Saber quem alterou uma informação, quando a mudança aconteceu e quais dados foram modificados é essencial para manter o controle de um sistema ERP TOTVS®.
No ERP TOTVS Protheus®, esse acompanhamento está passando por uma mudança importante: a centralização dos processos de auditoria no Embedded Audit Trail.
Com a release 12.1.2510, recursos anteriores de auditoria deixam de ser utilizados para novas gravações, enquanto a nova ferramenta assume um papel central.
Na prática, empresas que utilizam o ERP precisam entender a mudança, revisar suas configurações e garantir que os registros necessários continuem sendo realizados corretamente.
Mais do que uma alteração técnica, a novidade influencia a forma como as equipes de TI acompanham atividades realizadas dentro do ambiente e reforça a importância de manter o ERP atualizado.
O que é o Embedded Audit Trail?
O Embedded Audit Trail é um recurso desenvolvido para realizar a auditoria das atividades dos usuários do ERP TOTVS Protheus® no banco de dados. A solução permite registrar operações e posteriormente consultar informações relacionadas às alterações realizadas no sistema.
Segundo a documentação oficial, a ferramenta foi desenvolvida considerando quatro premissas principais: alto desempenho, facilidade de instalação e configuração, simplicidade de operação e segurança.
Isso permite que a auditoria do ERP TOTVS Protheus® seja configurada de acordo com as necessidades da organização.
É possível estabelecer regras para determinar quais informações precisam ser acompanhadas, criando uma estrutura de rastreabilidade mais adequada à realidade de cada operação.
Esse tipo de controle ganha importância principalmente em ambientes com grande quantidade de usuários, processos críticos e movimentações constantes de dados.
O que muda com a release do ERP TOTVS Protheus 12.1.2510?
A mudança não aconteceu de uma única vez. A TOTVS® iniciou um processo de centralização das auditorias e, na versão 12.1.2410, algumas delas já começaram a ser direcionadas ao novo modelo.
A partir da release 12.1.2510, esse movimento avança: as auditorias anteriores do Configurador entram em desuso para novas gravações, permanecendo disponíveis para consulta, enquanto a gestão das novas auditorias passa a ser realizada pelo Embedded Audit Trail.
Uma das mudanças importantes envolve a rotina Log de Campos (CFGX052). Ela permitia definir tabelas, campos e operações que deveriam ter suas alterações registradas.
Com a nova versão, essa rotina é descontinuada e substituída pelo novo recurso.
Portanto, empresas que ainda dependem das configurações anteriores precisam prestar atenção ao processo de transição.
A auditoria do Protheus® não deve ser tratada como um detalhe da atualização: é necessário verificar quais regras são utilizadas atualmente e como elas serão mantidas no novo modelo.
Por que centralizar as auditorias do ERP?
Ter diferentes mecanismos para registrar e consultar alterações pode tornar a administração do ambiente mais complexa. A centralização busca tornar esse processo mais consistente e simplificar o acompanhamento das informações.
Com o Embedded Audit Trail, o ERP TOTVS Protheus® passa a concentrar os registros de auditoria em uma ferramenta específica para essa finalidade.
Para a equipe responsável pelo ERP TOTVS Protheus®, isso facilita a definição de políticas de acompanhamento. Em vez de pensar somente em “registrar tudo”, a empresa pode avaliar quais tabelas, campos, usuários e operações são realmente relevantes para suas necessidades de controle.
Essa organização também pode facilitar investigações internas. Imagine, por exemplo, que um dado importante tenha sido alterado e a equipe precise descobrir a origem da modificação.
O sistema ERP TOTVS Protheus® corretamente configurado oferece rastreabilidade para analisar o ocorrido e identificar as atividades registradas.
O que pode ser acompanhado?
As regras de auditoria podem ser configuradas considerando diferentes níveis, como grupos de empresas, tabelas e campos. Dessa forma, a organização consegue estabelecer quais informações precisam de acompanhamento.
Dependendo da configuração adotada, é possível registrar atividades de usuários relacionadas às operações realizadas no banco de dados e posteriormente consultar os registros gerados.
Um ponto merece atenção: a auditoria não funciona retroativamente. Os relatórios apresentam as operações registradas depois que o recurso e suas respectivas regras são configurados.
Alterações anteriores à ativação não passam automaticamente a fazer parte do histórico.
Por isso, deixar a configuração para depois da atualização pode criar uma lacuna indesejada na rastreabilidade. Antes de colocar a release 12.1.2510 em produção, é recomendável mapear as necessidades da empresa e validar o funcionamento das regras.
Auditoria também é uma questão de governança
A auditoria do ERP TOTVS Protheus® não deve ser vista apenas como uma ferramenta para descobrir quem realizou determinada alteração. Quando bem estruturada, ela também contribui para uma gestão mais organizada do ambiente.
Quanto maior a quantidade de usuários e processos dentro do ERP, maior tende a ser a necessidade de rastreabilidade. Cadastros, parâmetros e informações operacionais podem interferir diretamente em diferentes áreas da empresa.
Ter registros adequados ajuda as equipes responsáveis a investigar ocorrências, compreender alterações e manter maior controle sobre atividades relevantes.
O Embedded Audit Trail também pode apoiar políticas internas de segurança e governança ao oferecer informações que ajudam a reconstruir determinadas ações realizadas no sistema.
Mas a ferramenta, sozinha, não resolve tudo. É necessário definir corretamente o que será auditado e manter uma política coerente com os riscos e processos da organização.
Como se preparar para a mudança?
O primeiro passo é identificar quais recursos de auditoria a empresa utiliza atualmente. Se existem regras configuradas no Log de Campos ou em mecanismos que estão entrando em desuso, elas precisam ser consideradas durante a atualização.
Também é importante revisar tabelas e campos críticos, identificar quais operações devem gerar registros e testar as configurações antes de colocá-las definitivamente em produção.
A própria TOTVS® disponibilizou, ainda na versão 12.1.2410, recursos para apoiar a importação de campos auditados para o Embedded Audit Trail. Tudo isso reforça a importância de planejar a transição, em vez de simplesmente atualizar o ambiente e verificar as consequências posteriormente.
Outro cuidado está no volume de informações. Auditar indiscriminadamente qualquer operação pode gerar uma quantidade elevada de registros. O ideal é definir critérios alinhados às necessidades de segurança, governança e rastreabilidade da organização.
Por isso, a atualização para a release 12.1.2510 do ERP TOTVS Protheus® deve envolver análise, configuração, testes e validação.
Atualizar o ERP TOTVS Protheus® exige planejamento
Mudanças de release não se resumem à instalação de uma nova versão. Elas podem alterar recursos utilizados diariamente pelas equipes e exigir ajustes em configurações, integrações, customizações e processos internos.
No caso da auditoria do TOTVS Protheus®, é fundamental garantir que a transição preserve a rastreabilidade necessária para a operação. Quanto mais crítica for a utilização do ERP, maior deve ser o cuidado com o planejamento.
A TRIYO possui profissionais especializados em sistemas de gestão ERP e experiência em projetos de diferentes níveis de complexidade.
A empresa também atua com atualização de releases, suporte e implementação de soluções TOTVS®, acompanhando o ciclo de vida dos sistemas para tornar as mudanças mais seguras e organizadas.
Se sua empresa utiliza o ERP TOTVS Protheus® e precisa se preparar para a release 12.1.2510, conte com a TRIYO para avaliar o ambiente, planejar a atualização e adequar as configurações do novo modelo de auditoria.
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