Para evitar altos custos de tempo e dinheiro, a contratação do BPO de RH tem avançado mundialmente. Ao utilizar este serviço, as empresas não precisam lidar com obstáculos como:
- pouca produtividade do RH;
- muitos riscos de processos trabalhistas;
- e alto investimento em infra para a gestão de RH.
Outras vantagens do BPO de RH são a melhoria da gestão de processos internos e a eficiência operacional. Além do mais, com BPO de Recursos Humanos evitamos adversidades como:
- conhecimento limitado para aplicar no dia a dia de RH da empresa;
- menos acesso a soluções inovadoras;
- inconformidade ao não atender às legislações;
- dificuldade na gestão de documentos;
- e pouca flexibilidade em escalabilidade para se adaptar às mudanças.
Diante disso, não é uma surpresa saber que o BPO de RH se expande entre os pequenos negócios rapidamente. De acordo com a Clutch, 28% das microempresas já priorizam a terceirização em RH. Mais dados relevantes sobre o assunto são:
- há uma economia operacional na média de 28% para as empresas que aderem ao BPO de gestão de pessoas (NAPEO);
- mais de 57% das corporações adeptas ao BPO aprimoram a qualidade de serviços (DELOITTE);
- e a redução de custos é a razão para adotar BPO de RH, para 70% dos negócios (The Digital Group).
Mas, para a sua empresa, BPO de RH, vale a pena? Isso você pode saber ao acompanhar o presente artigo. Vamos demonstrar como este serviço se aplica e os benefícios da abordagem estratégica com esta solução. Acompanhe a leitura.
O que é BPO?
A sigla BPO quer dizer Business Process Outsourcing (Terceirização de Processos de Negócios). Como o próprio nome pressupõe, esta consiste na prática de terceirizar um ou mais setores de uma organização. Exemplos:
- BPO financeiro;
- BPO jurídico;
- BPO contábil;
- BPO de transporte;
- BPO comercial;
- BPO de compliance;
- BPO de TI;
- BPO de RH.
Muitas corporações buscam este serviço para ter mais tempo de focar no core business. Com isso, as demais atividades se desenvolvem por outras organizações que são BPOs. Como resultado, há uma maximização de eficiência em 360 graus.
De fato, o BPO não representa uma assessoria ou consultoria. Ao efetuar a contratação, o contratante tem a perspectiva de encontrar um negócio que assuma alguma área integralmente. Independente se é front-office ou back-office, conforme aponta Jordan Kimmel, na Forbes..
Para o executivo indiano Zafar Anjum, a flexibilização é um dos principais benefícios do BPO. Realmente, grande parte das ofertas cobra uma taxa por serviço. Isso facilita para o aumento ou a redução da capacidade necessária rapidamente, segundo as demandas do contratante.
Pela flexibilidade, com BPO uma empresa pode manter metas de crescimento, ao passo que evita gargalos comerciais. Esta é uma constatação do executivo Lawrence M. Fisher.
Estatisticamente, em 2024 o mercado de terceirização deve chegar aos US$769 bilhões. No futuro, ao ano de 2027 este valor pode alcançar US$904,9 bilhões, estima a Research and Markets.
Como o BPO é aplicado na gestão de RH?
Para grande parte das organizações o RH é a espinha dorsal. Neste setor, muitas corporações sofrem com processos caros, demorados e complexos. Por esta razão, as corporações buscam os provedores de terceirização para experienciar melhorias. Mas, o que faz um BPO RH?. Exemplos laborais de BPO RH são:
- terceirizar de ponta a ponta, do recrutamento à integração de todos os processos;
- gerir benefícios;
- realizar pagamentos na pagadoria;
- administrar folha de pagamento;
- conceder insights de melhores práticas;
- ajustar o contratante ao adequamento das complexas regulamentações e leis trabalhistas de diversas jurisdições nacionais ou internacionais;
- facilitar a expansão internacional;
- economizar gastos de mão de obra;
- agregar valor em eficiência e na perspectiva estratégica;
- e lidar com a admissão de pessoal.
Além de que, uma das vantagens do BPO de RH é otimizar a rotina laboral por proporcionar o avanço tecnológico. Efetivamente, os provedores dedicados usam machine learning, IA e tecnologias proprietárias para acelerar processos de Recursos Humanos.
Admissão de pessoal
A pesquisa da Manpower indica o seguinte: O Brasil é o país com pior índice de contratações do mundo! Além disso, um estudo global de 2022 da consultoria Robert Half revela algo surpreendente: mais de 40% dos executivos brasileiros assumem que efetuaram ao menos uma contratação errada.
Segundo as respostas dos entrevistados reunidas em percentual, no estudo da Robert Half os principais erros ao contratar são:
- 49%: análises erradas das experiências e referências anteriores dos candidatos;
- 50%: menos foco no lado técnico e nas habilidades comportamentais;
- 54%: contratar colaborador que não corresponde a todos os requisitos da posição;
- 65%: acelerar o processo de seleção de uma maneira excessiva;
- 68%: mais foco no lado técnico e menos nas habilidades comportamentais.
Adicionalmente a estes dados, 40% dos entrevistados acreditam que poderiam melhorar ao ter apoio terceirizado para recrutamento. Em outras palavras, os próprios líderes reconhecem que o BPO de Recursos Humanos pode contribuir.
Ao contratar uma empresa de BPO de RH é importante entender se ela atende esse requisito, pois nem todas as consultorias abrangem o processo de admissão e demissão, podendo haver um custo adicional. Veja mais sobre abaixo:
Admissões e demissões
Em admissões, o BPO RH efetua divulgação de vagas, triagem de candidatos, entrevista e coleta de documentos. Também elabora contratos, onboarding, treinos, inclusão na folha de pagamento, cadastros em planos de saúde e seguros, entre outras tarefas.
Nas demissões, o BPO RH realiza documentação, cálculos de verbas rescisórias, homologação, notificação e administração de aviso prévio. Ademais, desativa benefícios como plano de saúde ou seguros. Além disso, certifica que o processo de rescisão esteja nos conformes com leis trabalhistas.
Entregas de crachá
O BPO RH coleta dados do novo colaborador para criar layout, personalizar e imprimir crachá ou fazer o pedido ao fabricante de crachá. Também entrega de maneira física ou de modo online, se aplicável. Além disso:
- efetua testes de funcionamento;
- assegura o suporte contínuo;
- e substitui o crachá se necessário.
Entregas de benefícios
Um BPO de RH efetua cadastros beneficiários. Por exemplo: Vales (refeição, transporte, alimentação e adiantamentos), planos (saúde, previdência e odonto) e seguros. Inclusive, o BPO de Recursos Humanos flexível disponibiliza plataformas aos colaboradores escolherem os benefícios. Além disso:
- comunica sobre alteração beneficiárias;
- orienta e tira as dúvidas de colaboradores;
- envia materiais informativos;
- emite documentos e cartões de benefícios;
- renova planos;
- monitora o uso;
- e informa relatórios gerenciais ao contratante.
Controles de férias e licenças
Ao consultar os colaboradores e o contratante, o BPO de RH organiza o calendário. Aliás, utiliza sistemas de solicitação eletrônica aos pedidos dos colaboradores e à aprovação de gestores para férias ou licenças. E mais, seguindo as leis trabalhistas:
- monitora o saldo de férias;
- envia lembretes para lembrar sobre o começo e o fim das férias / licenças;
- informa sobre a aprovação e a desaprovação do período escolhido para férias / licenças;
- e calcula pagamentos de férias / licenças.
Atendimento e movimentações
Quanto às movimentações, com conformidade o BPO registra tudo: admissão, demissão, benefícios, promoções, transferências, banco de horas, salários, treinamentos, planos de carreira, entre outros registros. No que se refere ao atendimento, há disponível:
- telefone;
- e-mail;
- chat;
- portal de atendimento;
- FAQ com profunda base de atendimento;
- suporte personalizado;
- sistema de ticket;
- e feedback contínuo.
Pagadoria
O BPO de gestão de pessoas se dedica a efetuar todas as tarefas referentes à folha de pagamento. O serviço abrangente inclui o empenho das atividades em alta performance como:
- cálculo de férias;
- cálculo de rescisões;
- cálculo de adiantamentos;
- cálculo da folha de pagamento;
- quitação de salário;
- pagamento de benefícios em folha;
- dissídios;
- encargos sociais;
- rotinas anuais;
- e contabilização pré-conciliada.
Um BPO de RH que se preza utiliza softwares avançados que executam diversas tarefas ao controle e pagamentos corretos. Além de agilizar as quitações, os provedores podem:
- conferir todos os dados;
- automatizar cálculos complexos de deduções fiscais e outros componentes;
- centralizar todos os dados relevantes de pagamentos em uma plataforma;
- reduzir os erros humanos em cálculo;
- efetuar quitações nos valores corretos para as pessoas certas;
- controlar e monitorar os recibos, formulários de impostos e demais arquivos digitais;
- flexibilizar as formas de pagamentos para atender as preferências da organização ou dos funcionários;
- disponibilizar relatórios detalhados;
- informar insights sobre obrigações fiscais, custos da mão de obra ou outros índices cruciais;
- orientar a instituição para equilibrar as finanças ou deliberar com base em dados confiáveis;
- trabalhar em sintonia com a área contábil do contratante;
- garantir o envio de todos os holerites;
- e contabilizar bonificações, faltas, atrasos, dissídios coletivos, horas extras, entre outras informações em detalhes.
Sistemas informatizados
Na plataforma do provedor há alta disponibilidade para views em dashboards inteligentes, complemente informatizados. Ao utilizar soluções tecnológicas específicas, o BPO de RH gerencia em tempo real a jornada dos colaboradores.
Neste sentido, o serviço pode controlar com precisão os dados, ao passo que disponibiliza sistemas antifraudes. Você ainda duvida se o BPO de RH, vale a pena? Então, leve em conta os diversos programas informatizados e integrados que os provedores oferecem:
- folha de pagamento;
- gestão de RH;
- ponto eletrônico;
- gestão do conhecimento;
- portal de RH;
- informações gerenciais;
- infra;
- e contingência.
Como um BPO de RH estratégico leva sua empresa para outro patamar?
O que faz um BPO de RH para transformar as operações ao ponto de elevar o status do negócio? Em primeiro lugar, embora tenha o investimento da contratação, este serviço reduz muito os custos operacionais. Seja em tempo ou dinheiro, há garantia de ganhos em agilidade e eficiência de processos de Recursos Humanos.
A adoção também diminui os incidentes recorrentes. Isto é, o BPO RH atenua de forma considerável os problemas que ocorrem de forma repetida. Isso inclui desde questões administrativas até conflitos interpessoais.
Redução de custos operacionais
Alguns gestores perguntam: BPO de RH, vale a pena? Tais profissionais evitam contratar este serviço por pensar que custa muito caro. Mas, na prática, o que ocorre é o inverso. Estas soluções cortam gastos!
Com BPO, a redução anual de custos operacionais em RH fica entre 15% e 40%. Inicialmente, o BPO de Recursos Humanos agrega economia de custos por ter a própria infra. Em síntese, os contratantes vivenciam a melhor experiência tecnológica sem investir nos recursos que custam caro como:
- servidores;
- softwares;
- equipamentos com tecnologia de ponta.
Em segundo lugar, a questão do tempo. Uma vez que BPO automatiza solicitações e processos complexos, os provedores certificam a alta autonomia operacional com economia ao contratante.
Aliás, o tradicional RH passa muito tempo em operações custosas que não beneficiam tanto o negócio. Porém, as produções secundárias são automatizadas com BPO para conter custos operacionais e agregar velocidade.
No lado econômico, não podemos ignorar a previsibilidade do investimento. As fornecedoras de BPO têm serviços com custos previsíveis, porque disponibilizam planos sob demanda. Sobretudo, flexíveis e escaláveis, de modo que o contratante pode aumentar ou diminuir a estrutura facilmente.
Redução de incidentes recorrentes
Elimine custos decorrentes de falhas no processamento de dados e na aplicação da legislação, com a contratação de BPO RH.
Como resultado do apoio de BPO de RH há disponibilidade de uma equipe bem especializada em processos operacionais. Assim, existe a redução nos erros produtivos, assim como um aumento no acompanhamento próximo das rotinas.
Além de que, o time de BPO tem meios de deliberar com dados corretos em tempo real. A exatidão informativa colabora para a redução de erros informacionais e tornam as tomadas de decisões mais:
- estratégicas;
- ágeis;
- automatizadas corretamente;
- focadas em crescimento e na alta qualidade.
No mais, as vantagens do BPO de RH incluem a redução dos riscos fiscais e trabalhistas. Frequentemente, leis do trabalho se atualizam com novas regras. Ao passo que, é um trabalho dos provedores acompanhar as mudanças legais para aplicar nos negócios contratantes.
Logo, o caminho menos custoso e mais seguro para evitar penalidades é ter apoio de um terceirizado staff experiente. Desta forma, todos os detalhes do RH são de responsabilidade do BPO de gestão de pessoas, incluindo folha de pagamento.
Mais segurança operacional
Um relatório da IBM de 2023 aponta que 82% das violações no ano envolveram dados armazenados na nuvem. Por um lado, para aproveitar a alta tecnologia de IA e machine learning com menos custos não dá para dispensar o serviço cloud. No entanto, a prática frequente de alguns usuários navegarem online sem uma segurança otimizada é um alto risco.
Mas, com o BPO de gestão de pessoas, os perigos cibernéticos são bem reduzidos. Afinal, um bom provedor têm efetivas estratégias de proteção de dados que envolvem:
- programas blindados com criptografia contra os acessos desautorizados;
- firewalls, sistemas de detecção de intrusão e auditorias de segurança regulares;
- expertise regulatória;
- tecnologias que operam em conformidade com LGPD, GDPR, entre outras leis;
- controles rigorosos de acesso;
- autenticação multifatorial;
- coleta de permissão dos colaboradores para processar dados com transparência e consentimento;
- avaliações internas periódicas de processos, sistemas e controle para diminuir vulnerabilidades, assim como desconformidades;
- constante aperfeiçoamento com treinos aos colaboradores que operam no BPO de RH.
Ganho de eficiência e agilidade de processos de RH
Informações centralizadas em um único local, facilitando os acessos e agilizando os processos. Todos os dados que envolvem Recursos Humanos podem se integrar em uma plataforma central, eficientemente. Este avanço tecnológico explica porque o BPO de gestão de pessoas tem tanto êxito operacional em agilidade e eficiência.
Conforme a PWC, nos EUA mais de 73% das empresas usaram alguma forma de IA generativa em 2023. Essa abrangência inclui a área de RH, com automação e centralização de dados em sistemas informatizados. Hoje em dia, o programa do provedor pode até compartilhar as informações simultâneas com o ERP de um contratante.
Liberação do RH para focar em atividades que agreguem valor ao seu negócio
A tecnologia a favor do resultado, esta é uma das principais vantagens do BPO de RH. Os recursos tecnológicos e a inteligência técnica dos provedores melhoram a eficiência dos resultados do setor.
Dessa maneira, o RH da empresa pode focar em atividades estratégicas ou métodos para agregar valor ao negócio. Enquanto o BPO trabalha, alguns exemplos de atividades valiosas que os gestores conseguem fazer são:
- encontrar e desenvolver perícias de líderes que emergem na organização;
- efetuar programas de coaching e mentoria;
- estabelecer ou fortalecer visão, missão e valores institucionais;
- promover iniciativas para fortificar o engajamento cultural organizacional entre colaboradores;
- avaliar a força de trabalho com os dados fornecidos pela tecnologia do BPO de RH;
- planejar novos projetos alinhados aos objetivos das empresas;
- trabalhar na gestão de mudanças por novas estratégias, reestruturação, aquisições e fusões;
- disponibilizar suporte comunicativo e emocional aos colaboradores;
- ter mais interação direta com colaboradores;
- mediar conflitos internos com mais efetividade;
- promover uma cultura de feedback constante;
- criar programas de bem-estar para um ambiente laboral saudável;
- e pensar em ideias inovadoras para implementar com fins de melhorar práticas de RH continuamente.
Liberação de recursos para a empresa investir
O BPO de RH impulsiona a inovação do setor e poupa recursos financeiros. Assim, a organização garante mais verbas para inovar em outras atividades no intuito de melhorar de uma forma geral. Por exemplo:
- otimizar marketing comercial;
- atualizar e customizar ERP;
- investir em infra;
- efetuar estratégias para fortalecer o branding;
- expandir filiais;
- visitar conferências;
- e efetivar novas parcerias estratégicas com outras marcas.
Diferenciais que somente a TRIYO entrega
BPO de RH, vale a pena? Sim, se você contrata a TRIYO. Temos uma extensa lista de clientes no nosso portfólio que atestam a potencialidade do serviço.
Por ano, o BPO de RH TRIYO corta os custos operacionais entre 15% e 40%. Neste âmbito, o setor de Recursos Humanos dos contratantes opera com economia e em alta performance.
Além de diminuir a sobrecarga e os custos do RH, a solução da TRIYO reduz falhas de processamento consideravelmente. Isso porque adotamos tecnologias seguras, performáticas, que automatizam processos simples e complexos.
E mais, garantimos um serviço operacional nos conformes com a legislação, graças ao robusto know-how dos nossos colaboradores. Também viabilizamos informações centralizadas para agilizar processos e facilitar acessos autorizados.
O BPO de RH TRIYO trabalha com a tecnologia em favor dos resultados. Os nossos recursos tecnológicos operam de maneira ininterrupta para assegurar resultados consistentes. Assim, melhoramos a eficiência, ao contratante focar com tranquilidade nas outras tarefas que agregam valor.
Vantagens do BPO de RH: Menos custos e mais eficiência
O BPO consiste na terceirização de processos de negócios. Qualquer setor da empresa pode ser terceirizado, como o setor de Departamento pessoal, o BPO de RH integra a maioria das atividades da área, com automação e automatização.
Efetivamente, os melhores serviços podem automatizar até tarefas complexas de pagadoria e admissão de pessoal. Ao viabilizar sistemas informatizados, o BPO opera com efetividade e informa dados confiáveis em tempo real aos contratantes.
Grande parte da demanda por BPO de RH é para reduzir custos operacionais. Contudo, o serviço também oferece velocidade e redução de incidentes recorrentes. Ademais, convém lembrar que os melhores provedores atuam com segurança fiscal e em conformidade à legislação trabalhista.
Pelos ganhos em eficiência operacional, a empresa contratante tem condições de liberar o RH para outras atividades estratégicas. Do mesmo modo, sobra mais dinheiro para investir em outras inovações.
Agora, você sabe o que faz um BPO de RH! Mas, a adoção requer a prudência de contratar um serviço confiável para aproveitar os legítimos benefícios da terceirização inteligente.
Por fim, para um RH digital recomendamos o confiável serviço de BPO de RH TRIYO. Com equipe com experiência em mais de 20 anos em softwares de gestão, a TRIYO é referência tecnológica para negócios de sucessos que têm diferentes portes e nichos.
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