Otimização da gestão empresarial ERP: soluções integradas para transformar sua empresa

A otimização da gestão empresarial ERP é uma realidade, pois este sistema administrativo pode ser moldado para atender as necessidades business. Como benefícios da implementação customizada neste software gerencial há:

tarefas automatizadas;
melhor produtividade com total integração dos setores;
menos erros operacionais;
e fácil acompanhamento dos processos em tempo real.

Para você ter uma ideia sobre o que é sistema ERP integrado, imagine um programa capaz de integrar os setores do negócio. Mais do que isso, um software que simplifica o fluxo de trabalho entre as áreas e unifica informações. Como resultado, com dados em tempo real fica fácil ao gestor tomar decisões corretas habilmente.

No cenário antigo, cada setor tem um programa isolado e isso dificulta uma administração efetiva. Em contrapartida, o quadro do presente e futuro com ERP é de negócios autônomos, bem customizados e com comunicação interligada. Na atualidade, a capacidade de automação do programa para tarefas rotineiras tem se tornando bem abrangente. E o futuro está promissor!

Por exemplo, com o ERP automatizado o setor financeiro sabe em tempo real os ganhos de todas as filiais. Assim, no total controle do fluxo de caixa, automaticamente o programa contribui para planejar investimentos, pagamentos ou orçamentos de projetos.

Da mesma forma, a gestão de suprimentos avalia os dados produtivos sobre o chão de fábrica e o estoque, cruzados no ERP. Desse jeito, a administração planeja com êxito a compra de insumos ao avaliar alguns relatórios automáticos.

Por viabilizar a integração que transforma processos, não é uma surpresa o fato de este sistema estar em expansão mundial:

só no ano de 2022, o mercado global de ERP aumentou 8%;
em 2024, a HG Insights estima que 1,4 milhão de empresas devem investir US$183 bilhões nos programas ERP;
e conforme a Opkey, durante 2027 o mercado de ERP vai valer US$300 bilhões, aproximadamente.

Desafios na implementação ERP e como superá-los com uma consultoria especializada

Para a gestão empresarial ERP ser otimizada, a implementação do software está repleta de desafios. Desde o planejamento inicial até à manutenção, a corporação tem de ser prudente com fins de maximizar ERP e reduzir custos. Do contrário, além de custar caro, o sistema não opera com efetividade. Realmente, vira mais um elefante branco do que uma solução performática.

Aliás, planejar rápido e bem sem assistência é árduo. Somente 13% das organizações entram em operação no ERP antes do esperado e 49% começam a operar conforme o cronograma. Ou seja, menos da metade! De certo, esta dificuldade do pontapé inicial reflete as complexidades de efetuar identificação e mapeamento dos processos corporativos. Isso com rapidez e eficácia.

Além de que, a integração dos processos e sistemas legados é desafiadora. Mais de 30% dos stakeholders de ERP indicam que o teste de integração consiste no maior obstáculo produtivo! Ademais, aproximadamente 80% dizem que têm aumentado os investimentos para testar integrações em 2024, se comparar a 2023.

Porém, com a assistência de uma consultoria especialista em implantação ERP estas adversidades são superadas. De fato, os consultores sabem como ter segurança, agilidade e economia para:

avaliar as demandas corporativas;
identificar requisitos específicos de cada área do negócio;
desenvolver um projeto rico em estruturas e detalhes;
e implementar soluções para otimizar a integração com fins de maximizar ERP.

Identificação e mapeamento de processos

Inicialmente, para ter a perfeita gestão empresarial ERP no sistema “tudo em um” é preciso identificar e mapear todos os processos. Afinal, o que é sistema ERP efetivo senão um software útil por integrar todas as atividades corporativas com abrangência.

Aqui, o problema é que parte dos negócios não efetua a aderência adequadamente. Em outras palavras, diversas corporações deixam de mensurar os próprios aspectos tecnológicos e processuais para saberem se têm condições de aderir a qualquer software de gestão.

É comum à organização que não identifica e mapeia direito implementar sistemas, cujo padrão sequer atende a maioria das atividades. Com efeito deste erro vital, existe uma limitação direta nas sugestões de módulos disponíveis e customizações.

Neste âmbito, há uma exigência de mais investimento em Tecnologia da Informação. Inclusive nos upgrades que em ERPs mal planejados e muito personalizados não costumam ser fáceis para o time de TI.

Resumidamente, a aderência ruim pela escassez qualitativa no mapeamento resulta em experiências como:

pouca eficiência na gestão empresarial ERP;
implantação ERP sem um perfeito sincronismo de dados dos processos integrados;
dificuldades para maximizar ERP;
colaboradores que não usam o software na totalidade;
desconfiança para tomar decisões com base nas informações do sistema;
descentralização dos dados;
atividades paralelas fora do programa como a utilização de planilhas Excel e Google Sheets;
e utilização de um ERP diferente para cada área corporativa.

Como uma consultoria contribui para identificar e mapear processos?

A consultoria efetua a identificação e o mapeamento de processos de uma maneira estratégica. Isso engloba um fluxograma dedicado. Em outras palavras, consiste no desenvolvimento da representação visual do total fluxo de trabalho para:

mapear as sequências de atividades e documentar todos os passos processuais;
entender os pormenores de cada operação e das tarefas dos responsáveis;
e compreender o funcionamento do negócio como um todo.

Na prática, este mapeamento decifra de um jeito simples as complexidades operacionais. Trata-se do desenho que aponta o relacionamento das etapas produtivas e os pontos decisivos para concluir os processos.

Os tipos de mapeamento das consultorias ERP

O mapeamento popular é o fluxograma. Nele, há a criação de um simples mapa que engloba os processos gerais. Neste método, a mapeação pode ser desenvolvida por qualquer ferramenta com recursos visuais. Outras metodologias são:

software de mapeamento: com ferramentas BPM (Business Process Management) mapeamos de maneira interativa e digital, em inúmeras possibilidades de layout. Neste caso, dá para acompanhar todo o desenvolvimento e identificar gargalos no decorrer da implantação ERP.
fluxo de valor: popular em projetos de lean manufacturing, este mapa tem mais nuances do que um simples fluxograma. São ótimos nas análises profundas para desvendar a cadeia de valor de uma organização.
diagrama de raia: tem semelhança ao fluxograma padrão. A diferença é que cada fase se organiza segundo os postos de trabalho dos colaboradores responsáveis ou conforme as equipes.
e mapa de cima para baixo: o foco está nas tarefas primordiais, desde o setor básico até a área executiva. Neste caso, não há enfoque em muitos detalhes como funções, pontos de retrabalho, entre outros.

Os prós do mapeamento com consultorias ERP

A vantagem do mapeamento dedicado é saber qual ERP e quais módulos atendem melhor o lado produtivo e o budget da organização. Outros benefícios desta metodologia que consultorias aplicam são:

identificar formas de agregar eficiência e reduzir gargalos de etapas processuais desnecessárias;
sugerir aperfeiçoamentos produtivos;
encontrar pontos de melhorias com automação de tarefas repetitivas, transformação de processos e eliminação do retrabalho;
definir bem os processos e seguir uma padronização adequada;
saber o estado atual das fases produtivas com clareza;
qualificar a comunicação entre as áreas do negócio;
ter transparência operacional e facilitar para gerar um sistema em compliance com a legislação, por exemplo, a LGPD;
e gerar resultados consistentes com menos recursos na implantação ERP.

Em especial nas empresas maiores e repletas de divisões setoriais, não é simples mapear todos os processos sem consultores. Principalmente com documentação inadequada. Neste caso, também vale a pena contratar uma consultoria especialista que tem o costume de mapear processos complexos sem abrir mão da presteza.

Estratégias de customização e integração

Uma outra barreira para otimizar a gestão empresarial ERP está na falta de abordagem estratégica em customização e integração. Atenção: Customizar ou integrar sem o pensamento estratégico de um consultor não garante o atendimento à demanda operacional.

Como resultado, a ineficiência estratégica gera um sistema incapaz de suportar as operações diárias. Também emergem prejuízos em escalabilidade. Porque, o ERP não fica preparado para a fácil expansão futura, sendo suscetível a incompatibilidades com upgrades e novos módulos. Outras desvantagens neste quesito são:

usuários adotam sistemas paralelos para as atividades que o ERP é incapaz de fazer;
processos fragmentados com informações isoladas e pouco confiáveis;
duplicação de entradas de dados;
mais trabalho e retrabalho manual;
falha de comunicação entre os sistemas;
tempo de resposta lento;
dificuldades para sincronizar dados;
complexidades desnecessárias ao sistema;
aumento de custo e tempo para a implementação;
vulnerabilidades de segurança que permitem o acesso desautorizado a informações sensíveis;
impossibilidade de assegurar que customizações e integrações esteja nos conformes com as regulamentações;
interface confusa e com pouca intuitividade;
e dificuldade no treino ou suporte para os colaboradores entenderem como funciona o ERP.

Não por acaso, ¼ das instituições implementam ERP sem nenhuma personalização. Em suma, tirando o orçamento curto, há duas razões para este quadro: O desconhecimento de uma holística abordagem estratégica e o receio de a customização causar disfuncionalidades críticas. Por decorrência de ambas, certos negócios deixam de aproveitar as vantagens do ERP personalizado.

Todavia, com a segurança operacional da consultoria, estes dois receios se tornam uma certeza tranquila. Com consultores, a empresa customiza e integra, na tranquilidade de que o sistema vai atender às requisições presentes e futuras.

Como as consultorias contribuem em estratégias de customização e integração?

O que é sistema ERP bem customizado e sempre preparado para a integração? Certamente, um software desenvolvido com auxílio da metodologia estratégica de uma boa consultoria para maximizar ERP. Para isso, os consultores efetivam práticas consistentes como:

compreender as necessidades e os objetivos da corporação com workshops e entrevistas;
mapear processos para documentar e avaliar áreas que demandam customização;
disponibilizar parcerias estratégicas com os fornecedores;
desenvolver protótipos de funções personalizadas e aplicar PoC (Provas de Conceito) para validações;
criar fluxos de trabalho, tabelas de configuração e parâmetros com ferramentas nativas do sistema ou com a customização;
assegurar que cada perfil de usuário tenha disponível as funções relevantes;
desenvolver módulos personalizados para a perfeita integração ao ERP;
customizar dashboards e relatórios para a otimização da gestão empresarial ERP com acesso a informação confiável;
testar para certificar que as funcionalidades atendem todas as perspectivas de cada usuário;
efetuar testes autônomos de integração de módulos e sistemas legados com o ERP;
aplicar APIs e interfaces necessárias;
utilizar processos e ferramentas de ETL para migrar dados ao ERP com automação e gerenciamento dedicado;
e certificar que os dados mestres sejam precisos e consistentes em todos os sistemas integrados.

As vantagens da abordagem estratégica em customização e integração

A customização do ERP com estratégia certifica que o software esteja alinhado a todos os pormenores dos processos corporativos. Tal abordagem assegura o alinhamento das atuais operações diárias e de demandas ao longo prazo. Outros prós são:

alta disponibilidade;
potencializar a gestão empresarial ERP com um sistema ágil que funciona de jeito bem natural e fluído;
maximizar ERP customizado com menos custos e mais benefícios;
fácil acompanhamento de metas e objetivos;
completa harmonização do fluxo de trabalho entre todos os setores com coesão organizacional;
disponibilidade de um ecossistema redondo para integrar a outros sistemas e aplicativos facilmente;
e utilização de uma ampla variação de ferramentas digitais para impulsionar um ambiente performático e inovador.

Melhoria da eficiência operacional com ERP

Somente 8,7% das organizações não otimizam a gestão empresarial após adotar o sistema. De certa forma, este número baixíssimo demonstra como a alta capacidade de automação do ERP agrega eficiência operacional. De fato, grande parte dos negócios que adotam esta tecnologia sentem na prática as melhorias em produtividade.

Além disso, apenas 23% das empresas acessam dados em tempo real para deliberar. Portanto, com a acessibilidade simultânea do ERP a sua organização vai ter vantagens operacionais na frente da concorrência.

Automação de processos de negócio

Segundo o estudo da CNI (Confederação Nacional da Indústria), quase 70% das empresas brasileiras utilizaram automação em 2022. Parte destas organizações usou ERP, um sistema com absoluto potencial para automatizar processos.

Na prática, a automação cada vez mais profunda é uma das tendências ERP. Com o bom mapeamento para estabelecer um sistema, já é possível identificar processos passíveis de serem automatizados. Mas, mesmo após a implementação, na utilização do dia a dia o gestor também encontra brechas para automatizar.

Um lado positivo do ERP é que este sistema integra diversas ferramentas para facilitar a integração à automatização. Contudo, o planejamento para implementar requer cuidado e de preferência a orientação de uma consultoria. Desta maneira, o projeto para automatizar vai beneficiar toda a organização sem prejudicar os processos pré-existentes.

Além do mais, com o ERP há ganhos em escalabilidade e flexibilidade. Isso favorece para a automação acompanhar as frequentes mudanças de requisitos business. Em resumo, ao automatizar este sistema com consultores existem ganhos como:

aumentar a produtividade e a economia de recursos ao automatizar tarefas repetitivas e burocráticas;
diminuir a sobrecarga de trabalho e o estresse das equipes operacionais;
efetuar uma eficiente integração de dados e estimular a comunicação entre os setores para impulsionar a gestão empresarial ERP centralizada;
automatizar a gestão de qualidade para padronizar as produções em grande escala, mesmo sem a presença física do gestor;
monitorar em tempo real todas as etapas produtivas do negócio;
reduzir custos com recursos físicos como papeis, impressora, cartucho de impressão e materiais de escritório;
agilizar os processos e atenuar não só os erros operacionais como a exigência de retrabalho;
melhorar a captação de leads porque um sistema redondo pode analisar os dados que expressam o comportamento dos clientes;
automação geral: gestão de contratos, processos de vendas, controle de estoque, administração financeira, RH, entre outras áreas.

Um exemplo prático de automação

Quase 70% dos negócios aderentes ao ERP acreditam que a gestão financeira representa a área que requer mais testes minuciosos. Com certeza, o setor das finanças tem um alto foco se o assunto é sistema de gestão automatizado.

Como exemplo de automação em voga, considere um empreendimento que fornece serviços e tem diversos contratos ativos no Brasil. O ERP está integrado com todas as prefeituras do país e trabalha na comunicação automática. Assim, com um simples clique no botão ou em uma rotina programada, o sistema faz o ciclo produtivo completo:

aciona a área de contas a pagar para cobrar clientes;
emite uma forma de pagamento como boleto ou Pix;
envia a nota fiscal automaticamente;
registra no fluxo de caixa a movimentação;
e outras atividades financeiras de maneira autônoma.

Visibilidade e controle em tempo real

Com a implantação ERP bem integrada, na única plataforma o gestor tem o fluxo de todos os processos corporativos. Assim, pela disponibilidade informativa em tempo real, há ganhos significativos na gestão empresarial ERP com a redução de erros deliberativos.

Além do que, a corporação se torna transparente e menos suscetível a discrepâncias informacionais aos colaboradores produzirem melhor. Adicionalmente, a transparência impulsiona a comunicação entre os setores e a colaboração dos staffs multifuncionais.

Diferenciais da TRIYO Tecnologia

Com equipe sênior com mais de 20 anos de experiência em softwares de gestão, a TRIYO protagoniza a liderança de consultorias ERP. Com metodologia ágil, gestão colaborativa, otimização de custos e ROI, sabemos superar os desafios dos contratantes para a implementação performática.

Metodologia ágil e gestão colaborativa

Com métodos ágeis e gestões colaborativas otimizamos a eficácia, a eficiência e a flexibilidade na implantação ERP. Somos adeptos aos princípios do Manifesto Ágil, para entregar valor contínuo. Estamos preparados para as mudanças repentinas e ao desenvolvimento incremental.

Operamos em ciclos curtos de desenvolvimento como uma consultoria de TI ERP veloz. Antes de cada sprint, efetuamos reuniões para planejar todos os itens de backlog. Também estamos empenhados nos check-in diários, com curtas reuniões para discutir o ontem, direcionar o presente e planejar o futuro.

Nas reuniões sprint, apresentamos os trabalhos concluídos e estamos abertos a quaisquer feedbacks. Desse modo, podemos incorporar novas funcionalidades em pleno desenvolvimento do projeto de implementação inicial ou de atualizações.

Também temos a ciência sobre o valor fundamental da gestão colaborativa. Juntos, conseguimos superar desafios. Parceiros, clientes e equipe de implementação, unimos os stakeholders em práticas como:

engajamento contínuo para o sistema atender a todas às necessidades;
feedback contínuo incorporado ao desenvolvimento;
colaboração para estreitar a comunicação entre stakeholders com diversidades de habilidades;
transparência ao informar todos os dados da implementação, em ferramentas de gestão de projetos ágeis e com relatórios regulares;
e respostas rápidas às mudanças nas prioridades organizacionais.

Otimização de custos e ROI com ERP

A TRIYO tem um setor específico para implementações em sistemas de cada ramo produtivo como indústria, varejo, serviços, entre outros. Isso propicia mais conhecimento dos setores, otimização de custos e ROI com ERP.

Além disso, adotamos estratégias para garantir a entrega contínua de valor. Garantimos a mitigação de risco, o uso eficiente de recursos e o planejamento com riqueza de detalhes. Alguns dos nossos pontos fortes em implantação ERP são:

fornecemos orçamento detalhado com cronograma realista;
definimos bem os marcos e as entregas para manter o projeto alinhado aos custos planejados e prazos;
ajudamos a definir as melhores soluções para atender às requisições corporativas sem aumentar os gastos;
sempre que possível reutilizamos componentes e usamos as funções padrões para diminuir custos de customização;
reduzimos o tempo de inatividade e aumentamos a produtividade ao disponibilizar programas de treinos efetivos;
diminuímos interrupções e resistência cultural dos colaboradores com uma eficaz gestão de mudanças;
encontramos processos repetitivos passíveis de serem automatizados;
implantamos soluções de monitoramento contínuo para com rapidez identificar e resolver falhas;
estamos com suporte técnico disponível na pós-implementação;
estabelecemos KPIs que mensuram a efetividade do sistema;
e implementamos tecnologias que geram relatórios periódicos de ROI.

Case de sucesso na redução de custos

Em um histórico caso de sucesso, a Vivest, maior entidade fechada de previdência complementar de capital privado do Brasil, procurou a TRIYO para resolver um grande desafio. A empresa precisava de mudanças no sistema Protheus com cerca de 300 customizações que também demandavam suporte dedicado.

Como resultado, depois que se adaptou às regras da corporação rapidamente, a TRIYO aplicou a metodologia ágil. Com transparência e colaboração, a consultoria encontrou e entregou a solução menos impactante para as operações da Vivest.

No final, todas as implementações foram realizadas com sucesso, inclusive em redução de custos e tempo da implementação. Esta relação comercial gera frutos, pois até hoje a Vivest conta com a TRIYO para efetuar novas atualizações do sistema. Conheça mais sobre a história ou a respeito de outros casos de sucesso.

A otimização da gestão empresarial ERP começa com um excelente planejamento para a implementação

Identificar processos, efetuar mapeamento preciso, estabelecer estratégias de customização e integração que funcionam praticamente. Estes são os principais desafios para a implantação ERP.

Porém, com a assistência da consultoria TRIYO estas adversidades são superadas sem dificuldades. Trabalhamos com métodos ágeis, gestão colaborativa, otimização de custos e ROI.

A gestão empresarial ERP é uma realidade no sistema eficiente que automatiza processos, integra setores, concede visibilidade, otimiza a disrupção operacional e o controle em tempo real.

Para agregar eficiência na implantação inicial, manutenção ou atualização do seu software, o caminho do êxito está em receber a consultoria da TRIYO. Contate nossos consultores ERP para saber mais dos serviços.

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