ao ERP:

1 – Dashboards e alertas pró-ativos

Estar em conformidade com a LGPD é mais fácil com painéis de controle que monitoram tarefas em tempo real. Nessa condição, o administrador sabe quais modos estão em uso, o que cada usuário logado faz e muito mais.

Ademais, tanto em formato visual como gráfico, o programa informa sobre atividades suspeitas e anômalas. É interessante notar que esses alertas podem ser automáticos, com configurações padrão ou customizáveis pelo próprio gestor.

2 – Log de tarefas e relatórios automáticos

Operações e acessos são registrados com logs de atividades disponíveis para averiguações imediatas. Essas informações são cruciais para efetuar auditoria de dados, para saber quem responsabilizar por falhas.

Para o gestor auditar com conformidade, o software gera relatórios sobre o monitoramento ininterrupto. Esses índices revelam dados de acessibilidade e políticas internas com relação à conformidade com a LGPD.

3 – Emprego de IA e machine learning que operam em tempo real

Em sistemas SGA de segurança dedicados, a análise de comportamentos ocorre em tempo real. Os algoritmos de inteligência artificial e machine learning atuam para o ERP com SGA estar em conformidade com a LGPD.

A avaliação comportamental das tecnologias avançadas encontra padrões suspeitos e anomalias. Ao depender das configurações, o programa é capaz de tomar atitudes recomendadas, como cancelar o login ou deletar senhas.

Estratégias para implementar ERP e SGA visando à LGPD

Inegavelmente, o ERP é uma tendência global em alta. Desde 2022, o mercado desse sistema cresce 8%, com perspectiva de valer US$ 300 bilhões em 2027. Contudo, não espere que o programa realize tudo sozinho sem um preparo prévio.

O processo funciona melhor na medida em que é programado com maior qualidade. Isso quer dizer que toda a conformidade com a LGPD necessita ser programada no ERP e no SGA. Isso deve acontecer antes da implementação e com dados limpos. Além disso, o desempenho também melhora conforme o preparo dos usuários.

Primeiro, antes de implementar o ERP com SGA, é necessário avaliar os riscos e mapear as informações. Também existe a necessidade de treinar e conscientizar os users a respeito das práticas de gestão de dados. Só com essa abordagem o software começa bem e mantém uma vida útil em conformidade com a LGPD.

Mapeamento de dados e análise de riscos

O mapeamento de dados e a análise de riscos detalhada antes de implementar o ERP são fundamentais. Somente dessa maneira entendemos onde e como os dados pessoais são processados e armazenados.

Com o mapeamento, sabemos os fluxos de informações, como:

coleta de dados;
finalidades de dados;
políticas de compartilhamento;
e aplicativos de retenção.

Essa compreensão oportuniza às equipes responsáveis refinar todo o fluxo de dados. Com efeito, os processos entram em conformidade com a LGPD antes do ingresso no ERP.

Não se pode ignorar o fato de que mesmos os operadores terceirizados devem contribuir para o mapeamento. Essa performance faz os controladores perceberem se contratam ou fazem parceria com operadores responsáveis, que não se expõem a ameaças. Nesse ponto está o que chamamos de análise de riscos.

Uma documentação atualizada facilita os fluxos operacionais automatizados para incentivar a produtividade sem burlar a lei. Não esqueça que tanto o mapeamento como a avaliação de riscos são tarefas ininterruptas. Mesmo porque gestores antenados sabem que é uma prática contínua buscar a conformidade com a LGPD.

Treinamento e conscientização

Ininterruptamente, também figuram as tarefas de treino e conscientização sobre segurança de dados na regularidade da LGPD. De forma contínua, os colaboradores precisam receber treinamentos para aperfeiçoar as práticas de gestão de dados. Assim, todas as equipes aumentam a consciência sobre os requisitos da LGPD.

Aparentemente, isso tudo parece algo bem complexo, certo? Mas as facilidades surgem se sua instituição conta com a orientação de uma consultoria como a TRIYO, que comercializa um software de Sistema de Gerencialmento de acesso (SGA).

Temos expertise em projetos de ERP e sabemos como ninguém a metodologia adequada para implementar sistemas com treinos efetivos para usuários.

Desde a aprovação da LGPD, em 2018, os consultores da TRIYO trabalham com afinco em quatro ênfases:

Entender as nuances da LGPD.
Preparar as empresas para uma implementação legalmente adequada.
Implementar ERP e integrá-lo ao SGA que converge com os preceitos legais.
Treinar usuários para manter práticas seguras de gestão de dados, com suporte, abordagem educacional e recursos educativos.

ERP e SGA contribuem na conformidade com a LGPD

A vigência legal faz grande parte dos negócios no Brasil entrar em uma corrida contra o tempo. Isto é, as empresas precisam estar em conformidade com a LGPD. Do contrário, as organizações correm o risco de receber multas altas, prejudicar a reputação ou deletar sistemas.

Em épocas nas quais os dados são os ativos mais valiosos do mundo, a perda das informações gera prejuízos irreparáveis. Nesse cenário de ameaças surgem os ERPs e o SGA para ajudar nestes processo.

Ambas as tecnologias contribuem para a conformidade com a LGPD. O ERP viabiliza controle integrado de dados, rastreabilidade e facilitações para a auditoria. Como complemento, o SGA proporciona uma efetiva gestão de permissão de acessos e monitoramento em tempo real.

Não obstante, a implementação de ERP e SGA apresenta contratempos. De fato, não basta ter orçamento disponível para comprar softwares. Também é preciso mapear os dados, rever processos de tratamento das informações e preparar os colaboradores para implementações eficientes.

Aparentemente, a implementação parece complexa. Porém, com a orientação da consultoria TRIYO, diminuem as complexidades. Nossos consultores são experientes em lidar com o tratamento de dados e o treinamento dos users – seja antes, durante ou depois da implementação de ERP e SGA.

A TRIYO oferece suporte e recursos educacionais para simplificar esse processo, com uma abrangência superior à de qualquer outra consultoria. Não à toa, fornecemos o melhor serviço do mercado. Disponibilizamos treinos transformadores da cultura organizacional, que passa a ser bem orientada por dados.

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