A introdução das ferramentas de ponto eletrônico no BPO proporcionou a muitos departamentos de recursos humanos uma intensa transformação nos procedimentos.
Esse tipo de recurso viabiliza um registro rigoroso de informações fundamentais para diversas necessidades empresariais. Assim, simplifica e torna mais seguro um processo que antes era totalmente manual.
Essas empresas que já optaram pela implementação da tecnologia se destacam no mercado. Elas revelam uma eficiência maior no fechamento da folha de pagamentos e fomentam uma cultura de transparência com seus colaboradores.
Você também deseja contar com essa inovação no dia a dia do seu negócio? Então, continue lendo e entenda o que são, como funcionam e os benefícios das ferramentas de ponto eletrônico no BPO.
O papel do BPO na transformação digital das empresas
A transformação digital se tornou uma prioridade para empresas em todo o mundo. Nesse contexto, ela tem impulsionado a demanda por serviços como o Business Process Outsourcing (BPO).
O BPO consiste na terceirização de processos de negócios para fornecedores externos. Ele possibilita que as empresas contratantes se concentrem em suas competências principais.
Na modalidade, uma empresa contrata terceiros para realizar determinados processos ou tarefas. Entre elas, atividades financeiras, contábeis, de recursos humanos e outras.
Vejamos o panorama divulgado pela Associação Brasileira de Provedores de Serviço de Apoio Administrativo (Abrapsa). Segundo o documento, o setor de BPO experimentou um crescimento notável entre 2010 e 2021.
O número de empregos aumentou 149%, enquanto o total da economia cresceu apenas 13%. Os profissionais do setor passaram de 438 mil para aproximadamente um milhão, representando um crescimento de 150%.O número de estabelecimentos também se ampliou 55%, passando de 20 mil para cerca de 31 mil.
As previsões para o futuro do BPO são igualmente promissoras, é o que revela a pesquisa de mercado global Technavio. A procura por terceirização de processos de negócios deve continuar crescendo em 2024. Há potencial para um aumento de US$ 76,9 bilhões nesse período.
O cenário demonstra, portanto, que a integração entre BPO e transformação digital promove eficiência operacional e agilidade empresarial. Assim, prepara as empresas para os desafios do ambiente de negócios.
Ferramentas de ponto eletrônico: o que são e como funcionam?
Ferramentas de ponto eletrônico são sistemas que tornam automático o registro do tempo de trabalho dos funcionários de uma empresa. Com isso, eliminam a necessidade de métodos manuais para o controle das horas trabalhadas.
Elas simplificam o processo de registro de horas e oferecem funcionalidades que ajudam a otimizar a gestão de recursos humanos. Além de registrar os horários de entrada e saída, muitas dessas ferramentas:
- monitoram o tempo de intervalo;
- controlam as horas extras;
- geram relatórios;
- e até mesmo são integradas diretamente aos sistemas de folha de pagamento.
O funcionamento varia de acordo com a escolha da empresa em relação ao tipo de sistema adotado. Alguns utilizam relógios digitais instalados nas dependências da empresa. Neles, os funcionários registram entrada e saída com cartões magnéticos, senhas pessoais ou leitura biométrica.
Outros sistemas são baseados em aplicativos móveis. Como possibilitam o registro de horários de qualquer lugar, são especialmente úteis para equipes remotas e em regime de home office.
No que diz respeito à legislação, as normas sobre o registro eletrônico da jornada de trabalho são fundamentais. Afinal, elas asseguram a conformidade legal das empresas.
Conforme estabelecido pelo artigo 74 da CLT, o horário de trabalho dos funcionários precisa ser registrado. No § 2o do mesmo artigo, é mencionada a opção de fazer esse registro por meio eletrônico.
- 2o Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.
Já a Portaria 671/2011 compilou as regulamentações referentes ao ponto eletrônico digital, adaptando-as para demandas do ambiente de trabalho contemporâneo. Destacam-se duas regras principais:
- Classificação dos sistemas de controle de ponto eletrônico em REP-C, REP-A e REP-P, juntamente com suas características e regras predominantes.
- Obrigatoriedade de emitir ou disponibilizar o acesso ao comprovante de registro de ponto do trabalhador. Tal documento contém informações básicas, como a identificação da empresa e do funcionário.
Isso significa que as ferramentas de ponto eletrônico vão além da simplificação dos processos de controle de ponto. Elas contribuem para a conformidade legal e para a otimização dos recursos humanos.
Benefícios das ferramentas de ponto eletrônico no ambiente de BPO
No contexto da terceirização de serviços, as ferramentas de ponto eletrônico oferecem uma série de benefícios tangíveis e intangíveis. Assim, colaboram para a eficiência operacional do BPO.
A automatização dispensa a necessidade de registros manuais, como cartões-ponto ou planilhas, que são propensos a erros. Assim, o tempo gasto pelos gestores na coleta e no processamento de dados de presença é reduzido.
A transparência que elas proporcionam para a relação entre entre empregador e empregado também é um aspecto a destacar. Isso porque contribuem para um ambiente de trabalho justo e equitativo.
Além disso, as ferramentas de ponto eletrônico no BPO ajudam a evitar violações trabalhistas e possíveis litígios legais. Dessa forma, proporcionam segurança jurídica às empresas e eliminam custos associados a multas e penalidades por não conformidade.
Eficiência e produtividade: os impactos diretos no BPO
A implementação do ponto eletrônico tem impacto direto e substancial na eficiência e na produtividade das operações.
Disponibilizam-se registros precisos e automatizados do tempo de trabalho de cada funcionário. Com isso, os gestores identificam padrões de utilização de recursos e distribuem as tarefas de forma equitativa e eficaz.
Assim, é possível evitar sobrecargas para alguns colaboradores e ociosidade para outros, otimizando processos de alocação de recursos da empresa.
Essas ferramentas também melhoram a gestão do tempo, o que é fundamental no ambiente dinâmico e acelerado do BPO.
Ocorre a redução de atividades manuais demoradas, como preenchimento de planilhas ou verificação de cartões de ponto. Dessa maneira, colaboradores e gestores se concentram em tarefas estratégicas e de maior valor agregado, aumentando a produtividade da equipe.
Outro aspecto importante é que há menos tempo perdido em atividades administrativas desnecessárias ou retrabalho devido a erros de registro. Com isso, a equipe se dedica às suas atividades principais e contribui de forma significativa para os objetivos do BPO.
Redução de custos e erros operacionais com ponto eletrônico
Processos manuais de registro de ponto estão sujeitos a erros humanos, que levam à imprecisão nos cálculos da folha de pagamento. Consequentemente, há problemas como pagamento incorreto de horas extras ou de salários.
Mais do que afetar negativamente a satisfação dos funcionários, essas questões também resultam em processos trabalhistas. Isso sem falar nas multas por não conformidade com as regulamentações.
A automação do registro de ponto e da gestão de jornada resulta em uma maior eficiência administrativa. Gestores de RH e folha de pagamento não precisam se dedicar à coleta, à verificação e ao processamento manual de dados. Em vez disso, se concentram em atividades como recrutamento, treinamento e desenvolvimento de funcionários.
Outro benefício financeiro é a redução dos custos operacionais associados à gestão de tempo e recursos humanos. Isso significa menos horas gastas em tarefas administrativas repetitivas.
Melhoria na gestão de tempo e de recursos humanos
Além dos benefícios mencionados, ferramentas de ponto eletrônico no BPO oferecem funcionalidades habilitadas para capacitar e direcionar gestores nas decisões.
Os relatórios trazem informações detalhadas e precisas sobre padrões de presença, horas extras e utilização do tempo da equipe. Eles possibilitam uma melhor compreensão das necessidades de pessoal e dos requisitos de projeto.
As ferramentas também facilitam o monitoramento do cumprimento de prazos e SLAs (Service Level Agreements). Com isso, acompanha-se o progresso de projetos e tarefas, verificam-se potenciais atrasos ou gargalos e tomam-se medidas corretivas rapidamente.
Dessa forma, é possível garantir a entrega oportuna de serviços aos clientes. Ao mesmo tempo, a reputação da empresa no mercado é fortalecida.
Integração de ferramentas de ponto eletrônico com sistemas de BPO
Outro ponto crucial é integrar ferramentas de ponto eletrônico com os sistemas de BPO. Isso permite uma sincronização perfeita entre o registro de horas trabalhadas e outras atividades relacionadas ao BPO. Nesse sentido, otimiza os processos operacionais e confere ainda maior eficiência à gestão de recursos humanos.
Uma das principais vantagens é a automação de fluxos de trabalho. Os dados de presença registrados são automaticamente sincronizados com os sistemas de gestão de operações do BPO.
Além disso, a integração viabiliza uma visão geral do desempenho da equipe. Ou seja, fornece insights abrangentes sobre utilização do tempo, produtividade e conformidade com os requisitos contratuais. Essa visibilidade em tempo real:
- possibilita tomadas de decisão ágeis;
- facilita a identificação de áreas de melhoria;
- e favorece a implementação de medidas corretivas quando é necessário.
Outro benefício é que os dados de presença podem ser diretamente integrados aos sistemas de folha de pagamento do BPO. Isso simplifica o cálculo de salários, horas extras e benefícios. O processo se torna eficiente e preciso, com menor risco de erros e garantia de conformidade com as regulamentações trabalhistas.
A implementação de análises de dados avançadas e os relatórios personalizados contribuem para a melhoria contínua e o sucesso do negócio.
Características essenciais de uma ferramenta de ponto eletrônico eficaz
Como vimos, implementar uma ferramenta de ponto eletrônico favorece a otimização da gestão de tempo e de recursos humanos numa empresa. Mas existem algumas características essenciais que uma boa ferramenta deve possuir para garantir sua eficácia e sua utilidade. Vamos conferir quais são?
Facilidade de uso
A facilidade de uso se aplica a todos os usuários. Vale desde os funcionários, que registram suas entradas e saídas, até os gestores responsáveis por acessar e analisar os dados. Essa é uma das premissas de uma boa ferramenta de ponto eletrônico.
Isso significa que a interface precisa ser intuitiva, simples e amigável para uma experiência sem complicações.
Os funcionários devem ser capazes de registrar seus pontos de forma rápida e fácil. Enquanto isso, os gestores têm acesso claro e direto às informações.
Cálculos automáticos
Sabemos que, em tal cenário, se dispensa a necessidade de executar cálculos manuais. Assim, as ferramentas de ponto eletrônico no BPO reduzem tempo e esforços para processar dados relacionados ao tempo de trabalho dos funcionários.
Com isso, a eficiência operacional aumenta. Ao mesmo tempo, o risco de erros humanos, comuns em processos manuais, é reduzido. Desse modo, evitam-se as discrepâncias nos registros de horas trabalhadas.
A automação dos cálculos contribui para a precisão dos registros. Ademais, garante que as métricas relacionadas ao tempo sejam calculadas de forma consistente e confiável.
Outra vantagem é a capacidade de fornecer informações precisas e atualizadas em tempo real. Com elas, os gestores têm uma visão clara sobre o tempo de trabalho dos funcionários, facilitando decisões sobre questões como:
- alocação de recursos;
- planejamento de escalas;
- e identificação de tendências de produtividade.
Com dados disponíveis instantaneamente, fica mais fácil responder rapidamente às mudanças nas demandas operacionais. É possível também tomar as medidas necessárias para otimizar a utilização de mão de obra.
Várias formas de registrar o ponto
Oferecer diversas opções para o registro de ponto ajuda na eficácia e na adesão dos funcionários à nova ferramenta. A diversidade de métodos disponíveis permite que as empresas atendam às diferentes necessidades e preferências dos colaboradores, aumentando sua aceitação.
Uma das opções mais comuns é o uso de dispositivos fixos na empresa, como relógios de ponto ou terminais de registro. Eles são implementados em locais estratégicos dentro das instalações para que os funcionários registrem entradas e saídas rápida e convenientemente.
Essa abordagem é ideal para organizações com localização física centralizada e grande número de funcionários que trabalham no mesmo local.
Além disso, os aplicativos móveis acessíveis em smartphones estão se tornando cada vez mais populares. Aliás, trata-se de uma forma de registro de ponto flexível e conveniente.
Com os smartphones, os funcionários podem facilmente registrar seus pontos de qualquer lugar, a qualquer momento. Não há a necessidade de estar fisicamente presente no local de trabalho. Essa é uma modalidade especialmente benéfica para organizações com equipes remotas.
Outra opção é o uso de cartões de proximidade ou de crachás com tecnologia RFID (Radio Frequency Identification). Por meio deles, os colaboradores realizam registros de ponto com um simples toque do cartão em um leitor.
É um método rápido, conveniente e reduz o tempo necessário para registrar o ponto. Além disso, minimiza o risco de erros de digitação ou registros incorretos.
Há ainda o reconhecimento biométrico, com a leitura de impressões digitais ou o reconhecimento facial. Ele oferece um nível adicional de segurança e precisão no registro de ponto.
Essa tecnologia verifica a identidade do funcionário com base em características únicas do corpo. Assim, apenas o próprio colaborador registra suas entradas e saídas, eliminando o risco de fraudes e registros falsos.
Tecnologia avançada
A utilização de tecnologia avançada contribui para a eficácia e a segurança das ferramentas de ponto eletrônico.
A integração de recursos tecnológicos de ponta simplifica o processo de registro. Também fortalece a gestão de recursos humanos, contribuindo para uma operação eficiente e segura.
A adoção de armazenamento em nuvem é uma das possibilidades. Ela libera o acesso remoto aos dados de ponto, para os gestores acessarem as informações de qualquer lugar, a qualquer momento.
Além disso, o armazenamento em nuvem oferece proteção contra perda de dados. Nesse contexto, assegura a integridade e a disponibilidade das informações, mesmo em caso de falhas de hardware ou outros incidentes.
A criptografia, por sua vez, protege os dados sensíveis dos funcionários contra acesso não autorizado – como informações pessoais e registros de horas trabalhadas. Assim, o ponto eletrônico garante que apenas pessoas autorizadas tenham acesso às informações, salvaguardando a privacidade e a segurança dos funcionários.
As atualizações regulares do software também são fundamentais para a compatibilidade e a funcionalidade contínua da ferramenta. Incluem correções de bugs, melhorias de segurança e novos recursos. Dessa forma, o ponto está sempre alinhado com as melhores práticas e os padrões tecnológicos mais recentes.
Mais do que os aspectos básicos de registro, a tecnologia oferece recursos adicionais, como análises de dados avançadas e relatórios personalizados. Eles oportunizam insights relevantes para a gestão de recursos humanos.
Integração com folha de pagamento (BPO)
A integração com os sistemas de folha de pagamento impulsiona a eficácia das ferramentas de ponto eletrônico no BPO. Ademais, traz uma série de outros benefícios bastante significativos.
A simplificação do processo de cálculo de salários, horas extras e outros benefícios relacionados ao tempo de trabalho é uma das vantagens. Primeiramente, isso elimina a necessidade de entrada manual de dados e cálculos separados. Além disso, reduz o tempo e os esforços para processar a folha de pagamento.
Tudo isso aumenta a eficiência administrativa e diminui a probabilidade de erros e discrepâncias nos cálculos. Por consequência, assegura a precisão e a consistência nos pagamentos aos funcionários.
Além disso, a integração com o sistema de folha de pagamento também é fundamental. Afinal, ela garante que a empresa esteja em conformidade com as normas legais. Dessa maneira, evita infrações e penalidades legais associadas a erros de cálculo ou não conformidade com as regulamentações trabalhistas.
Outro aspecto importante é a capacidade de gerar relatórios sobre os dados de presença e horas trabalhadas. Eles apontam para padrões de presença, horas extras, ausências e muito mais. Com isso, os gestores identificam tendências e otimizam a alocação de recursos, sempre com base em dados concretos e atualizados.
Desafios e soluções na adoção de ferramentas de ponto eletrônico no BPO
A adoção de uma nova ferramenta traz consigo alguns desafios. Mas isso não é motivo para desistir da inovação propiciada pela tecnologia, visto que há soluções possíveis, como veremos a seguir!
Desafios
- Resistência à mudança: muitos colaboradores podem se sentir desconfortáveis com a transição de métodos tradicionais de registro de ponto para sistemas eletrônicos.
- Conformidade legal: garantir conformidade legal, especialmente quando operam em diferentes jurisdições, com leis trabalhistas variadas.
- Integração com sistemas existentes: integrar novas ferramentas de ponto eletrônico com os sistemas existentes pode ser um desafio técnico.
- Segurança de dados: a segurança dos dados é uma preocupação especialmente em empresas de BPO. Estas lidam com informações sensíveis dos clientes e dos funcionários.
Soluções
- Educação e treinamento: forneça o treinamento adequado e eduque os colaboradores sobre o funcionamento e os benefícios das novas ferramentas de ponto eletrônico. Isso ajuda a superar a resistência inicial.
- Customização e atualizações regulares: customize as ferramentas de ponto eletrônico para atender aos requisitos específicos de cada jurisdição. Faça atualizações regulares de maneira a acompanhar as mudanças nas regulamentações. Essas são medidas fundamentais para a conformidade legal.
- Plataformas flexíveis e API: desenvolver ferramentas de ponto eletrônico com plataformas flexíveis e APIs que permitam integração suave com os sistemas existentes é essencial. Isso facilita a troca de dados entre diferentes sistemas e garante uma operação integrada.
- Criptografia e protocolos de segurança: implemente medidas robustas de segurança, como criptografia de dados e protocolos de segurança de rede, para a segurança dos dados. Além disso, é importante garantir o cumprimento das regulamentações de proteção de dados relevantes.
Como escolher a ferramenta de ponto eletrônico ideal?
Antes de tomar qualquer decisão quanto à escolha da ferramenta, é preciso conhecer as necessidades e os requisitos da empresa. Por exemplo, tamanho da equipe, tipos de atividades realizadas e locais de trabalho (presenciais, remotos ou híbridos), entre outros.
Procure optar por um ponto eletrônico fácil de usar tanto para os funcionários quanto para os gestores. Ele deve ter uma interface intuitiva e amigável para que a adoção seja tranquila.
Da mesma forma, é preciso se certificar da conformidade da ferramenta com todas as leis trabalhistas e regulamentações aplicáveis.
Verifique a reputação do fornecedor de ferramentas de ponto eletrônico e o nível de suporte ao cliente oferecido. Desse modo, escolha uma empresa confiável e comprometida.
A TRIYO, por exemplo, oferece um serviço completo e abrangente de BPO RH. Disponibilizamos o software de ponto eletrônico para a implantação do sistema.
A equipe de profissionais do BPO RH também está devidamente preparada para apoiar e resolver qualquer questão relacionada ao ponto eletrônico – desde problemas técnicos até o treinamento dos usuários.
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