Quando falamos dos benefícios do ERP educacional, é impossível não considerar a vantagem da automação. Com frequência, escolas e universidades buscam essa tecnologia para contribuir nos processos administrativos. Todavia, as melhorias proporcionadas pelo sistema também qualificam a experiência de professores, pais e alunos.
Hoje, a automação é a solução em voga para a otimização de processos educativos e gerenciais. Certamente, os procedimentos automatizados transformam a gestão escolar, que fica mais produtiva, eficiente, organizada e bem-vista pela opinião pública.
Atualmente, não há como negar que a automação deixa de ser um luxo para virar uma exigência. Sob essa ótica, em termos de sistemas gerenciais de organizações escolares, o ERP é a solução mais adequada.
Mas a implementação de ERP precisa ser orientada por uma consultoria confiável. Assim, esse sistema pode integrar com segurança todos os setores de escolas, faculdades e universidades.
Não obstante, os benefícios do ERP educacional não se restringem a automatizar tarefas repetitivas. Essa tecnologia de administração escolar vai além: possibilita tomadas de decisões com dados em tempo real para favorecer colaboradores, pais e alunos.
No texto, vamos explorar as completas vantagens dos softwares de gestão para instituições de ensino. Na leitura, entenda como o ERP para universidades ou escolas contribui para agilizar processos e tornar transparentes os procedimentos.
Perceba como esses sistemas de gestão educacional geram impactos positivos até na reputação do gestor de TI para que assim, seja reconhecido como o líder de tecnologia responsável por implementar um ERP que revoluciona o desempenho da gerência educacional.
Introdução à automação de processos no setor educacional
Para responder às necessidades das partes interessadas e à responsabilidade social, os profissionais devem ter habilidades apropriadas. Em resumo, a otimização da capacitação técnica humana é impulsionada pela automação via ERP educacional, segundo defende a obra Higher Education.
Uma organização de ensino é complexa. E as complexidades crescem à medida que a instituição requer mais operações gerenciais manuais. Nesse fôlego, são milhões de documentos com contas a pagar ou a receber, relatórios de desempenho e muitas outras atividades.
Com o perdão da hipérbole, talvez resolver a equação diofantina “x³+y³+z³=k” sem um computador quântico seja menos complicado. Manualmente, os métodos administrativos são demorados, onerosos e monótonos. Além de tudo, estão suscetíveis aos erros humanos, com altos custos de tempo e dinheiro por constantes retrabalhos.
Toda a produtividade se perde com a gestão manual de notas, registros, agendamentos, matrículas, conciliações ou outras performances. Cansaço físico e mental, imprecisões, ineficiência e fadiga muscular são alguns efeitos da administração tradicional que conta com métodos analógicos.
No modo manual, a análise eficiente de dados é uma missão quase impossível. O gestor tem que abrir inúmeras abas no computador para tentar concluir ideias sem se perder no raciocínio.
Porém, nesse cenário, surge a automação de processos no setor educacional para agregar valor e efetividade, com agilidade e produtividade. Com isso, sobra mais tempo para a diretoria pensar no principal: educar alunos da melhor forma.
O que é a automação de processos em sistemas ERP?
A automação de processos em sistemas ERP é o uso de programas de gestão que integram dados para automatizar tarefas. Em outras palavras, isso quer dizer tornar automáticas as atividades manuais.
Com o avanço da tecnologia, cada vez mais afazeres são automatizados por meio do ERP. De fato, a automação com sistemas administrativos agrega valor, efetividade e produtividade. Em suma, tais aplicações são recursos tecnológicos que contribuem para melhorar, e não substituir, o trabalho humano.
No começo, o planejamento da automação de processos em sistemas ERP aplica dois métodos: identificar tarefas repetitivas e definir regras de automação.
Primeiro, os responsáveis pelo projeto identificam os processos repetitivos com base nos requisitos organizacionais. Isso pode englobar desde o gerenciamento de relatórios até a entrada de dados em sistemas.
No segundo momento, são definidas teoricamente as ações ou configurações que precisam acontecer no automático. Por exemplo, determinar que um pedido de compra seja realizado pelo sistema se o estoque de canetas cair para certo nível.
Depois, há os seguintes passos para o funcionamento prático:
- Integrar softwares de automação para o ERP acessar os dados da organização e efetuar as ações configuradas.
- Coletar os dados para processar com as regras configuradas. Essas informações são extraídas de diversas fontes dos setores da instituição.
- O sistema passa a tomar decisões segundo as configurações preestabelecidas, que se baseiam nos dados coletados.
- O ERP notifica a respeito de cada deliberação efetuada automaticamente.
Obviamente, essa é uma definição simples. No decorrer deste texto, vamos explorar mais a fundo o processamento do ERP escolar. Por ora, saiba que o sistema compreende como deliberar e lidar com erros.
Por exemplo, há a aplicação “alerta sobre a inconsistência” se não conseguir executar uma função, o que exige a intervenção manual. Além disso, entenda também que o ERP:
- requer melhorias contínuas;
- é escalável;
- e precisa da implantação de medidas de segurança e de conformidade.
Como isso é aplicado no setor educacional?
No contexto da tecnologia na administração escolar, o ERP para universidades é capaz de automatizar inúmeras tarefas gerenciais. Por exemplo: matrícula, biblioteca, RH, contabilidade, almoxarifado, desempenho acadêmico, presença, entre outros. Tecnicamente, os benefícios do ERP educacional são:
- automatizar todos os processos administrativos;
- otimizar processos educativos com transformação digital;
- otimizar a gestão escolar e universitária;
- aumentar a eficiência e a eficácia laboral;
- diminuir os gargalos e os custos produtivos;
- integrar e centralizar dados de todos os setores para deliberações estratégicas;
- facilitar e agilizar a análise de dados em tempo real;
- proporcionar insights para a inovação;
- reduzir trabalhos humanos repetitivos e erros manuais;
- garantir a conformidade com regulamentos, leis, requisições personalizadas dos setores institucionais e padrões administrativos;
- apoiar a governança com rastreamento detalhado e auditoria;
- e proporcionar transparência para sócios, diretores, pais, alunos e outros stakeholders.
Benefícios do ERP educacional: razões para adotar um sistema de gestão
Na era da sobrevivência corporativa com transformação digital, as estatísticas apontam um crescimento na demanda por implementação de ERP em escolas.
Por exemplo, vejamos os dados da Education ERP Market Research. No ano de 2023, o mercado de ERP educacional alcançou US$ 13.795,75 milhões.
Ademais, a pesquisa prevê que até 2032 esse mercado vai atingir US$31.521,77 milhões. Aproximadamente, entre 2024 e 2032, isso significa uma CAGR (Taxa Composta de Crescimento Anual) de 14,7%.
De certo que todo esse progresso não é por acaso. Efetivamente, os diretores querem vivenciar as vantagens administrativas da implementação de ERP em escolas ou faculdades.
Além disso, também desejam experienciar a otimização de processos educativos com a transformação digital via software educacional. Nesse sentido, a seguir, conheça alguns benefícios do ERP para instituições de ensino.
Automação de processos administrativos
Um relatório do Smartsheet indica números interessantes. Por exemplo, 40% dos colaboradores pesquisados gastam um quarto da semana de trabalho com tarefas manuais e repetitivas. Apesar disso, a otimização de processos administrativos com ERP pode automatizar o controle de:
- inscrições;
- matrículas;
- finanças;
- gestão de pessoal, currículos, bolsas, auxílios e atendimento;
- horários de aulas, provas e eventos acadêmicos;
- notas e frequência;
- contas a pagar e a receber;
- planejamento financeiro;
- orçamentos;
- inventário e compras;
- manutenção de infraestrutura;
- comunicação com pais, alunos e professores;
- arquivamento de documentos;
- entrada e saída de livros da biblioteca;
- registros precisos e atualizados para auditorias;
- e conformidade com normas internas da instituição e regulamentações educacionais.
Do ponto de vista de inscrições e matrículas, um ERP opera com preenchimento automatizado. Na prática, o sistema aproveita os dados armazenados para preencher informações básicas. Isso agiliza o processo tanto para os alunos como para a instituição escolar.
Automação de processos financeiros com ERP para universidades
Em um setor financeiro, os sistemas de gestão educacional geram faturas e controlam as mensalidades no automático. Alguns chegam a integrar gateways que alertam sobre os pagamentos em poucos segundos.
Também têm aqueles capazes de notificar pais e alunos quando está próximo o vencimento. Inclusive, há ERP com gateways que executam a conciliação bancária de boletos, uma tarefa que demora horas ou dias manualmente.
Não podemos ignorar os softwares que facilitam a geração de orçamentos para projetos ou departamentos. Tais aplicações avançadas notificam em casos de desvios!
Outros benefícios do ERP educacional sob a ótica das finanças são:
- relatórios financeiros completos, com fluxo de caixa, demonstração de resultados e balancetes;
- análise de desempenho financeiro;
- distribuição pontual de remunerações para colaboradores internos e externos;
- garantia de que os processos financeiros estejam nos conformes com regulamentações contábeis e fiscais;
- manutenção de todo o histórico das transações para simplificar auditorias e prestações de contas;
- manutenção do registro de ativos do inventário;
- e cálculo tanto da valorização como da depreciação.
Benefícios do ERP educacional na automação de processos da gestão de pessoal
Automações de contabilidade – encargos trabalhistas, deduções, folha de pagamento, benefícios, dissídios e outras variáveis – originam-se nos sistemas de gestão educacional. Outros benefícios do ERP ao automatizar processos da administração de pessoal são:
- processamento de candidaturas;
- avaliação de candidatos;
- avaliação do desempenho de colaboradores e dos setores;
- administração de frequência, tempo de trabalho e horas extras;
- planejamento para treinos e cursos de capacitação;
- insights para reter talentos;
- e comunicação com os colaboradores.
Integração de dados para decisões estratégicas
Os benefícios do ERP educacional refletem-se na melhoria da gerência de dados. Com efeito, a centralização dos conhecimentos no sistema proporciona um maior controle de gestão da instituição. Além do mais, essa tecnologia na administração escolar contribui para deliberações mais informativas e ágeis, essenciais para comandos efetivos.
O ERP para universidades centraliza os dados em um único sistema e possibilita uma visão abrangente do funcionamento operacional.
Aliás, após coletar referências isoladas de cada setor, o programa transforma tudo em conteúdos relevantes. Isso gera o cenário propício para deliberar com base nos índices precisos e nos KPIs em tempo real. Leia alguns exemplos práticos:
- Receber relatórios completos do ERP para compreender o custo verdadeiro por curso, turma, professor ou aluno.
- Tomar decisões rápidas para reter estudantes após identificar no ERP o crescimento da evasão escolar.
- Prever problemas operacionais para antecipar as correções.
- Ter insights para inovações baseadas em dados históricos e projeções futuras.
- Deliberar sobre investimentos ou alocação dos recursos.
- Seguir as orientações do ERP para atender sem falhas um repentino aumento de matrículas ou de outras demandas.
Redução de erros manuais e aumento da eficiência operacional
Em primeiro lugar, a implementação de ERP em escolas e universidades elimina a inserção manual de dados em muitos processos. Desse jeito, há redução de erros comuns, como informações incorretas ou duplicidades, que exigem retrabalho para validações.
Em segundo lugar, os cálculos de frequência e de notas ocorrem no automático nesses sistemas de gestão educacional. Dessa forma, eliminam-se os cálculos incorretos e os erros de digitação humana.
Sobretudo, os ERPs mais dedicados operam com alertas e notificações. Nesse caso, a inserção de dados incorretos ou incompletos é informada imediatamente, para correções rápidas.
Sem contar que não existe a imposição de compilar dados manualmente, pois os relatórios são automatizados.
O ERP reduz erros manuais por disponibilizar avisos de quitações, controle de pagamentos e geração de faturas automaticamente. Igualmente, o programa viabiliza tarefas administrativas automáticas, como avaliação de desempenho, folha de pagamento e contratações.
Conformidade e governança
Os softwares de gestão para instituições de ensino suportam um rastreamento detalhista para certificar a capacidade de auditoria. Esses sistemas também têm suporte para a instituição de ensino estar com os processos em conformidade regulatória.
De maneira automática e transparente, o ERP executa funções para registrar e monitorar atividades completas ou mudanças de dados. Essa funcionalidade simplifica a identificação de erros a fim de otimizar correções ágeis.
Acima de tudo, as políticas regulamentadoras e internas são aplicadas em um formato automatizado por esses sistemas de gestão educacional. Dessa maneira, os processos operacionais convergem com as normas estabelecidas, garantindo efetividade na autonomia do ERP bem programado.
Assistência governamental
Como se sabe, o apoio do governo com verbas educacionais é essencial para instituições de ensino manterem as atividades. Entretanto, por questões orçamentárias, com frequência existem cortes mesmo para as organizações que estão em conformidade, da educação básica à superior.
Porém, com esse cenário de contingência atual das verbas, instituições em desconformidade podem ser mais atingidas. As penalidades abrangem suspensões de recursos, cortes totais, multas, entre outros reveses. Com os sistemas de gestão educacional que automatizam a conformidade, esse risco se reduz nas instituições de ensino.
Satisfação de alunos e pais
Inegavelmente, softwares de gestão para instituições educacionais transformam os processos com transparência, informatividade e rapidez. Como consequência, a experiência dos usuários da instituição evolui em níveis significativos.
Com isso, a reputação institucional agrega valor direto e indireto. Veja alguns exemplos:
- Alunos recebem as notas com as médias corretas e sempre na data programada.
- Pais ou outros responsáveis por pagamentos garantem a confirmação da quitação dos valores corretos, sem falhas de processamento com falsos negativos.
- Disponibilidade de todo o histórico de pagamento, com dados transparentes e acesso fácil aos recibos.
- Tranquilidade porque a instituição tem um sistema seguro, que não vaza dados escolares ou financeiros.
- Otimização de processos educativos para organizar a grade escolar ou os conteúdos de matérias.
- Portais on-line que informam dados relevantes, como comunicados, eventos, notas e horários das aulas.
- Atualizações em tempo real e corretas para permitir uma melhor programação por parte de pais ou alunos.
- Alertas e notificações sobre quaisquer mudanças nos planos, como datas de provas ou reuniões.
- Meios para descomplicar a comunicação direta com alunos e pais para tirar dúvidas ou solucionar pendências.
- Relatórios que monitoram o desempenho acadêmico dos alunos.
- Facilitação para originar planos de estudos personalizados.
- Simplificação da inscrição para excursões.
- Validação de atividades extracurriculares.
- Confirmação de presença dos alunos em sala de aula.
- Disponibilização de calendário integrado com as atividades escolares ou acadêmicas.
De fato, as mensalidades pagas por alunos ou pais representam uma parcela significativa dos lucros. Mas muitos estudantes se sentem inseguros por causa de vazamentos de dados, obscuridades, lentidão nos procedimentos ou outras irresponsabilidades. Como resultado, acontece a evasão em massa, junto com o prejuízo financeiro da instituição.
Além do mais, a imagem gerada pela baixa efetividade operacional é difícil de mudar no futuro. Felizmente, existe o ERP como tecnologia na administração escolar para proporcionar satisfação aos alunos e pais em todos os pontos gerenciais.
Implementando um ERP com a consultoria da TRIYO
O estudo escandinavo “Fatores críticos de sucesso para consultorias de ERP” aborda elementos importantes sobre a implementação. Nele, são levantadas informações que colocam questões técnicas, comportamentais e sociais como preponderantes para implementar o ERP. No entanto, os autores concordam que as complexidades são atenuadas se o projeto é orientado por consultorias capacitadas.
Poucas organizações se aventuram em implementar um ERP sem consultores e correr sérios riscos técnicos. Aliás, isso explica o crescimento do setor.
Entre 2022 e 2027, há uma estimativa de CAGR de 9,34% na área de integração e consultoria de sistemas ERP. Esse mercado deve alcançar US$ 10.707,21 milhões até 2027, segundo dados do Technavio.
Nesse âmbito, com a TRIYO, a implementação de ERP em escolas é mais fácil, rápida e acessível. Com um time de consultores especializados e que possuem experiência de mais de 20 anos em softwares de gestão, a organização agrega uma experiência que a torna uma das melhores consultorias do mercado atual.
Superação de desafios com suporte especializado
Ao receber o nosso suporte especializado, a instituição escolar desfruta dos legítimos benefícios do ERP educacional. Com efeito, as implementações têm menos custos e maior eficiência.
Os consultores TRIYO avaliam as condições de infraestrutura, dados, cultura e sistemas existentes. Dessa maneira, traçam os caminhos com os menores riscos na implementação. No trajeto de sucesso, juntos evitamos os desafios da implantação sem consultoria, como estes abaixo:
- Resistência às mudanças por parte de colaboradores relutantes, acostumados a desempenhar operações com as antigas práticas.
- Falta de treino ou treinamentos complexos, que aumentam o desconforto das equipes para adotar novas práticas com o ERP.
- Implementações sem um escopo ideal e o planejamento adequado, cujas complexidades dificultam uma transição suave.
- Dificuldades para coordenar todos os departamentos, com fins de assegurar o alinhamento correto dos dados.
- Problemas em compreender todas as especificidades operacionais de cada setor para implementações rápidas.
- Complexidades técnicas significativas para integrar os sistemas legados no novo ERP.
- Implementação de um ERP com o funcionamento perfeito, dentro dos limites do orçamento e do planejamento de tempo.
- Cumprimento dos prazos estabelecidos na estratégia pré-estipulada para evitar as interrupções constantes e inesperadas.
- Implementação do ERP sem prejudicar a produtividade da instituição escolar.
- Efetivação rápida da migração de um extenso volume de dados de alta qualidade que não sejam errôneos ou inconsistentes.
- Indisponibilidade de um suporte técnico menos custoso, que atende rápido para solucionar problemas antes, durante e depois da implementação.
- Certificação de que o novo sistema receba as melhores atualizações para manter alta disponibilidade e produtividade.
- Controle das mudanças no escopo do projeto, que podem surgir por necessidades mercadológicas ou pressão dos setores.
- Implementação do ERP para universidades e escolas com boas práticas não só de conformidade, como também de segurança.
Empresas que já utilizam nossos serviços
Embora atenda empresas de todos os portes e segmentos, a TRIYO tem um setor específico para a implementação de ERP educacional. Conhecemos a fundo os segredos para implementar com rapidez, economia e exatidão, sem perder a qualidade.
Temos consultores experientes, sabemos como agregar eficiência com orçamento reduzido para orientar a instalação de sistemas gerenciais na área da educação. A FMU Complexo Educacional e a Kroton são algumas das organizações de ensino que atendemos com efetividade.
A consultoria garante um ERP funcional e menos custoso
As instituições de ensino devem adotar um ERP por questões de eficiência, transparência e responsabilidade social. Mas a adoção efetiva requer a orientação de uma consultoria experiente como a TRIYO. Somente desse modo é possível ter a implementação com:
- conhecimento técnico e agilidade;
- personalização operacional;
- redução de riscos;
- melhor aproveitamento do tempo e dos valores investidos;
- custos controlados e transparentes;
- treinamento e capacitação de administradores e usuários;
- melhoria de eficiência operacional;
- suporte contínuo;
- últimas tendências de ERP;
- e foco no core business.
Os nossos consultores avaliam os processos internos da organização. Com isso, captamos as oportunidades de tirar o melhor proveito da implantação do novo ERP. Desse modo, identificamos perfeitamente todas as áreas a serem submetidas à automação.
A consultoria TRIYO sabe como auxiliar em personalizações adequadas às requisições da empresa contratante. Da mesma forma, conhecemos as nuances para otimizar as configurações.
Com a TRIYO, a contratante pode se prevenir de futuros problemas e potencializar o desempenho. Ademais, atuamos sempre em conformidade com normas e regulamentos aplicáveis, como a LGPD.
Em outros termos, o planejamento adequado com a TRIYO aborda um plano detalhista que evita surpresas e mitiga ameaças. Acrescente a isso o fato de que a consultoria atua no gerenciamento de mudanças para preparar equipes e reduzir resistências internas.
Nesse sentido, ajudamos na formação dos usuários e documentamos pontos de suporte para simplificar a resolução autônoma de problemas.
Entre em contato com a TRIYO. Saiba como conseguimos atender as suas mais profundas demandas por soluções personalizadas de ERP.
Temos ciência das melhores práticas para satisfazer as necessidades singulares de cada instituição de ensino com prontidão, capacidade técnica, suporte do início ao fim e transparência.