A chave para a gestão dos negócios em tempos de transformação digital é a tecnologia. Cada vez mais, é preciso integrar ferramentas e contar com recursos que possibilitem administrar os processos de forma automatizada e otimizada. Daí a importância de aderir a um sistema ERP.
Nas pequenas ou nas grandes empresas, o software pode, e deve, ser adequado para atender aos requisitos particulares de cada negócio. Dessa forma, ele contribui para o seu crescimento sustentável.
Nesse sentido, o investimento nesse tipo de sistema também precisa ser estratégico e alinhado aos objetivos de cada organização.
Hoje, vamos falar sobre o que é necessário considerar na hora de escolher um ERP para grandes corporações. Aproveite a leitura!
Por que o ERP deve ser adequado para empresas de grande porte?
Com processos operacionais complexos, como no caso das empresas de grande porte, há uma demanda por soluções tecnológicas sofisticadas. Estas necessitam facilitar sua eficiência e seu crescimento.
Por isso, optar por um ERP moderno e robusto colabora para o gerenciamento e a integração de todos os processos. Isso ocorre para que a organização lide com a grande carga de trabalho de forma escalável e sustentável.
O grande volume de dados também é um aspecto importante a considerar nesse tipo de empresa. O sistema adequado precisa ter capacidade para manejar essa quantidade de informações e garantir que elas sejam organizadas, acessíveis e seguras.
Essa característica é especialmente relevante quando se considera a necessidade de conformidade regulatória. Igualmente, torna-se essencial para a proteção dos dados sensíveis tanto da empresa quanto de seus clientes.
O ERP precisa ainda ser integrado a outros sistemas e tecnologias utilizados pela organização, como:
- Business Intelligence (BI) para a análise avançada de dados e a geração de relatórios inteligentes;
- e machine learning, que auxilia em:
- identificação de padrões;
- previsão de tendências;
- e automatização de processos para impulsionar a agilidade e a eficácia da empresa no mercado.
Por que é importante o sistema atender às necessidades da empresa?
Atender aos requisitos e às necessidades das empresas é de extrema importância quando se trata de implementar um ERP. Quando esse alinhamento não ocorre, uma série de desafios afetam a eficiência operacional, a competitividade e o desempenho geral da organização.
As operações de uma empresa de grande porte são diversificadas e abrangem uma ampla variedade de processos e áreas funcionais. Quando o ERP não corresponde a essas necessidades, o resultado são lacunas na integração de dados.
Nesse sentido, elas dificultam a coordenação e a colaboração entre os diferentes departamentos. Essa falta de visibilidade sobre as operações é um obstáculo considerável para a tomada de decisões estratégicas.
Com relação ao volume de transações e dados, o sistema precisa estar preparado para lidar eficientemente com a carga de trabalho. Se isso não acontece, resulta em lentidão, falhas no sistema e interrupções nas operações. Consequentemente, há atrasos na produção, entregas não cumpridas e insatisfação dos clientes.
Grandes empresas estão sujeitas ainda a uma série de regulamentações e padrões de conformidade – especialmente em setores como o financeiro e o de saúde. Por isso, o ERP precisa atender aos requisitos para não expor a organização a riscos legais, multas e danos à reputação.
Quando o sistema está mal adaptado, ele dificulta a escalabilidade dos negócios. Isso porque, à medida que a empresa expande suas operações, o sistema precisa ter a capacidade de acompanhar esse crescimento.
Além do mais, deve fazer isso sem comprometer o desempenho ou a funcionalidade. Caso contrário, a empresa enfrentará obstáculos significativos ao tentar expandir suas operações ou entrar em novos mercados.
Quais critérios a empresa pode usar para escolher o ERP ideal?
Escolher o ERP ideal para uma empresa é uma decisão estratégica. Ela terá um impacto significativo em sua eficiência operacional e em sua competitividade.
Existem diversos critérios a serem considerados na hora de fazer a avaliação das opções disponíveis no mercado. Todos eles estão relacionados a uma análise sobre as necessidades do negócio.
A seguir, listamos os principais requisitos para que o investimento em um sistema ERP seja sustentável em longo prazo.
Compreenda as suas necessidades
O primeiro passo para conduzir a escolha acertada de um ERP é a análise dos processos de negócios. Mas isso não se limita à identificação dos processos existentes. Também é preciso pensar em como esses processos serão otimizados e melhorados.
Uma avaliação abrangente dos fluxos de trabalho possibilita visualizar áreas de ineficiência, gargalos operacionais e oportunidades de automação.
Da mesma forma, torna-se necessário considerar os objetivos estratégicos da empresa em longo prazo. Ou seja, é mais do que entender onde a empresa está atualmente. Trata-se de ter uma visão clara de onde ela deseja estar no futuro.
O sistema escolhido precisa ser capaz de crescer e evoluir junto com a companhia. Ele deve fornecer suporte para novas iniciativas, expansões de mercado e mudanças nos modelos de negócios.
Assim, a organização investe em uma solução que atende às suas necessidades atuais, mas também a prepara para o sucesso futuro.
Compare escalabilidade e flexibilidade
A capacidade do sistema ERP de se adaptar às necessidades da empresa é um aspecto crítico para sua eficácia. À medida que a empresa cresce, suas operações se tornam ainda mais complexas. Assim, exigem uma infraestrutura tecnológica robusta, que acompanhe esse crescimento de forma ágil e eficiente.
Um sistema ERP escalável é capaz de lidar com um aumento significativo no volume de transações, usuários e dados. Novamente, é crucial ressaltar que ele não pode comprometer o desempenho ou a estabilidade do sistema.
Assim, a empresa expande as suas operações sem experimentar interrupções ou limitações tecnológicas. Estas, afinal, prejudicam a sua capacidade de servir aos clientes e competir no mercado.
A flexibilidade também é fundamental para a empresa se adaptar às mudanças nas demandas do mercado e nos requisitos de negócios.
Um ERP flexível oferece a possibilidade de personalizar e configurar processos, funcionalidades e fluxos de trabalho. Ele faz isso, aliás, sempre de acordo com o que a empresa necessita. Dessa maneira, é mais fácil:
- implementar novas estratégias;
- aproveitar oportunidades de negócios;
- e responder rapidamente às mudanças nas condições do mercado.
Também é importante destacar que a flexibilidade facilita a integração com novas tecnologias e sistemas. Com isso, a empresa se mantém atualizada sobre as últimas tendências e inovações do setor.
Integre os sistemas existentes na empresa
A integração eficaz de um sistema ERP com os sistemas existentes na empresa assegura uma operação fluida e eficiente. Imagine uma empresa de varejo que utiliza:
- um sistema de CRM (Customer Relationship Management) para gerenciar as suas relações com os clientes;
- um sistema de gestão de estoque para controlar o inventário;
- e um sistema de contabilidade para gerenciar as finanças.
Considerando apenas esses softwares, se o ERP escolhido não puder se integrar adequadamente, a empresa enfrentará uma série de desafios:
- Dados duplicados e desatualizados.
- Inconsistências nas informações.
- Dificuldade de personalização do atendimento.
- Dificuldade de monitorar o nível de estoque em tempo real.
- Excesso ou falta de produtos nas prateleiras.
- Discrepâncias nos registros financeiros.
- Dificuldade em reconciliar transações entre os sistemas.
- Erros contábeis.
- Atrasos no fechamento do balanço.
- Falta de visibilidade sobre a saúde financeira da empresa.
No entanto, quando o ERP é capaz de se integrar perfeitamente com esses sistemas, os benefícios são significativos.
A empresa terá uma visão unificada e em tempo real das operações, facilitando a tomada de decisões informadas e estratégicas. Além disso, a integração eficaz reduz a duplicação de esforços, minimiza erros e melhora a eficiência operacional em toda a organização.
Portanto, ao escolher um sistema ERP, é fundamental considerar sua capacidade de integração com os sistemas existentes na empresa. Desse modo, certifique-se de uma implementação bem-sucedida e maximize o retorno sobre o investimento.
Atente à usabilidade
A usabilidade do sistema está diretamente relacionada ao sucesso da sua implementação e à eficácia geral da empresa.
Sem um sistema intuitivo e fácil de usar, os funcionários enfrentam dificuldades para navegar pelas funcionalidades e realizar tarefas diárias. Isso leva a uma curva de aprendizado longa e frustrante, que resulta em baixa produtividade e resistência à adoção do sistema.
Por outro lado, uma interface amigável e intuitiva simplifica a transição para a nova plataforma. A equipe se sente confortável e confiante ao usar o sistema, o que aumenta a probabilidade de aceitação e engajamento.
Também é preciso ressaltar que as interfaces intuitivas reduzem o tempo de treinamento necessário. Assim, permitem que os funcionários aprendam a usar o sistema com maior rapidez.
A usabilidade também afeta a produtividade dos usuários. Nessa linha, contribui para o aumento da eficiência operacional e para o alcance dos objetivos da empresa. Por isso, a escolha do software também precisa se guiar pela experiência do usuário, para que a usabilidade seja uma prioridade.
Priorize a segurança de dados
Independentemente do tamanho ou setor de atuação, a segurança de dados é uma preocupação presente em todas as organizações. Isso se deve ao aumento das ameaças cibernéticas e à crescente conscientização sobre a importância de proteger informações confidenciais da empresa.
Quando se trata da escolha de um sistema ERP, esse critério é ainda mais relevante. Afinal, o software gerencia e armazena uma grande quantidade de informações sensíveis sobre operações, finanças, clientes e funcionários da empresa.
Um software seguro deve oferecer uma série de recursos robustos de proteção de dados, como:
- criptografia de ponta a ponta, para proteger os dados em trânsito e em repouso;
- autenticação multifatorial, para que apenas os usuários autorizados tenham acesso ao sistema;
- e controles de acesso granulares, para restringir o acesso a informações confidenciais apenas a quem precisa delas para realizar suas funções.
Da mesma forma, o sistema deve estar em conformidade com os regulamentos de privacidade e proteção de dados relevantes, como:
- o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) na União Europeia;
- ou a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) no Brasil.
Assim, a empresa estará cumprindo leis e regulamentos aplicáveis e protegendo os direitos de privacidade de seus clientes e funcionários.
Ao priorizar a segurança de dados ao escolher um sistema ERP, as empresas protegem seus ativos mais valiosos. Da mesma forma, evitam custos e danos associados a violações de segurança.
A abordagem proativa demonstra o compromisso com a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade das informações. Assim, constrói a confiança dos clientes e fortalece a sua reputação no mercado.
Benefícios da implementação de um ERP para grandes empresas
A implementação de um ERP é uma mudança significativa, mas proporciona uma série de benefícios para as grandes empresas. Para exemplificar, selecionamos os mais importantes e seus impactos no negócio, como veremos a seguir.
Produtividade
Um dos principais benefícios da implementação de um sistema ERP para grandes empresas é o aumento da produtividade.
Os processos de negócios são automatizados e otimizados em toda a organização. Isso vale para tarefas que antes eram realizadas manualmente, como entrada de dados, geração de relatórios e conciliação de informações. Agora, elas são executadas de forma rápida e eficiente pelo sistema ERP.
Ao automatizar essas tarefas, os funcionários são liberados do trabalho manual e repetitivo. Isso oportuniza que eles se concentrem em outras atividades de maior valor agregado.
Em vez de gastar tempo e energia em tarefas operacionais, é possível dedicá-los a projetos estratégicos, inovação e atendimento ao cliente. Por sua vez, essa medida impulsiona a eficiência e a produtividade geral da empresa.
O ERP também fornece uma visão holística e em tempo real das operações da empresa. Com dados consolidados em um único sistema, oferece um panorama unificado e atualizado de todos os aspectos do negócio. Tendo acesso a informações precisas e atualizadas, os gestores:
- tomam decisões mais rápidas;
- identificam áreas de melhoria e oportunidades de crescimento;
- e respondem de forma ágil às mudanças no mercado.
Redução de erros
Os processos manuais muitas vezes estão sujeitos a erros humanos, que podem ocorrer durante:
- a entrada de dados manual;
- a reconciliação de informações;
- ou a comunicação interdepartamental.
Essas falhas aparentemente inofensivas causam grandes impactos. Entre eles, atrasos na produção, entregas incorretas, falhas na prestação de serviços, insatisfação dos clientes e prejuízo à reputação da empresa.
Com a automação, muitos desses processos propensos a erros são eliminados ou reduzidos. Por exemplo, ao integrar sistemas de produção, estoque e vendas, o ERP garante que as informações sejam atualizadas em tempo real. Disponibilizando-as para todos os departamentos, minimiza a necessidade de entrada manual de dados e reduz os erros associados a ela.
Além disso, o sistema é uma fonte única e precisa de dados para toda a empresa. Cada departamento tem acesso às mesmas informações atualizadas, sem inconsistências ou divergências nos dados. Com informações precisas e embasadas, o resultado é uma operação eficiente e confiável.
Redução de custos operacionais
A implementação de um ERP exerce um impacto substancial na redução dos custos operacionais das grandes empresas. Entenda melhor por que isso acontece:
- Eliminação de tarefas manuais e processos redundantes.
- Redução da necessidade de mão de obra para executar essas tarefas.
- Menor tempo gasto em atividades administrativas.
- Identificação de áreas de desperdício e de ineficiência.
- Otimização dos processos de produção, logística e distribuição.
- Maior visibilidade e controle sobre inventário e processos de fornecimento.
- Melhora da eficiência geral da cadeia de suprimentos.
Um sistema ERP elimina tarefas manuais, identifica áreas de desperdício e otimiza processos. Ao fazer isso, ajuda as empresas a reduzir os custos operacionais de forma significativa e sustentável.
Essas economias não são apenas imediatas, mas também se traduzem em benefícios em longo prazo. Nessa medida, a empresa continua a operar de forma eficiente e econômica.
Isso permite que as organizações invistam os recursos economizados em áreas-chave do negócio, como inovação, desenvolvimento de produtos e expansão. Dessa maneira, impulsiona ainda mais o crescimento e o sucesso futuro.
ERP para empresas de médio e grande porte
O ERP desempenha um papel fundamental na gestão de empresas de médio e grande porte. Ele oferece uma solução abrangente para integrar e otimizar uma variedade de processos e departamentos.
Essas ferramentas são projetadas para lidar com o complexo cenário operacional e estratégico dessas organizações. Desse modo, proporcionam uma visão unificada e em tempo real de suas operações.
Uma das vantagens mais significativas desse tipo de sistema é a capacidade de centralizar informações e processos. Armazenam-se dados de forma consistente e acessível em toda a organização, eliminando silos de informações e redundâncias.
Com todas as informações importantes disponíveis em um único local, os gestores tomam decisões sempre baseadas em dados precisos e atualizados. Além disso, os sistemas ERP oferecem funcionalidades que abrangem praticamente todos os aspectos da operação empresarial:
- Gestão de finanças.
- Contabilidade.
- Gestão de cadeia de suprimentos.
- Produção.
- Vendas.
- Recursos humanos, entre outros.
Nesse contexto, o software ajuda as empresas a automatizar processos, melhorar a eficiência e reduzir custos em todas as áreas.
Para empresas de médio e grande porte, a escolha do ERP certo é essencial para uma operação eficiente e competitiva. Lembre-se de que um sistema mal escolhido traz problemas como:
- falta de integração entre sistemas;
- dificuldades na adaptação às necessidades específicas da empresa;
- e até mesmo falhas na implementação.
Qual ERP escolher?
A hora da decisão é desafiadora, mas vamos relembrar alguns fatores importantes para uma escolha adequada:
- Escopo e funcionalidades: o software deve oferecer as funcionalidades necessárias para atender às necessidades específicas da empresa, a fim de suportar as operações.
- Escalabilidade: capacidade para crescer e se adaptar à medida que a organização expande os seus negócios.
- Integração: possibilidade de integração fácil com outros sistemas e tecnologias utilizados pela empresa.
- Usabilidade: interface intuitiva e fácil de usar, que permite aos usuários acessar e utilizar as funcionalidades do sistema de forma eficiente.
- Custo: além do custo inicial de licenciamento e implementação, também é preciso analisar os custos contínuos de suporte, manutenção e atualizações.
Ainda sente qualquer insegurança para fazer uma escolha acertada para o seu negócio? Então é importante recorrer a uma consultoria de TI especializada em ERP.
Essas consultorias oferecem conhecimento e experiência para guiar a sua empresa em todas as etapas. Elas atuam desde a análise de necessidades até a seleção e a integração do ERP, bem como ajudam a:
- identificar as funcionalidades essenciais;
- avaliar as opções disponíveis no mercado;
- personalizar o sistema;
- e fornecer treinamento e suporte contínuo aos usuários.
Com o apoio de consultores, a sua empresa minimiza os riscos e maximiza os benefícios da implementação do software. Desse modo, impulsionam-se o crescimento e o sucesso do negócio.
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Os consultores possuem vasta experiência em projetos de alta complexidade, atuando em grandes empresas com operações multifacetadas e exigências específicas. Eles estão preparados para lidar com desafios complexos e elaborar soluções sob medida para atender às necessidades únicas do cliente.
É claro que a TRIYO não se limita a grandes projetos corporativos. A equipe também está apta a trabalhar em projetos menores, oferecendo a mesma agilidade e qualidade de projetos de maior escala.
Isso significa que mesmo as empresas de médio porte podem contar com a consultoria. Assim, elas obtêm suporte especializado na seleção, na implementação e na integração de um ERP que atenda a suas necessidades e objetivos.
O diferencial da TRIYO está justamente na abordagem personalizada e centrada no cliente. Esta permite entender que cada empresa é única e enfrenta desafios específicos. Por isso, a TRIYO trabalha de perto com cada cliente para compreender necessidades, objetivos e processos de negócios.
Com base nesse entendimento, a equipe desenvolve soluções sob medida que agregam valor e impulsionam o sucesso da organização.
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