A auditoria de frete é um dos pilares para assegurar o sucesso das operações logísticas de uma empresa. A equipe que atua nessa área é responsável pela análise minuciosa de toda a documentação e das faturas das transportadoras. Isso garante que os acordos entre contratante (embarcador) e contratado (transportador) sejam, de fato, cumpridos.
Apesar de não ser novidade, o procedimento ainda é desconhecido ou equivocadamente aplicado pela maioria das organizações. Por outro lado, uma gestão eficiente agiliza as operações logísticas, otimiza custos e proporciona excelentes resultados financeiros, entre outros benefícios.
Ficou interessado? Hoje, vamos explicar o que é, como funciona e quais são as principais vantagens da auditoria de frete. Acompanhe!
O que é auditoria de frete?
A auditoria é um procedimento que envolve análise, observação e revisão de todas as atividades desenvolvidas por empresas de qualquer porte. O objetivo é avaliar se as ações estão em conformidade com o planejamento interno e/ou com as normas governamentais. Por isso, o processo de auditoria pode ser aplicado a diversas áreas de uma mesma empresa – legal, contábil, comercial, entre outras.
No setor logístico, a auditoria de frete examina a possibilidade de fraudes, negligências, excessos ou desperdícios nas operações de transporte. Nesses casos, é realizada pela equipe do embarcador e consiste em:
- conferir as faturas enviadas pelas transportadoras;
- verificar divergências entre valores cobrados e tabelas negociadas;
- identificar cobranças em duplicidade, erros de cálculo ou serviços que não foram prestados pelas transportadoras.
Trata-se de uma operação intrinsecamente ligada ao controle de custos. Por isso, a auditoria de frete acaba envolvendo a saúde financeira da organização. A análise torna os procedimentos mais transparentes, precisos e eficazes.
Benefícios da auditoria de frete
A auditoria de frete pode ser aplicada a empresas dos mais variados segmentos:
- Indústrias.
- Redes de varejo.
- E-commerces.
- Empresas de agronegócio.
- Distribuidoras.
- Atacadistas.
- Operadores logísticos, entre outros.
Os benefícios do procedimento se aplicam tanto para o embarcador quanto para o transportador. Confira:
Economia
A auditoria de frete assegura o cumprimento das tabelas e regras acordadas nas negociações entre embarcadores e transportadoras. Garante, assim, transparência nas operações, além de uma ótima economia.
Menor probabilidade de erros
A divergência mais comum encontrada na auditoria de frete são os erros de cálculo. Eles podem ocorrer na cotação, no preço realmente cobrado ou na inclusão de tarifas que não correspondem à realidade. É fundamental identificar o erro o quanto antes para comunicá-lo ao prestador de serviço, que fará as devidas correções.
Otimização nas entregas
A auditoria de frete permite aprimorar a gestão de transporte para que as operações sejam efetuadas com mais qualidade – desde o embarque até o momento da entrega ao cliente. O nível de eficiência do cumprimento de prazos e a satisfação dos clientes podem ser medidos. E, quando necessário, a auditoria aponta as melhorias necessárias.
Qualificação dos parceiros de transporte
Realizar a auditoria de frete permite que o embarcador tenha mais clareza quanto à qualidade dos serviços prestados. Assim, pode escolher transportadoras mais bem avaliadas e com menor incidência de erros. Essa prática eleva o nível de toda a sua cadeia logística.
Previsibilidade e fluxo de caixa
É fundamental um processo bem estruturado, com sistemas e informações integrados. Isso possibilita que o embarcador e sua equipe financeira possam planejar melhor o fluxo de caixa, com clareza e previsibilidade.
Fidelização do cliente
Uma transportadora que apresenta baixos índices de erro nas operações e nas auditorias tende a ganhar a preferência dos embarcadores, fidelizando o cliente.
Como realizar uma auditoria de frete?
A principal finalidade da auditoria de frete é impedir o pagamento de valores excessivos pelas cargas. Assim, alguns cuidados devem ser tomados para que o procedimento seja eficaz, correto e otimizado. Veja:
Estabeleça periodicidade para a conferência
De acordo com o que é determinado em contrato, as transportadoras enviam periodicamente as pré-faturas para as empresas. Esses documentos funcionam como um modelo da cobrança e servem para a validação da fatura que será enviada para o pagamento.
A conferência deve ser feita periodicamente, à medida que as pré-faturas são enviadas. Isso ajuda a evitar erros ou atrasos na contestação de valores indevidos.
Conteste as divergências
As falhas encontradas devem ser apontadas, e o motivo do equívoco precisa ser justificado pela transportadora. Isso pode ser feito com cálculos baseados na tabela de fretes adotada, por exemplo. Ou então, a partir da informação sobre descontos decorrentes de avarias, extravios ou atrasos na entrega.
Invista em tecnologia
A tecnologia é uma grande aliada das empresas, automatizando e facilitando diversas rotinas de trabalho. O uso de softwares como o Transportation Management System (TMS) oferece diversas vantagens:
- Facilita a integração entre os processos no sistema de embarcadores.
- Agiliza a execução dos processos.
- Reduz o índice de erros.
- Torna as informações mais seguras.
O TMS é uma solução tecnológica desenvolvida exclusivamente para a gestão de transportes e possui a funcionalidade de auditoria de frete. Isso elimina a necessidade de conferência manual, que torna o processo demorado e sujeito a erros.
A auditoria de frete é essencial para garantir que os valores repassados às transportadoras sejam condizentes com os serviços prestados. A prática garante que os recursos empresariais sejam devidamente aplicados.
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