Gestão de Empresas

Entenda a importância da atualização de software para a eficiência dos sistemas de gestão

Os sistemas de gestão utilizados pela sua empresa estão obsoletos, apresentam falhas ou dificultam a operação eficiente? Nesses casos, a importância da atualização de software fica evidente. 

Vejamos a última pesquisa “Panorama Mercado Software 2024”, divulgada pelo Portal ERP. Segundo o estudo, 33,31% das empresas planejam adquirir ou trocar seus sistemas ERP nos próximos dois anos. 

O estudo revela ainda que, em 2024, 12,2% das organizações devem priorizar a alocação de recursos para Business Intelligence. Enquanto isso, 10,38% darão ênfase a indicadores estratégicos (Dashboards/Balanced ScoreCard), e 10,15% vão focar a migração para a nuvem

Os números destacam a necessidade contínua de modernização tecnológica para manter:

  • a competitividade;
  • a tendência de investimentos em tecnologias que otimizam a tomada de decisão;
  • a gestão de informações;
  • e a importância da atualização de software, para que os sistemas atendam às necessidades atuais e antecipem demandas futuras.

Acompanhe a leitura do artigo que preparamos para saber mais sobre o assunto. Conheça as vantagens da atualização constante, os desafios na gestão e como a TRIYO é a parceria perfeita para seu negócio.

Por que atualizar seus sistemas de software?

A importância da atualização de software está na garantia de que a sua empresa se mantenha competitiva e produtiva. Isso porque, com a rápida evolução tecnológica, sistemas que não são atualizados regularmente se tornam obsoletos. Assim, resultam em perda de funcionalidade e eficiência

As atualizações de software frequentemente incluem melhorias de desempenho e novas funcionalidades. Elas otimizam os processos de negócios e proporcionam vantagem competitiva. 

Afinal, manter seus sistemas devidamente atualizados traz benefícios significativos para a sua instituição. Isso faz com que a sua empresa esteja utilizando as ferramentas mais recentes e funcionais disponíveis no mercado.

É importante saber que os desenvolvedores frequentemente lançam atualizações para corrigir problemas que afetam a estabilidade e o desempenho do sistema. Ignorar essas atualizações resulta em falhas operacionais que acabam:

  • causando interrupções nas operações diárias;
  • ocasionando perda de dados;
  • e afetando negativamente a produtividade da empresa. 

As leis e as normas de conformidade também são uma preocupação. As empresas precisam se adaptar a essas mudanças para evitar penalidades e manter a reputação. Nesse aspecto, um software renovado assegura essa conformidade, enquanto promove uma cultura de inovação e melhoria contínua.

Segurança e proteção contra ameaças

Testemunhamos atualmente o aumento das ameaças cibernéticas, como malware, ransomware e ataques de phishing. Nesse cenário, as empresas estão cada vez mais vulneráveis a violações de dados e outros tipos de ataques. 

Diante disso, as atualizações de software frequentemente incluem patches de segurança que corrigem vulnerabilidades descobertas. De tal forma, defendem os sistemas contra essas ameaças. Manter o software atualizado é, portanto, uma medida preventiva para proteger informações sensíveis e evitar perdas financeiras.

A inércia tecnológica deixa a empresa exposta a riscos que poderiam ser facilmente evitados. Hackers são conhecidos por explorar falhas para acessar sistemas e dados corporativos. 

Uma pequena brecha compromete a integridade dos dados, acarreta o roubo de informações confidenciais e danifica a reputação da empresa. A atualização regular dos sistemas é uma prática que fortalece a defesa contra ataques cibernéticos e promove a segurança das operações.

A proteção contra ameaças também envolve a educação e a conscientização dos funcionários sobre a importância da atualização de software. Muitas vezes, a relutância se deve à falta de conhecimento sobre os riscos associados ao uso de um sistema desatualizado. 

Compatibilidade e integração

É comum que novos sistemas e aplicações exijam versões atualizadas de software para funcionarem corretamente. A falta de compatibilidade traz problemas de integração, dificulta a comunicação entre diferentes sistemas e impacta negativamente a eficiência operacional.

Um software atualizado se integra perfeitamente com outras ferramentas e plataformas utilizadas pela empresa. Empresas que atualizam seus sistemas estão mais bem posicionadas para implementar novas soluções tecnológicas que melhoram a eficiência e a produtividade. 

A capacidade de integrar novas tecnologias possibilita uma adaptação rápida às mudanças do mercado e a manutenção de vantagem competitiva. Assim, a compatibilidade e a integração são facilitadas para que a empresa se beneficie das mais recentes inovações tecnológicas.

Manter a compatibilidade entre diferentes sistemas também é fundamental para a continuidade dos negócios. Softwares desatualizados acabam sendo incompatíveis com novos sistemas operacionais, hardware ou outras ferramentas.

Daí a relevância de que seus sistemas continuem a funcionar de maneira harmoniosa. Tal funcionamento minimiza o risco de interrupções e garante o seguimento das operações. 

Aumento de eficiência e produtividade

Novas versões de software são projetadas para serem mais rápidas, estáveis e eficientes. Dessa maneira, oportunizam tempos de resposta mais rápidos e menor tempo de inatividade. Essas melhorias:

  • possibilitam que os funcionários trabalhem com maior eficiência;
  • reduzem o tempo para completar as tarefas;
  • e aumentam a produtividade geral.

Por isso, é perfeitamente possível afirmar que atualizar o software é uma maneira de maximizar o desempenho operacional da empresa. As novas funcionalidades:

Manter o software atualizado garante, então, que a empresa esteja utilizando as melhores ferramentas. Com isso, amplia sua produtividade e otimiza seus processos

A experiência do usuário também merece ser destacada. Sistemas intuitivos e fáceis de usar, com interfaces aprimoradas e funcionalidades eficientes, reduzem a curva de aprendizado e aumentam a satisfação

Funcionários satisfeitos com as ferramentas que utilizam são mais propensos a produzir e se engajar em suas funções. Assim, a importância da atualização de software também contribui para um ambiente de trabalho positivo e motivador.

Desafios na gestão de atualizações de software

Gerenciar atualizações de software é uma tarefa complexa para qualquer organização. Um dos principais desafios está na identificação e na priorização das atualizações necessárias. 

A frequência com que novos patches e versões são lançados dificulta a determinação dos mais urgentes ou relevantes para o negócio. Falta então um processo estruturado para avaliar e priorizar essas atualizações. Tal ausência resulta em sistemas desatualizados e vulneráveis a falhas e ataques cibernéticos.

Outra dificuldade é a coordenação dessas atualizações em um ambiente de TI heterogêneo. Afinal, muitas empresas utilizam uma combinação de softwares proprietários e de terceiros, cada um com seus próprios ciclos de atualização. 

Deve-se garantir que todas as atualizações sejam aplicadas de maneira coordenada e que não causem incompatibilidades entre os diferentes sistemas. Essa medida requer um planejamento cuidadoso e uma comunicação eficaz entre as equipes de TI. 

Além disso, a resistência à mudança entre os usuários também atrapalha. Alguns funcionários relutam em adotar novas versões de software devido ao medo de perder produtividade ou enfrentar dificuldades técnicas. Superar essa resistência requer uma abordagem estratégica.

É preciso uma comunicação clara sobre os benefícios das atualizações, suporte técnico contínuo e treinamento adequado. Desse modo, todos se sentem confortáveis e competentes com as novas ferramentas.

Complexidade na implementação

A implementação de atualizações de software pode ser um processo intrincado e demorado, especialmente em ambientes de TI complexos.

Um dos fatores que explicam essa complexidade é a necessidade de testar as atualizações antes de implementá-las em ambiente de produção. Afinal, testes rigorosos são essenciais para que a nova versão do software funcione corretamente e não traga novos problemas. Isso exige tempo, recursos e uma infraestrutura de teste robusta, o que pode ser um empecilho para muitas organizações.

Além dos testes, a integração de novas atualizações com sistemas existentes também pode ser problemática. Tal processo afeta a compatibilidade com outros softwares, sistemas operacionais e hardware. 

Como resultado, surgem problemas de interoperabilidade que precisam ser resolvidos antes da implementação completa. Por exemplo, uma atualização de ERP pode modificar a forma como os dados são compartilhados com os sistemas de CRM. Isso exige ajustes adicionais para a continuidade das operações.

A complexidade na implementação também se estende à necessidade de minimizar o tempo de inatividade durante a atualização. Muitas vezes, as empresas não podem ou não desejam interromper suas operações por longos períodos. Planejar e executar uma atualização de software sem causar interrupções significativas requer coordenação meticulosa e estratégias.

Como exemplo, podemos citar a implementação de atualizações durante horários de menor uso ou a realização de atualizações em fases. Entretanto, esta última pode ser particularmente desafiadora para organizações que operam 24 horas por dia, sete dias por semana.

Custo de atualizações

O custo das atualizações de software é outro obstáculo significativo que as empresas enfrentam. Esses custos não se limitam à compra de novas licenças ou à assinatura de serviços de atualização. Também incluem despesas indiretas, como o tempo e os recursos necessários para planejar, testar e implementar as atualizações. 

Em muitas organizações, tudo isso representa uma parte considerável do orçamento de TI. Além disso, as atualizações frequentes exigem investimentos contínuos, dificultando a previsão e a gestão dos custos em longo prazo.

Além dos custos diretos, existem também custos associados à interrupção das operações durante o processo de atualização. Mesmo com planejamento cuidadoso, a implementação de atualizações causa períodos de inatividade ou redução na produtividade enquanto os sistemas são ajustados. 

Empresas que dependem de sistemas em tempo real, como bancos ou hospitais, podem ter perdas significativas nesses períodos de transição. Portanto, é importante considerar esses custos ao planejar o cronograma e a abordagem para as atualizações de software.

Novas versões frequentemente vêm com mudanças na interface do usuário e nas funcionalidades. Por isso, exigem que os funcionários passem por um período de treinamento para se adaptarem às novas ferramentas. Isso gera custos adicionais, tanto em termos de tempo quanto em recursos necessários para fornecer esse treinamento

Implementar um programa de atualização bem-sucedido requer uma análise cuidadosa desses custos. Também demanda a criação de um orçamento realista, que leve em conta todos os aspectos financeiros envolvidos.

Treinamento e adaptação dos usuários

Novas versões de software podem ser desafiadoras para os funcionários. Estes precisam aprender a navegar e utilizar eficientemente essas ferramentas. Nesse sentido, existe uma grande necessidade de investimento em programas de treinamento abrangentes. Por meio destes todos estarão devidamente capacitados e confortáveis com as mudanças

É possível incluir workshops, tutoriais on-line, manuais de usuário e sessões de treinamento prático. E, além do treinamento formal, o suporte contínuo durante o período de adaptação é essencial.

Mesmo após o treinamento inicial, algumas pessoas enfrentam dificuldades ou dúvidas sobre como utilizar certas funcionalidades do novo software. Uma equipe de suporte disponível para ajudar com esses problemas reduz a frustração. Igualmente, aumenta a confiança dos funcionários na utilização do software atualizado. 

A adaptação dos usuários também pode ser facilitada com uma comunicação clara e eficaz sobre as mudanças. Antes de implementar uma atualização, é importante conversar com os funcionários e explicar o que está mudando. Fale da importância da atualização de software e de como ela vai beneficiar suas atividades diárias. 

Envolver os usuários no processo de atualização, solicitando feedbacks e sugestões, diminui a resistência e aumenta a aceitação. Os funcionários precisam entender as vantagens, estar bem informados sobre o processo e se sentir parte importante dele. Assim, a transição tende a ser muito mais suave e bem-sucedida.

Como a TRIYO pode ajudar?

A consultoria ERP da TRIYO traz uma abordagem abrangente e especializada para a gestão de sistemas de software

Com uma equipe de consultores altamente experientes, a empresa se destaca em projetos de alta complexidade. Afinal, presta atendimento de qualidade a empresas de diversos portes e segmentos. 

Essa expertise permite à TRIYO identificar rapidamente as necessidades específicas de cada negócio e implementar soluções personalizadas. Tais soluções, aliás, maximizam a eficiência operacional e a competitividade no mercado. 

A profundidade do conhecimento nas soluções TOTVS® significa que oferecem um serviço de consultoria detalhado e eficaz. Isso vai ajudar a sua empresa a navegar pelos desafios de atualização, implementação e sustentação de software.

Além disso, a TRIYO é conhecida por fornecer soluções de software que preparam empresas para vencer desafios específicos de seus segmentos. Por exemplo, no setor de varejo, as soluções vão:

Enquanto isso, no setor manufatureiro, o foco reside na automação sustentável e na gestão eficiente de processos. No setor educacional, ajudam na captação e na retenção de alunos, facilitam a gestão de matrículas e os processos administrativos. 

Todas as soluções são projetadas para atender às demandas particulares de cada setor, proporcionando uma abordagem personalizada e eficaz.

A TRIYO oportuniza o acesso a uma variedade de serviços de infraestrutura e suporte. Dessa forma, as empresas têm a base tecnológica necessária para sustentar suas operações. Estão incluídos: 

  • instalação, configuração e monitoramento de servidores e bancos de dados;
  • virtualização;
  • e suporte DBA. 

Com essa infraestrutura robusta, a TRIYO garante que os sistemas de gestão estejam sempre operacionais e otimizados. Permite que as empresas se concentrem em suas atividades principais sem se preocupar com interrupções tecnológicas. 

Surge assim a combinação de consultoria especializada, soluções personalizadas e suporte abrangente. Ela torna a TRIYO uma parceira valiosa para qualquer empresa que busca melhorar sua gestão de software.

Expertise em soluções TOTVS®

A equipe de consultores da TRIYO conta com profissionais altamente qualificados, com ampla experiência em soluções TOTVS®. Isso oportuniza à empresa oferecer serviços especializados e eficazes

Os consultores entendem as nuances e as complexidades das soluções TOTVS®. Ao mesmo tempo, são capazes de adaptar essas soluções para atender às necessidades específicas de cada cliente. 

Essa expertise é especialmente vantajosa para empresas que operam em setores diversos e enfrentam desafios únicos. A TRIYO propõe implementar soluções sob medida que maximizam a eficiência e o retorno sobre o investimento.

Além da experiência em soluções TOTVS®, a TRIYO também oferece serviços relacionados à implementação e à integração de sistemas, incluindo:

  • a seleção de software;
  • o mapeamento de processos;
  • a implementação de sistemas;
  • o gerenciamento de projetos;
  • e a gestão da mudança. 

Por exemplo, ao implementar um novo ERP da TOTVS®, a TRIYO realiza uma análise detalhada dos processos de negócios existentes. Dessa maneira, desenvolve um plano de implementação que minimiza a interrupção das operações e maximiza os benefícios do novo sistema. 

Essa abordagem estratégica garante que cada implementação seja bem-sucedida e alinhada com os objetivos de negócios do cliente.

A TRIYO também se destaca pela capacidade de desenvolver soluções personalizadas que complementam as ofertas padrão da TOTVS®. A fábrica de software é especializada em rotinas específicas e personalizações que atendem às exigências exclusivas dos clientes. 

Deseja adicionar funcionalidades específicas ao ERP ou integrar o sistema com outras plataformas? A TRIYO tem o conhecimento necessário para criar soluções robustas e eficazes. 

Contar com essa capacidade de personalização é um diferencial importante. Desse modo, a sua organização aproveita ao máximo as soluções TOTVS® e melhora continuamente os processos de negócios.

Suporte personalizado

A TRIYO também se diferencia pela oferta de um suporte altamente personalizado. Ela acompanha os clientes desde a fase de implementação até o uso contínuo do software. Esse suporte é o que ajuda a garantir que as empresas obtenham o máximo benefício das soluções implementadas. 

O serviço inclui desde a resolução de problemas técnicos até a otimização de processos. Com isso, os sistemas de gestão estão sempre operacionais e alinhados com as necessidades do negócio. Esse nível de suporte contínuo é essencial para manter a eficiência e a produtividade após a implementação inicial.

Uma parte importante do suporte personalizado é o treinamento contínuo dos usuários. A TRIYO entende que a adaptação dos funcionários às novas ferramentas de software leva ao sucesso de qualquer implementação. 

Por isso, são oferecidos programas de treinamento detalhados e sob medida, ajustados às necessidades específicas de cada cliente. Tais programas abrangem workshops presenciais, tutoriais on-line e sessões de treinamento prático. 

Proporcionar um treinamento abrangente assegura que seus funcionários se sintam confortáveis e confiantes ao utilizar as novas soluções. Esse resultado, por sua vez, maximiza a produtividade e a eficiência.

Além do treinamento, a TRIYO ainda oferece suporte técnico contínuo. O objetivo é ajudar os usuários a resolver quaisquer problemas que possam surgir durante o uso do software.  

A prontidão e a eficácia fazem com que qualquer interrupção no uso dos sistemas seja minimizada. Desse modo, sua empresa mantém as operações sem grandes paradas.

A consultoria ERP da TRIYO oferece uma abordagem de suporte personalizada e proativa. Assim, assegura que seus clientes possam se concentrar nas atividades principais, sabendo que as necessidades tecnológicas estão bem cuidadas.

Abordagem estratégica para atualizações

A TRIYO entende a importância da atualização de software para a eficiência dos sistemas de gestão. Por isso, adota uma abordagem estratégica para que cada atualização seja realizada com competência. Ademais, preza pelo mínimo de interrupção para as operações do cliente.

O processo começa com uma análise detalhada das necessidades e dos objetivos de negócios do cliente. Segue-se então um planejamento meticuloso para ter a certeza de que a atualização vai ser implementada com proficiência. Essa abordagem estratégica envolve:

  • a coordenação cuidadosa de todas as partes interessadas;
  • a realização de testes antes da implementação;
  • e a preparação de um plano de contingência para lidar com qualquer problema durante o processo de atualização.

Parte da abordagem inclui a priorização das atualizações com base no impacto e na urgência. A TRIYO trabalha em estreita colaboração com os clientes para identificar quais delas são mais críticas para a operação do negócio. Por consequência, identifica aquelas que podem ser programadas para uma data posterior. 

Assim, fica garantido que os recursos sejam alocados de maneira eficaz. E as atualizações mais importantes são tratadas primeiro, minimizando o risco de falhas ou interrupções. 

A TRIYO também se certifica de que todas as atualizações sejam compatíveis com os sistemas existentes. Isso evita problemas de integração que possam afetar a continuidade operacional.

Depois de implementar uma atualização, a TRIYO oferece sessões de treinamento. Nessa linha, todos os funcionários se familiarizam com as novas funcionalidades e mudanças. O suporte contínuo, inclusive, resolve problemas que possam surgir após a atualização. 

Essa abordagem holística e estratégica para as atualizações de software melhora a eficiência operacional. Enquanto isso, aumenta a satisfação dos usuários e maximiza o retorno sobre o investimento em tecnologia.

E então, você está pronto para modernizar a gestão de seus sistemas? Entre em contato com a TRIYO e descubra como podemos transformar a eficiência e a segurança dos seus sistemas de gestão.

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